De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•                      Wettelijke motivering:

Artikel 40 en 41 van het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

Artikel 304, §1 t/m §5 van het decreet over het Lokaal Bestuur, houdende de verplichtingen inzake inspraak, voorstellen van burgers en verzoekschriften aan de organen van het lokaal bestuur en de verplichting om een participatiereglement op te stellen.

•                      Feitelijke motivering:

Meerjarenplan 2020-2025, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 18 december 2019, met name actie 43: We bepalen een participatievisie en maken een participatiereglement op;

Het besluit van het college d.d. 17 maart 2021, betreffende de goedkeuring van de projectfiche voor de opmaak van het participatiereglement. Naar aanleiding van de verplichting vanuit het Decreet Lokaal Bestuur dient er een participatiereglement opgemaakt te worden waarin beschreven wordt hoe en met welke initiatieven inwoners bij het beleid worden betrokken. De vier domeinen, nl. vrijetijd, welzijn/samenleving, omgeving en beleidsondersteuning hebben via de stuurgroep elk hun inbreng in de opmaak van het participatereglement.;

Ook de adviesraden zijn in het participatiereglement opgenomen. De formulering over de adviesraden werd gunstig geadviseerd door de verschillende adviesraden, nl.

- cultuurraad op 9/11/2021

- sportraad op 16/11/2021

- jeugdraad op 17/11/2021

- seniorenraad op 26/11/2021

- LOKO op 29/11/2021

- bibliotheekraad op 9/12/2021

- milieuraad: dagelijks bestuur op 24/11/2021, adviesvraag per e-mail op 1/12/2021

- GECORO: adviesvraag per e-mail op 29/11/2021

- GROS: adviesvraag per e-mail op 2/12/2021

- BALE: adviesvraag per e-mail op 24/11/2021

- Kindergemeenteraad: de toelichting zal gebeuren op de eerstkomende vergadering van de nieuwe kindergemeenteraad die samengesteld wordt in januari 2022

•                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

Het participatiereglement voor Beersel wordt als volgt vastgesteld:

I.  INLEIDING - VISIE

1.1. INLEIDING

Waarom een participatiereglement

Het Decreet Lokaal Bestuur verplicht steden en gemeenten om inspraak van inwoners en doelgroepen te organiseren. Hoe die participatie concreet vorm krijgt bepaalt de gemeente zelf in een participatiereglement. Daarbij houdt het lokaal bestuur enerzijds rekening met wat sectorale wetten en decreten over participatie te vertellen hebben, maar anderzijds is ook de lokale dynamiek en de eigen visie van het bestuur op participatie doorslaggevend voor de wijze waarop inspraak tot stand komt.

Eerder dan een verplichting ziet gemeente Beersel het participatiereglement als een kans om een kader te bieden voor participatie met voldoende groeimogelijkheden en ruimte voor experiment.

Concept beleidsparticipatie

Beleidsparticipatie kunnen we definiëren als activiteiten die als intentie of als effect hebben het overheidsbeleid te beïnvloeden. Beleidsparticipatie kan plaatsvinden in de 5 verschillende fases van de beleidscyclus: agendavorming, beleidsvorming, besluitvorming, uitvoering en evaluatie.

De participatie kan daarbij zowel vanuit de overheid geïnitieerd worden als ontstaan vanuit de burger zelf. Het doel van participatie is duidelijk: het beoogt democratische legitimiteit en maatschappelijk draagvlak van beleid en streeft ook naar gelijkheid door zoveel mogelijk relevante betrokkenen te laten deelnemen.

Waar staan we vandaag in Beersel

Met 11 adviesraden zetten we in Beersel vandaag reeds sterk in op permanente beleidsparticipatie. Terwijl participatie een decretale verplichting is, zijn de meeste adviesraden dit niet meer. Toch vindt gemeente Beersel het zinvol om blijvend in te zetten op adviesraden als vaste waarde, naast andere vormen van meer projectmatige en ad hoc-participatietrajecten zoals bij de opmaak van het klimaatactieplan, in buurtwerking, bij de opmaak van het mobiliteitsplan en het project Kindvriendelijke gemeente.

Participatie is een bewuste keuze van het bestuur. Binnen de contouren van het participatiereglement krijgen de diensten het mandaat om met de insteek van burgers aan de slag te gaan. Bij het begin van een participatietraject is het belangrijk juiste verwachtingen te kaderen en wanneer een advies niet gevolgd wordt, wordt dit gemotiveerd door het bestuur.

We zien participatie ook als een groeiproces, een dynamisch en evolutief gegeven. Het participatiereglement is een momentopname van de huidige participatietrajecten en -methodieken in Beersel. Met een jaarlijkse rapportage in maart, zal telkens een stand van zaken gegeven worden van het aantal trajecten en de diversiteit aan methodieken. Het is de bedoeling gaandeweg te groeien in expertise op vlak van participatie om zo bestaande praktijken te kunnen versterken en nieuwe initiatieven te laten ontstaan. Daarnaast moeten we ook openstaan voor externe expertise en de ervaring die we kunnen delen via netwerking en goede praktijkvoorbeelden van andere gemeenten.

Inhoud van het participatiereglement

Na de visie op participatie behandelen we eerst de participatie geïnitieerd door het lokaal bestuur om dan vervolgens de participatie te behandelen ontstaan vanuit de burger. Tot slot bepalen we het kader waarbinnen de jaarlijkse rapportering over participatie plaatsvindt.

1.2. VISIE

‘Beersel van Buiten naar Binnen’, is de overkoepelende naam voor het participatiereglement van Beersel. Het is een voortdurende uitdaging om het beleid en de dienstverlening aan te passen aan de veranderende noden van de samenleving. Om die noden van de burger te kennen is de vinger aan de pols houden cruciaal. Met het participatiebeleid willen we niet de organisatie zelf centraal stellen, maar de burger de kans geven om mee te denken over het beleid. Met de input van de burger kunnen we als organisatie ons denken verruimen en dus ‘van buiten naar binnen’ denken.

Breed participatieverhaal: meerdere sectoren en diverse doelgroepen

Thematisch hebben we 4 brede domeinen afgebakend waarbinnen we participatie realiseren.

Participatie moet open staan voor iedereen en in respect met elkaar. Op vlak van doelgroepen zetten we in op verbreding, vernieuwing en verjonging. Met een breed participatiemenu aan methodieken en een juiste communicatiemix willen we zoveel mogelijk Beerselaars bereiken.

De adviesraden moeten evenzeer diversiteit nastreven op vlak van thematische vertegenwoordiging, geografische spreiding (dorpen), leeftijd, man-vrouwverhouding, moeilijk bereikbare doelgroepen,…

Maatschappelijke gezien zijn er steeds meer niet-georganiseerde burgers. Het zijn doelgroepen die we moeilijker bereiken zoals kansengroepen en mensen met een andere afkomst. Met gerichte participatievormen moeten we proberen ook die doelgroepen te bereiken.

Mix van participatiemethodieken: maatwerk en ruimte voor experiment

Een handige tool om participatiemethodieken te kiezen passend voor een situatie is de website participatiewijzer.nl, een afwegingskader voor burgerparticipatie. Het biedt een vergelijking van methodieken op basis van democratische waarden zoals toegankelijkheid en geeft tips om goed voorbereid te zijn op burgerparticipatie. De keuze van participatiemethodieken moet zowel op maat gebeuren als de nodige ruimte laten om te experimenteren met nieuwe vormen van participatie.

Gedeelde verantwoordelijkheid

De burger kan niet alleen passief naar het bestuur blijven kijken, maar kan gerust mee actief verantwoordelijkheid opnemen. Dergelijke vormen van burgerinitiatief en co-productie zijn een trend in opmars. Het bestuur moet vormen van samenwerking tussen burger en overheid met gedeelde verantwoordelijkheid kansen geven.

Positief participatieverhaal

Onze aanpak moet waarderend zijn, zoekend naar oplossingen in dialoog.

Kernwoorden zijn: vertrouwen tussen overheid en burger, elkaar inspireren en versterken, mensen en ideeën verbinden.

Participatie wordt gedragen door mensen met goesting en enthousiasme. Participatieve resultaten moeten we dan ook kunnen vieren.

II. PARTICIPATIE VANUIT HET LOKAAL BESTUUR

Artikel 2.1. De actieve openbaarheid van bestuur

Het bestuur informeert actief, op eigen initiatief over het beleid, regelgeving en dienstverlening, telkens als dat nuttig of noodzakelijk is. Zij wendt daarbij meerdere kanalen aan, zoals haar website, Rondenbosmagazine en facebookpagina. Zo kan iedereen onder meer volgende bestuursdocumenten, wanneer ze volledig zijn, raadplegen via de website www.beersel.be:

- alle gemeentelijke reglementen en verordeningen

- de agenda van de raden en commissies

- de openbare notulen van de zittingen van de raden

- de verslagen van de gemeentelijke adviesorganen

- de openbare onderzoeken

- de opsomming van de punten die behandeld werden door het schepencollege en vast bureau

- …

Artikel 2.2: Adviseren: adviesraden, clusterraad en werkgroep subsidiëring

2.2.1. Adviesraden

2.2.1.1. Visie over adviesraden

Het lokaal bestuur bepaalt bij het begin van elke legislatuur rond welke thema’s er een

adviesraad wordt opgericht.

Een adviesraad heeft drie taken:

• het gemeentebestuur adviseren gedurende de hele legislatuur rond een bepaald thema;

• burgers en verenigingen met interesse in een bepaald thema samenbrengen voor

kennismaking en kennisdeling;

• inspraak organiseren voor de bredere bevolking rond het thema van de raad om te

weten wat er leeft.

2.2.1.2. Welke raden

In Beersel zijn meerdere adviesraden ingericht. De samenstelling, het lidmaatschap en de werking wordt voor elke adviesraad vastgelegd in specifiek reglement of statuten.

• Beerselse Adviesraad Lokale Economie (BALE)

BALE vertegenwoordigt elke ondernemersgroep (handelaars, ondernemers, landbouwers en marktkramers), en heeft tot doel:

- de gemeente te adviseren bij alle aangelegenheden die betrekking hebben op het plaatselijk economisch beleid en de ondernemers;

- de nodige initiatieven te nemen of te ondersteunen, die kunnen bijdragen tot een betere informatie, voorlichting, bijscholing van ondernemers;

- een coördinerende of ondersteunende rol te spelen bij allerlei acties en initiatieven ter promotie van de ondernemingen;

- te fungeren als spreekbuis en belangenverdediger van de lokale ondernemingen naar de gemeente toe.

Huishoudelijk reglement BALE, goedgekeurd door de gemeenteraad op 29/01/2020

• Bibliotheekraad

De bibliotheekraad stippelt het bibliotheekbeleid mee uit en geeft adviezen aan het gemeentebestuur over alle aspecten van de werking en het beleid (cultuurspreiding/ cultuurparticipatie, levenslang leren, leesbevordering, informatiegeletterheid, mediawijsheid, dienstverlening op maat voor onderwijs en WZC, ontmoeting en sociale cohesie). Tot de bibliotheekraad behoren zowel deskundigen met een expertise die aansluit bij één van de actieterreinen van de bibliotheek, als gebruikers en vertegenwoordigers van doelgroepen, aangevuld met raadgevers (schepen van cultuur, bibliothecaris en expert-bibliotheekmedewerker).

Organiek reglement Adviesraad Bibliotheek Beersel, goedgekeurd door de gemeenteraad op 24/04/2019

• Cultuurraad

De cultuurraad brengt overleg en samenwerking tot stand onder de Nederlandstalige verenigingen, instellingen en diensten voor sociaal-cultureel werk en culturele vrijetijdsbesteding. Deze adviesraad vertegenwoordigt een 80-tal sociaal-culturele verenigingen. Ook deskundigen en professionelen uit de cultuursector die een band hebben met de gemeente maken er deel van uit. Binnen de cultuurraad zijn er 2 werkgroepen actief, nl. het Heemkundig Genootschap ‘van Witthem’ en het Vredescomité.

De cultuurraad adviseert het gemeentebestuur inzake het lokaal cultuurbeleid (incl. CC de Meent en bibliotheek), het (amateur)kunstenbeleid, het ondersteuningsbeleid van verenigings- en vrijwilligerswerk, het erfgoedbeleid en het Vlaams beleid. De cultuurraad informeert zijn aangesloten verenigingen met een nieuwsbrief en reikt jaarlijks de vrijwilligersprijs ‘Cultuur op Spoor’ uit.

Statuten Cultuurraad, goedgekeurd door de gemeenteraad van 22/12/2004

Huishoudelijk reglement Cultuurraad, bekrachtigd door de gemeenteraad op 25/06/2014

• Gemeentelijke raad voor ontwikkelingssamenwerking

• (GROS)

In de GROS zetelen organisaties en inwoners van Beersel die werk maken van solidariteit met het Zuiden. De GROS heeft als doel:

- het concept ‘ontwikkelingssamenwerking’ en de activiteiten van organisaties die rond dit concept werken, meer onder de aandacht brengen van de Beerselse bevolking;

- een actief bewustmakingsbeleid voeren naar verschillende doelgroepen;

- initiatieven nemen om de GROS meer bekendheid te geven, de kennis over de Noord-Zuidproblematiek te verhogen en de solidariteit met het Zuiden te stimuleren;

- het gemeentebestuur te adviseren over de bovenvermelde thema’s.

Statuten GROS, goedgekeurd door de gemeenteraad op 30/11/2011

• Jeugdraad

Het hoofddoel van de jeugdraad is de doelgroep 'jongeren' in Beersel vertegenwoordigen door adviezen te geven aan het gemeentebestuur. De jeugdraad geeft jonge ideeën en toekomstplannen mee aan het gemeentebestuur, want de mening van jongeren is een belangrijke meerwaarde om tot gedragen beslissingen te komen.

De jeugdraad bestaat uit jongeren tussen 16 en 30 jaar die een binding, ervaring of deskundigheid hebben met het jeugdverenigingsleven in Beersel en omvat een sturend team (bepaalt agenda, is een vaste groep) en een team van raadgevers (geven raad over agendapunten).

De jeugdraad zorgt er telkens voor door bevragingen te organiseren over specifieke thema’s, dat zoveel mogelijk Beerselse jongeren betrokken worden.

Gemeentelijk reglement betreffende de jeugdraad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 18/12/2019

• Kindergemeenteraad

In de 9 Beerselse scholen worden elk jaar 3 nieuwe kindergemeenteraadsleden uit het 4de of 5de leerjaar verkozen om te zetelen in de kindergemeenteraad. Deze 27 kinderen (waaronder 9 kinderschepenen en een kinderburgemeester) vertegenwoordigen de kinderbevolking van Beersel en denken samen na over hoe ze onze gemeente aangenamer kunnen maken voor alle kinderen. Er wordt gewerkt rond zelfgekozen thema’s waarover de kinderraadsleden hun advies geven.

Huishoudelijk reglement Kindergemeenteraad 2016

Infofolder Kindergemeenteraad 2021, goedgekeurd door CBS op 14/10/2020

• Lokaal Overleg Kinderopvang & Opvoedingsondersteuning (LOKO)

LOKO brengt iedereen samen die in onze gemeente met de opvang van jonge kinderen bezig is: ouders, de opvang, scholen, jeugdwerk, het lokaal bestuur en andere belanghebbenden. Het LOKO geeft advies aan het lokaal bestuur over haar beleid (opmaak, uitvoering en  eventuele bijsturingen van het meerjarenplan), de uitbouw van de kinderopvang in de gemeente, de werking, acties en projecten van Huis van het Kind en het beleid in het kader van kindvriendelijkheid.

Huishoudelijk reglement LOKO, goedgekeurd door de gemeenteraad op 24/04/2019

• Milieuraad

De milieuraad adviseert het gemeentebestuur over het gemeentelijk milieu- en natuurbeleid, hetzij op verzoek van het gemeentebestuur, hetzij op eigen initiatief. In de milieuraad zetelen de Beerselse milieu- en natuurverenigingen en vertegenwoordigers uit alle geledingen van de maatschappij (socio-culturele verenigingen, beroepsverenigingen, geïnteresseerde inwoners).

Huishoudelijk reglement en afsprakennota Milieuraad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 26/11/2003

• Seniorenraad

De seniorenraad:

- is een adviserend, coördinerend en stimulerend overlegorgaan dat als officieel erkende woordvoerder van de senioren optreedt en de samenwerking bevordert tussen seniorenverenigingen, diensten, instellingen en organisaties die actief zijn in deze sector;

- behandelt alle kwesties op plaatselijk vlak, die hetzij rechtstreeks, hetzij onrechtstreeks de senioren aanbelangen;

- bezit de bevoegdheid om voorstellen te doen en op eigen initiatief of op verzoek van het gemeentebestuur adviezen te verstrekken.

Statuten Seniorenraad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 25/04/2012, gewijzigd door de AV 06/2019

• Sportraad

De sportraad adviseert het gemeentebestuur over alle aangelegenheden die de sportraad belangrijk acht in het kader van het sportbeleid. Het coördinatieteam staat in voor de aansturing en het bewaken van de deskundige wettelijke werking van de sportraad, het formuleren van de missie en de doelstellingen, het uitvoeren van de taken om het doel van de sportraad te verwezenlijken en het evalueren en bijsturen van de algemene werking. Het raadgevend team, met een tijdelijke en ongebonden samenstelling, verzamelt indien nodig bekwame raadgevers rond een specifiek sportgebonden thema.

Reglement Sportraad, goedgekeurd door de gemeenteraad op 27/02/2019

2.2.1.3. Gemeentelijke commissie voor ruimtelijke ordening (GECORO)

Gezien de eigen decretale verplichtingen zijn de punten 1.1, 1.4, 1.5 en 1.6 op deze verplichte commissie niet van toepassing. Wel wordt over de werking, samenstelling en adviezen teruggekoppeld in het jaarrapport over participatie en is er ook een vertegenwoordiging van de GECORO in de Clusterraad.

De GECORO is een adviesorgaan dat decretaal wordt belast met een aantal vaste taken en heeft haar eigen procedures m.b.t. de samenstelling, haar organisatie en werkwijze.

De samenstelling van deze adviesgroep wordt geregeld door de Vlaamse codex ruimtelijke ordening en twee uitvoeringsbesluiten van de Vlaamse Regering. Zo moet de Beerselse GECORO bestaan uit minimum 9 en maximum 13 leden waarvan minimaal 1/4e van de leden hun deskundigheid op het vlak van ruimtelijk ordening moeten aantonen. Binnen de GECORO wordt de bevolking vertegenwoordigt door minstens 4 maatschappelijke geledingen. Het decreet over het lokaal bestuur bepaalt tot slot dat de commissie moet voldoen aan een evenwichtige vertegenwoordiging van vrouwen en mannen. De Vlaamse codex geeft de commissie de bevoegdheid om beleidsplannen, uitvoeringsplannen en verordeningen te adviseren en draagt ook op om bezwaarschriften en adviezen te behandelen. Naast de vastgelegde opdrachten kan de commissie ook advies geven, opmerkingen maken of voorstellen doen over alle aangelegenheden m.b.t. de gemeentelijke ruimtelijke ordening. Ze dient altijd objectief te zijn en te handelen in het algemeen belang. De GECORO wordt minstens tweemaal per jaar bijeengeroepen, ook de politieke fracties zetelend in de gemeenteraad ontvangen hiervoor een uitnodiging

Huishoudelijk reglement Gecoro, goedgekeurd door de gemeenteraad op 24/06/2020

2.2.1.4. Advies vragen en geven

Het gemeentebestuur/ AGB vraagt advies aan de adviesraad over elk dossier dat aan het thema van de raad raakt, tenzij er op een andere manier burgerparticipatie wordt georganiseerd. In dat geval

wordt de adviesraad geïnformeerd over het project én de manier waarop deze

burgerparticipatie georganiseerd zal worden. De adviesraad kan dan beslissen om zelf een

aanvullend advies te bezorgen of om de burgerparticipatie mee te organiseren.

Bij een adviesvraag wordt duidelijk vermeld binnen welke termijn de adviesraad een advies

moet bezorgen. De adviesraad krijgt standaard 30 dagen tijd. Indien het advies sneller

bezorgd moet worden motiveert het gemeentebestuur/ AGB de verkorte termijn.

De adviesraad kan ook op eigen initiatief adviezen uitbrengen aan het gemeentebestuur/ AGB.

De kerngroep kan om een onderbouwd advies te formuleren een tijdelijke

adviesgroep samenroepen

Het advies vermeldt duidelijk:

• het standpunt van de adviesraad, goed onderbouwd met argumenten

• de samenstelling van de adviesgroep: wie is gevraagd om deel te nemen, wie nam

uiteindelijk deel, wie sprak in naam van een vereniging.

• de inhoud van het minderheidsstandpunt als dat er was

Het advies kan worden ingediend via het adviessjabloon. Het gemeentebestuur bezorgt binnen de 30 dagen na ontvangst een gemotiveerd antwoord op het advies. De adviezen en het antwoord erop worden kenbaar gemaakt via de jaarlijkse rapportering.

2.2.1.5. Samenwerking met het gemeentebestuur

Het lokaal bestuur ziet de adviesraden als een vaste partner in de opmaak en evaluatie van

het beleid. Het gemeentelijk meerjarenplan is hierbij een belangrijk instrument.

De adviesraden worden betrokken bij de opmaak van het meerjarenplan en krijgen jaarlijks

een rapportage over de uitvoering van het gemeentelijk beleid m.b.t. hun respectievelijke sector.

Minstens één keer per jaar organiseert het gemeentebestuur een overleg (clusterraad) tussen het schepencollege en een afvaardiging van de adviesraden om overkoepelende projecten of thema’s toe te lichten.

2.2.1.6. Ondersteuning van de adviesraad

• Bevoegde schepen

Elke adviesraad valt onder de bevoegdheid van één of meer schepenen. Een schepen kan -indien de adviesraad dit wenst- aanwezig zijn om extra toelichting te geven bij vergaderingen. De schepen heeft geen stemrecht en mag niet betrokken zijn bij het formuleren van adviezen.

• Ondersteunend ambtenaar

Elke adviesraad krijgt een aanspreekpunt binnen de gemeentelijke administratie toegewezen.

De ondersteunend ambtenaar levert de adviesraad alle informatie aan die nodig is om een

kwalitatief advies te kunnen formuleren en geeft de info door voor het jaarrapport over participatie. De ondersteunend ambtenaar kan -indien de adviesraad dit wenst- aanwezig zijn om extra toelichting te geven bij vergaderingen. De ambtenaar heeft geen stemrecht en mag niet betrokken zijn bij het formuleren van adviezen.

• Financiële ondersteuning

Indien de werking dit vereist kunnen de adviesraden beroep doen op middelen voorzien in het gemeentelijk budget of een jaarlijkse toelage ontvangen om hun werking te financieren (GROS en cultuurraad). De raden die een toelage ontvangen bezorgen jaarlijks een overzicht van hun financiële toestand aan het gemeentebestuur.

• Logistieke ondersteuning en gebruik gemeentelijke infrastructuur

Adviesraden kunnen voor vergaderingen en activiteiten gratis gebruik maken van de logistieke ondersteuning van de gemeentelijke uitleendiensten en van de gemeentelijke infrastructuur.

• Communicatie en promotie

Het gemeentebestuur promoot de adviesraden bij de brede bevolking en communiceert over de

werking van de adviesorganen via verschillende gemeentelijke informatiekanalen. Het jaarrapport over participatie wordt gepubliceerd op de gemeentelijke website.

2.2.1.7. Opvolging werking adviesraden

Het gemeentebestuur plant binnen de jaarlijkse rapportering over de participatie ook een overzicht van de werking van de adviesraden. Deze rapportering bevat:

• een kort jaarverslag voor elke adviesraad met daarbij een overzicht van de adviesvragen vanuit het gemeentebestuur en het antwoord van de betrokken adviesraad hierop, alsook een overzicht van de adviezen vanuit elke adviesraad en de opvolging die hieraan werd gegeven door de gemeente.

• de actuele samenstelling van de raden (2/3de van hetzelfde geslacht)

Wanneer blijkt dat een adviesraad niet functioneert zoals bedoeld in dit reglement, kan het

gemeentebestuur in dialoog met de kerngroep van de raad beslissen om de adviesraad stop te

zetten of om te zetten in een andere vorm van adviesorgaan. In dat geval worden de

resterende financiële middelen van de adviesraad teruggestort aan het gemeentebestuur.

2.2.2. Clusterraad

Ter behartiging van gemeenschappelijke belangen van alle gemeentelijke adviesraden wordt een clusterraad opgericht, bestaande uit een vertegenwoordiging van de adviesraden (maximaal 3 vertegenwoordigers) en een afvaardiging vanuit het schepencollege en de administratie. Schepenen en ambtenaren hebben geen stemrecht en mogen niet betrokken zijn bij het formuleren van adviezen.

Het doel van de clusterraad is enerzijds om in te zetten op verbinding, informatie-uitwisseling, inzicht in elkaars werking en het verhogen van de algemene betrokkenheid bij het beleid. Anderzijds moet de clusterraad het gemeentebestuur helpen om doordachte beslissingen te nemen met kennis van belangen, standpunten en de insteek van de burger die op participatieve manier wordt meegenomen.

Er kan door de adviesraden samengewerkt worden aan overkoepelende projecten. De clusterraad verzamelt input, consulteert breed rond thema’s en brengt vervolgens gecoördineerd advies uit, waarin eventueel de opbouw van argumenten per adviesraad worden meegenomen. Indien dit nodig wordt geacht kunnen ook burgers die geen deel uitmaken van een adviesraad of experten, uitgenodigd worden op de clusterraad.

Het advies kan worden ingediend via het adviessjabloon. Het gemeentebestuur/ AGB bezorgt binnen de 30 dagen na ontvangst een gemotiveerd antwoord op het advies. De adviezen en het antwoord erop worden kenbaar gemaakt via de jaarlijkse rapportering.

De clusterraad wordt volgens de noodwendigheid, doch minimaal éénmaal per jaar, samengeroepen door de gemeente of op initiatief van een adviesraad. In functie van de agenda en te bespreken onderwerpen wordt een moderator en verslaggever aangeduid.

In dit overleg kunnen volgende punten behandeld worden:

- het jaarrapport over participatie met o.a. het verslag over de werkzaamheden van de verschillende adviesraden, verduidelijking door de adviesraden bij de uitgebrachte adviezen en verduidelijking door het gemeentebestuur bij antwoorden op adviezen;

- toelichting door het gemeentebestuur bij bepaalde projecten of thema’s;

- samenwerking rond of coördinatie van overkoepelende (participatie)projecten;

- behartiging van gemeenschappelijke belangen en uitbrengen van gecoördineerd advies;

- afspraken over informatieverstrekking en adviesverlening voor de volgende periode.

2.2.3. Werkgroep subsidiëring

De werkgroep subsidiëring bestaat uit vertegenwoordigers van de adviesraden, ambtenaren betrokken bij de subsidie- en tariefreglementen en de leden van het schepencollege. De werkgroep wordt samengeroepen door de cultuurdienst enkel wanneer dit nodig, nl. bij de totstandkoming of de herziening van reglementen of bij een betwisting van subsidies of een beroepsprocedure bij subsidiëring.

De taken van de werkgroep zijn:

1. Elk nieuw reglement of een aanpassing aan een bestaand reglement wordt ter advies aan de werkgroep voorgelegd. Pas nadien worden de nieuwe of vernieuwde reglementen aan het politieke niveau ter goedkeuring voorgelegd. Het adviesproces omvat eveneens een juridische toetsing.

2. De werkgroep zorgt voor afstemming tussen reglementen door het gebruik van heldere principes en bewaakt de uniformiteit van de reglementen (bv. structuur en inhoud van reglementen, aanvraagprocedure, betaal- en facturatiewijze, standaardclausules in verwijzing naar de wetgeving, overlappende subsidies, etc.).

3. Het schepencollege beslist tot eventuele terugvorderingen van subsidies en beoordeelt de ingediende beroepen na advies van de werkgroep subsidiëring.

Artikel 2.3.: Participatietrajecten op maat

Een aantal uitdagingen vragen om een heel eigen aanpak en om een combinatie van verschillende vormen van participatie. De uitwerking van zo’n traject gebeurt op maat en is afhankelijk van het thema, vraag/ uitdaging, onderwerp. Een stappenplan wordt gevolgd om dit traject zo goed mogelijk uit te tekenen:

DOELSTELLING: Bepalen van kader/context evt. omgevingsanalyse.

GEWENST NIVEAU VAN PARTICIPATIE: Welke trede? Wat is de ruimte voor participatie?

STAKEHOLDERS: Wie moet betrokken worden? Via impact/invloed analyse bepalen wie zeker moet bereikt worden.

PROCESARCHITECTUUR: Welke kanalen (online - offline), methodieken, planning.

Het traject kan heel breed gaan (voor alle burgers), of heel eng (bewoners van een bepaalde wijk). Een traject typeert zich door het tijdsaspect; het gaat niet om een eenmalig moment, maar over een traject waarbij we verschillende momenten en niveaus van participatie toepassen.

Een handige tool om participatiemethodieken te kiezen passend voor een situatie is de website participatiewijzer.nl, een afwegingskader voor burgerparticipatie. Het biedt een vergelijking van methodieken op basis van democratische waarden zoals toegankelijkheid en geeft tips om goed voorbereid te zijn op burgerparticipatie. De keuze van participatiemethodieken moet zowel op maat gebeuren als de nodige ruimte laten om te experimenteren met nieuwe vormen van participatie.

Voorbeelden van participatietrajecten op maat in Beersel zijn:

* Het Beerselse Mobiliteitsforum i.f.v. de opmaak van het mobiliteitsplan

Gemeente Beersel liep in 2020-2021 een specifiek participatietraject omtrent mobiliteit: het Beersels Mobiliteitsforum. Voor dit traject werd de gemeente bijgestaan door A2Bmobility, een studiebureau uit Halle voor mobiliteit en participatie.

De burger kon eerst via een burgerenquête zijn zeg en ideeën geven over het te voeren beleid. Uit het rapport van de bevraging bleek o.a. dat de Beerselaars vinden dat verkeersveiligheid dé topprioriteit moet zijn voor de komende jaren. Tijdens twee participatieavonden werden vervolgens alle Beerselaars uitgenodigd om hun inbreng te geven over hoe ze mobiliteit in hun gemeente ervaren. Tijdens deze participatieavonden kwamen verschillende thema’s aan bod: fietsbeleid, sluipverkeer, openbaar vervoer, schoolomgevingen, parkeerbeleid, vrachtverkeer, …  De gemeente luisterde naar alle bekommernissen en informeerde de inwoners over de verdere aanpak van het mobiliteitsplan.

Ook voor de opmaak van een RUP of een BGO is de gemeente verplicht om participatieronden te organiseren, waarbij de burger inspraak heeft op de ruimtelijke planning en visie. Dit kan door middel van een infoavond, maar evengoed door een wandeling in het planningsgebied.

*Participatietraject gekoppeld aan Beersel Kindvriendelijke gemeente

Beersel ontving in juni 2018 na een intensief participatietraject het label ‘Kindvriendelijke gemeente’. Het doel hiervan is om in alle beleidsdomeinen rekening te houden met kinderen en jongeren.

In een eerste fase van het participatietraject werd d.m.v. een data-analyse, een brede bevraging en focusgesprekken met verschillende actoren (jongeren zelf, gemeentelijke diensten en het middenveld) een beeld gevormd van de 'staat van kindvriendelijkheid' in Beersel.

Op basis van deze analyses koos men de prioritair te behandelen thema’s, die men dan in een tweede fase verder uitdiepte in een belevingsonderzoek bij kinderen en jongeren. De jeugdraad, de kindergemeenteraad, speelpleinanimatoren, de kinderen op het speelplein, op school, in de Kinderopvang Malleboot en ook kinderen en jongeren op openbare plekken in verschillende wijken in Beersel, werden met speciale methodieken op maat bevraagd.

Al deze stappen resulteerden in een eindrapport met uitdagingen, aanbevelingen en oplossingen, waarmee Beersel het label ‘Kindvriendelijke gemeente’ behaalde. Het afgelegde participatietraject was de basis waarop de strategische werkgroep een visie en een actieplan ‘Kindvriendelijk Beersel’ opstelde. 

*Participatief klimaatactieplan

In 2014 ondertekende de Beerselse burgemeester de Europese Burgemeestersconvenant. Samen met meer dan 6000 Europese gemeenten ging Beersel de uitdaging aan om in 2020 minstens 20% minder CO2 uit te stoten dan in het referentiejaar 2011.

Onder het motto 'Beersel zoekt idee. Doe mee voor minder CO2' riep de gemeente in 2015 verenigingen, bedrijven, horecazaken, scholen, adviesraden en de inwoners van Beersel op om mee na te denken over een klimaatvriendelijke toekomst voor Beersel. Er werden zoveel mogelijk ideeën en suggesties van deelnemers verzameld en nadien verder besproken aan thematische klimaattafels. Het resultaat was een klimaatactieplan met maar liefst 100 acties voor minder CO2, gaande van gratis duurzaam bouwadvies tot samenaankoopacties voor zonnepanelen en centrale verwarmingsinstallaties.

In 2021 werkt de gemeente aan de opmaak van een Actieplan voor Duurzame Energie en Klimaat (SECAP) voor 2030, opnieuw met klimaattafels en inspraak d.m.v. o.a. wijkrenovatieteams.

*Buurtplatform Hoplr en het project buurtambassadeurs

Het buurtplatform Hoplr is een online tool om buurtgerichte communicatie te voeren bv. rond mobiliteit of buurtinitiatieven, maar biedt ook de mogelijkheid om voor de buurt bevragingen of participatietrajecten te organiseren. Hoplr is bovendien een instrument in het vermaatschappelijken van de zorg en om de sociale cohesie te versterken. Voor bepaalde hulpvragen kunnen mensen via het interactief platform eerst terecht in hun buurt voor ze de stap zetten naar officiële instanties. We willen zoveel mogelijk mensen op Hoplr krijgen, zodat ze online hun buren en buurt leren kennen en samen initiatieven nemen om te zorgen voor hun buurt, maar even goed om het sociaal weefsel en het verenigingsleven te versterken.

Buurtambassadeurs zijn aanspreekfiguren en antennes in de buurten. Zij kunnen door hun contacten in de buurt het gemeentebestuur signalen geven. De buurtambassadeurs kunnen ook formeler bevraagd worden of ingeschakeld om tot participatie te komen in projecten, acties of beleid.  Via de buurtambassadeurs hopen we ook de mensen die niet of moeilijker op Hoplr geraken te bereiken.

III. PARTICIPATIE OP INITIATIEF VAN DE BURGER

Artikel 3.1. Meldingen en klachten:

3.1.1.: klachtenformulier en meldpunt.

Eenieder kan meldingen of suggesties doen en vragen stellen met betrekking tot de dienstverlening van gemeente- en/of OCMW Beersel:

- Via het online meldpunt (“Een vraag stellen / iets melden”) op Startpagina - Gemeente Beersel

- via het online klachtenformulier beschikbaar op Klachtenprocedure - Gemeente Beersel

3.1.2.: klachtenprocedure.

§1. Het gemeente- en OCMW bestuur Beersel beschikken over een eigen gezamenlijk reglement van klachtenbehandeling (klachtenprocedure). Onder “klacht” in de zin van deze regeling wordt verstaan: een manifeste uiting waarbij een ontevreden burger bij de lokale overheid klaagt over een door de lokale overheid al dan niet verrichte handeling of prestatie. Het gaat hierbij specifiek over de dienstverlening door de lokale overheid.

§2. Deze klachtenprocedure is niet van toepassing op vragen om informatie, meldingen, suggesties, positieve feedback, beroepen, bezwaren of petities. De klachtenprocedure is evenmin van toepassing op algemene klachten over de regelgeving, algemene klachten over het (al dan niet) gevoerde beleid of klachten over beleidsvoornemens of -verklaringen.

§3. De beleidsadviseur van gemeente Beersel is aangesteld als klachtencoördinator voor het gemeente- en OCMW bestuur van Beersel.

§4. De behandeling van de klachten gebeurt overeenkomstig het reglement klachtenbehandeling, goedgekeurd in de gemeenteraad op 22 februari 2017 en in de OCMW-raad op 23 februari 2017.

Artikel 3.2.: De volksraadpleging

Via een volksraadpleging kunnen de inwoners hun mening geven over zaken van gemeentelijk belang (niet voor zaken die het OCMW aanbelangen). De gemeenteraad kan zelf beslissen om een gemeentelijke volksraadpleging te organiseren. Ook inwoners kunnen een verzoek indienen om een gemeentelijke volksraadpleging te organiseren. Wanneer het initiatief dat uitgaat van de inwoners wordt gesteund door ten minste 3.000 inwoners is dit zelfs afdwingbaar.

Een persoon kan verzoeken om een volksraadpleging als hij aan al de volgende voorwaarden voldoet:

 in het bevolkingsregister van de gemeente ingeschreven of vermeld zijn

 de leeftijd van 16 jaar bereikt hebben

 niet het voorwerp uitmaken van een veroordeling of beslissing die de uitsluiting of schorsing van het kiesrecht meebrengt.

Elk verzoek om een volksraadpleging te houden, op initiatief van de inwoners van de gemeente, wordt gericht aan het college van burgemeester en schepenen.

Het verzoek wordt met een aangetekende brief of door afgifte tegen ontvangstbewijs ingediend. Het verzoek wordt ingediend met een formulier dat bestaat uit een verzoekschrift en een petitielijst. Deze documenten zijn terug te vinden (link website)

Bij het verzoek worden een gemotiveerde nota gevoegd en de stukken die de gemeenteraad kunnen voorlichten. De vraag of vragen waarop de volksraadpleging betrekking heeft, wordt zo geformuleerd dat met ja of nee kan worden geantwoord.

Na de ontvangst van het verzoek onderzoekt het college van burgemeester en schepenen of het verzoekschrift voldoet aan de vereisten die omschreven worden in het decreet lokaal bestuur. Het resultaat van dit onderzoek wordt in een gemotiveerd advies meegedeeld aan de gemeenteraad.

Artikel 3.3.: Toegang tot bestuursdocumenten (passieve openbaarheid van bestuur)

Via de gemeentelijke website heeft men reeds inzage in vele bestuursdocumenten. Maar ook voor andere bestuursdocumenten is inzage, een afschrift of het verkrijgen van uitleg mogelijk. In dat geval kan eenieder die het wenst een schriftelijk verzoek richten tot het bestuur:

-  via het digitaal aanvraagformulier (https://www.beersel.be/eloketdetail/117/toegang-tot-bestuursdocument---aanvraagformulier)

- via het aanvraagformulier dat u aan het onthaal kan aanvragen.

De termijn voor de behandeling van het openbaarheidsverzoek bedraagt 20 kalenderdagen. Deze termijn kan uitzonderlijk verlengd worden tot 40 dagen, mits motivering.

Indien u een kopie en/of verzending wenst kunnen er kosten aangerekend worden conform het belastingreglement op de afgifte van administratieve stukken of documenten. 

Artikel 3.4.: Verzoekschriften en voorstellen:

Elke inwoner kan verzoekschriften of voorstellen aan de gemeente- en OCMW-raad indienen.

3.4.1. Verzoekschriften en voorstellen aan de gemeente- en OCMW-raad

De gemeente- en OCMW-raad ondersteunt de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen, met inbegrip van een regeling over het recht van de inwoners om voorstellen en verzoekschriften op de agenda van de gemeente- en OCMW-raad te zetten. Volgens art. 28 van de Grondwet en art. 304 van het Decreet Lokaal Bestuur heeft iedereen het recht om een door één of meer personen ondertekend verzoekschrift in te dienen bij de politieke organen van de gemeente of het OCMW. Art. 304 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de gemeente- of OCMW-raad een regeling moet voorzien om inwoners voorstellen op de agenda van de gemeente- of OCMW-raad te kunnen laten plaatsen.

3.4.2. Verzoekschriften

§1. Iedere burger heeft het recht verzoekschriften, door een of meer personen ondertekend, schriftelijk bij de politieke organen van het lokaal bestuur in te dienen. Een verzoek is een schriftelijke vraag om iets te doen of te laten. Uit de tekst van het verzoekschrift moet de vraag duidelijk zijn. De organen van de gemeente en het OCMW zijn de raden, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, de voorzitter van de raden, het bijzonder comité van de sociale dienst, de voorzitter van het bijzonder comité van de sociale dienst, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van de gemeente dat als overheid optreedt.

§2. De verzoekschriften worden aan het orgaan gericht tot wiens bevoegdheid de inhoud van het verzoek behoort. Komt een verzoekschrift niet bij het juiste orgaan aan, dan bezorgt dit orgaan het verzoek aan de juiste bestemmeling. De indiener wordt daarvan op de hoogte gebracht.

§3. Verzoekschriften die een onderwerp betreffen dat niet tot de bevoegdheid van de gemeente of het OCMW behoort, zijn onontvankelijk.

§4. Een schriftelijke vraag wordt niet als verzoekschrift beschouwd als:

1. de vraag onredelijk is of te vaag geformuleerd

2. het een loutere mening is en geen concreet verzoek

3. de vraag anoniem, d.w.z. zonder vermelding van naam, voornaam en adres, werd ingediend

4. het taalgebruik ervan beledigend is

Het orgaan of de voorzitter van het orgaan maakt de beoordeling met betrekking tot de ontvankelijkheid. Het kan de indiener om een nieuw geformuleerd verzoekschrift vragen dat wel aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden voldoet.

3.4.3.

§1. Is het een verzoekschrift voor de gemeente- of OCMW-raad, dan plaatst de voorzitter van de raad het verzoekschrift op de agenda van de eerstvolgende raad indien het minstens 14 dagen vóór de vergadering werd ontvangen. Wordt het verzoekschrift later ingediend, dan komt het op de agenda van de volgende vergadering.

§2. De gemeenteraad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het college van burgemeester en schepenen of naar een gemeenteraadscommissie verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

§3. De OCMW-raad kan de bij hem ingediende verzoekschriften naar het vast bureau verwijzen met het verzoek om over de inhoud ervan uitleg te verstrekken.

§4. De verzoeker of, indien het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift, kan worden gehoord door het betrokken orgaan. In dat geval heeft de verzoeker of de eerste ondertekenaar van een verzoekschrift het recht zich te laten bijstaan door een persoon naar keuze.

§5. Het betrokken orgaan verstrekt binnen 3 maanden na de indiening van het verzoekschrift een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker of als het verzoekschrift door meer personen ondertekend is, aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.

3.4.4.  Voorstellen

§1. Inwoners van de gemeente hebben het recht om voorstellen en vragen over de gemeentelijke beleidsvoering op de agenda van de raden te plaatsen en die punten te komen toelichten.

§2. Om de agenda te halen, moeten de voorstellen door ten minste 300 burgers ouder dan 16 jaar gesteund worden. (*Dit is de regeling conform het Gemeentedecreet. Het DLB laat deze bepaling thans volledig over aan het lokaal bestuur: de drempel kan worden weggelaten, verlaagd of verhoogd.)

§3. Het voorstel wordt ingediend via het daartoe bestemde formulier. Dit formulier is terug te vinden (link website).

Het voorstel moet de naam, voornamen, geboortedatum en woonplaats vermelden van alle ondertekenaars. Het verzoek bevat verder een gemotiveerde nota en eventueel nuttige stukken die interessant kunnen zijn voor de raden. Daarna wordt het voorstel aangetekend verzonden naar het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau.

§4. De formulieren die aan alle voorwaarden voldoen en minstens 14 dagen voor de volgende raadszitting bij het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau werden ingediend worden op die vergadering behandeld.

Komen ze later aan, dan worden ze naar de daaropvolgende vergadering verschoven.

§5. De raden spreken zich vooraf uit over de bevoegdheid in deze voorstellen en vragen. Binnen die bevoegdheid bepalen de raden welk gevolg eraan wordt gegeven en hoe dat bekend wordt gemaakt.

IV. JAARLIJKSE RAPPORTAGE

Telkens in maart wordt een jaarrapport opgesteld met informatie over en de stand van zaken van gemeentelijke participatie. Dit jaarverslag wordt voorbereid door de diensten en de clusterraad en voorgelegd ter kennisname aan het College van burgemeester en schepenen.

Er is input vanuit elk van de 4 thematische domeinen: Beleid, Welzijn, Vrije Tijd, Omgeving

Van elk participatietraject worden de methodieken, de intensiteit van de participatie (niveaus van de participatieladder: informatie, raadpleging, advisering, co-productie/zelfbestuur) en resultaten van de participatie geduid.

De verschillende onderdelen van het participatiereglement komen in het rapport aan bod:

A. PARTICIPATIE VANUIT HET LOKAAL BESTUUR

De actieve openbaarheid van bestuur

Adviseren: adviesraden, clusterraad en werkgroep subsidiëring

Participatietrajecten op maat

B. PARTICIPATIE OP INITIATIEF VAN DE BURGER

Meldingen en klachten

De volksraadpleging

Toegang tot bestuursdocumenten (passieve openbaarheid van bestuur)

Verzoekschriften en voorstellen

Voor elke adviesraad worden volgende zaken opgenomen:

• Jaarverslag werking

• Overzicht adviezen en opvolging

• Actuele samenstelling

 In een conclusie wordt toegelicht hoe vorm gegeven wordt aan

*een breed participatieverhaal (meerdere sectoren en diverse doelgroepen)

*met een mix aan participatiemethodieken

*hoe toegewerkt wordt naar gedeelde verantwoordelijkheid en

*een positief participatieverhaal

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd: