Patience N'Kamba Katrien Devillé Klaas Slootmans Martine Hupin Jos Savenberg Ben Weyts Emmanuel Donge Kris De Greef Nadine Maes Nele Van Craenem Kristien Vanhaverbeke Johan Vander Meylen Eddy Deknopper Eva Fonteyn Jan Steyaert Ingrid Verschueren Christelle Mayné Sonia Van Wanseele Ahmed Alaoui Mhammedi Perrine Marchal Hilde Ecker Marc Beling Elsie De Greef Sonja Zelck-Bosmans Hugo Vandaele Hilde Dehollogne Maxime Timmerman Bruno Lerminiaux Linda Boon Patience N'Kamba Klaas Slootmans Martine Hupin Jos Savenberg Ben Weyts Emmanuel Donge Kris De Greef Nadine Maes Nele Van Craenem Kristien Vanhaverbeke Johan Vander Meylen Eddy Deknopper Eva Fonteyn Jan Steyaert Ingrid Verschueren Christelle Mayné Sonia Van Wanseele Ahmed Alaoui Mhammedi Perrine Marchal Hilde Ecker Marc Beling Elsie De Greef Sonja Zelck-Bosmans Hugo Vandaele Hilde Dehollogne Maxime Timmerman Bruno Lerminiaux Linda Boon Emmanuel Donge Martine Hupin Eddy Deknopper Perrine Marchal Ingrid Verschueren Nele Van Craenem Hugo Vandaele Sonja Zelck-Bosmans Jos Savenberg Maxime Timmerman Bruno Lerminiaux Elsie De Greef Nadine Maes Sonia Van Wanseele Hilde Ecker Kristien Vanhaverbeke Johan Vander Meylen Linda Boon Hilde Dehollogne Christelle Mayné Ben Weyts Marc Beling Klaas Slootmans Kris De Greef Patience N'Kamba Ahmed Alaoui Mhammedi Eva Fonteyn Jan Steyaert aantal voorstanders: 22 , aantal onthouders: 5 , aantal tegenstanders: 1 Goedgekeurd
De raad,
Overwegingen van de gemeenteraad
● Juridische gronden
Het Cultuurpactdecreet van 28 januari 1974;
Artikel 2, 40, 41, 252, 286 t.e.m. 288 en 326 t.e.m. 335 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;
● Aanleiding, doel en feitelijke motivering:
Het raadsbesluit van 30 november 2022 houdende de vaststelling van het tariefreglement voor het gebruik van materiële dienstverlening;
Bij het organiseren van activiteiten en evenementen door sport-, jeugd- en sociaal- culturele verenigingen hebben zij vaak nood aan divers materiaal;
Aangezien de privé-sector er meestal niet in slaagt om op een afdoende wijze dit materiaal te voorzien, is er hier een taak weggelegd voor de gemeente;
De gemeente beschikt over dergelijk materiaal en bijgevolg kan zij dit ook op een objectieve en rationele manier ter beschikking stellen van de bevolking, rekening houdend met het non-discriminatieprincipe opgenomen in het cultuurpact;
Het is verantwoord om voor dit gebruik van technisch materiaal een redelijke prijs aan te rekenen.
De erkenningsreglementen voor de Beerselse verenigingen;
Het is wenselijk in alle tariefreglementen zaal- en materiaalverhuur uniforme formuleringen te gebruiken inzake algemene voorwaarden, verwijzingen naar veiligheidsaspecten en naar de politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties;
Het is wenselijk in alle tariefreglementen zaal- en materiaalverhuur af te stemmen inzake tarieven voor de inzet van medewerkers o.a. voor het herstellen van schade en voor opruim wegens nalatigheid door de huurder;
De waarborgregeling vervalt en wordt opgevangen door artikels betreffende de verplichting tot het vergoeden van schade en het feit dat het gemeentebestuur voor alle aangerichte schade alle rechtsmiddelen zal aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen;
Het is billijk dat de tarieven worden afgestemd op de consumptieindex gelet op de inflatie;
Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring d.d. 28 november 2023.
● Financiering
De inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.
VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR
Niet van toepassing
Besluit:
Met 22 ja-stemmen (Johan Vander Meylen, Kristien Vanhaverbeke, Eddy Deknopper, Elsie De Greef, Bruno Lerminiaux, Jos Savenberg, Sonia Van Wanseele, Hugo Vandaele, Christelle Mayné, Hilde Ecker, Sonja Zelck-Bosmans, Ingrid Verschueren, Marc Beling, Ben Weyts, Perrine Marchal, Nadine Maes, Nele Van Craenem, Emmanuel Donge, Maxime Timmerman, Linda Boon, Hilde Dehollogne en Martine Hupin), 1 nee-stem (Klaas Slootmans), 5 onthoudingen (Jan Steyaert, Eva Fonteyn, Kris De Greef, Ahmed Alaoui Mhammedi en Patience N'Kamba).
Artikel 1:
De gemeenteraad beslist het tariefreglement voor het gebruik van materiële dienstverlening als volgt vast te stellen:
I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1:
Het ter beschikking stellen van materialen en diensten voor sport, cultuur en jeugd wordt door de gemeente geregeld als een openbare dienst.
De betrokken goederen behoren tot het openbare domein.
Onderhavig reglement bepaalt de tarieven en de voorwaarden waaraan die materialen ter beschikking worden gesteld evenals de personen en groeperingen die daarvoor in aanmerking kunnen komen.
Artikel 2:
Alle in dit besluit opgenomen tarieven zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door de gemeente, haar adviesraden en comités, in overleg met of op voorstel van het College van Burgemeester en Schepenen, met uitzondering echter voor wat betreft het gebruik van de kadertent (zie artikel 16).
Artikel 3:
De aanvragen om gebruik te maken van materiële dienstverlening moeten ingediend worden via de online module van Ticketgang https://beersel.zaalreservatie.be/ en dit minstens 45 dagen en maximum 12 maanden voor de datum van de geplande activiteit.
II. MATERIËLE DIENSTEN
1. Uitleendienst
1.1. Overzicht materialen
Artikel 4:
De volgende materiële diensten kunnen, zo beschikbaar, aan de gebruikers uitgeleend worden:
a) tafels en stoelen;
b) receptietafels;
c) nadarafsluitingen;
d) herasafsluitingen;
e) tentoonstellingspanelen;
f) podium;
g) tafelgerei;
h) waterkaraffen;
i) stemhokjes en stembussen.
1.2. De gebruikerscategorieën
Artikel 5:
Uitsluitend volgende personen, verenigingen en vennootschappen mogen gebruik maken van de materiële dienstverlening:
Categorie A:
Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen die niet onder B of C vallen;
Categorie B:
-Politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit;
-Ondernemingen uit Beersel;
-Inwoners van de gemeente Beersel kunnen, enkel voor gebruik in gemeentelijke
lokalen, gebruik maken van de dienstverlening zoals bepaald in artikel 3 en 4;
Categorie C:
-Verenigingen met zetel in Beersel erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen met uitzondering van organisaties met professionele werking;
-Secundaire onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel;
-Kinderopvang, kinderkribbe e.a. organisaties met overeenkomst met gemeente Beersel;
-Inwoners van de gemeente Beersel kunnen bij het inrichten van wijkfeesten, aangemeld
als Buurtcultuur, gebruik maken van de dienstverlening zoals bepaald in artikel 3 en 4;.
Uitzonderingen:
§1. Voor basisscholen geldt er vrijstelling van gebruiksvergoeding.
§2. Op voorstel van het schepencollege kunnen activiteiten met promotioneel karakter voor de gemeente Beersel, vrijstelling van gebruiksvergoeding krijgen.
§3. Bij het gratis ter beschikking stellen van materiaal is het gratis zijn van een activiteit een
basisvoorwaarde. Voor adviesraden die betalende activiteiten met winstoogmerk
inrichten wordt gunsttarief C toegepast.
§4. Voor jaarmarktcomités geldt vrijstelling van gebruiksvergoeding tijdens de jaarmarkt.
§5. Andere organisatoren van festiviteiten op het grondgebied van Beersel kunnen nadars,
die noodzakelijk zijn om de veiligheid te waarborgen, huren.
§6. De mogelijkheid bestaat dit materiaal tevens uit te lenen aan andere gemeenten of
verenigingen van andere gemeenten zo het hier een wederdienst betreft voor
verkregen diensten van deze laatsten.
Opmerking: Activiteiten met een openbaar karakter, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten Nederlandstalig zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteit naar leden, publiek, pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten.
Gemotiveerde afwijkingen bvb. in het kader van internationale congressen, wedstrijden, e.d., worden exclusief behandeld door het schepencollege.
1.3. De tarieven
Artikel 6:
De tarieven zullen jaarlijks per 1 januari geïndexeerd (consumptieprijsindex) worden volgens de formule
Basisvergoeding x index maand augustus van het jaar voorafgaand aan de indexatie
index van augustus
Ingeval van een negatieve index wordt de laatst geldende prijs aangerekend.
categorie A: Basistarief
categorie B: Gunsttarief 1/3
categorie C: Gunsttarief 1/5
Basistarief (A):
a) Uitlenen van tafels – receptietafels: € 9,63 per stuk;
b) Uitlenen van stoelen: € 3,21 per stuk;
c) Uitlenen van tentoonstellingspanelen: € 9,63 per paneel;
d) Uitlenen van podium
Aluminium podium: € 38,50 per element;
Houten podium: € 38,50 per element;
e) Uitlenen van nadarafsluitingen: € 9,63 per element;
f) Uitlenen herasafsluitingen: € 9,63 per element;
Opmerking : De nadar- en herasafsluitingen die uit veiligheidsoverwegingen en/of overeenkomstig de reglementen van de wielerfederaties dienen geplaatst, worden gratis ter beschikking gesteld door het gemeentebestuur;
g) Uitlenen van tafelgerei (borden, kopjes, bestek, glazen en dgl.): uitsluitend voor gebruik in de gemeentelijke zalen opgenomen in de tarieven.;
Per werkdag of weekend (vanaf vrijdag), met minimum van het aantal stuks per kist:
€ 0,65 per stuk;
h) Uitlenen van waterkaraffen (kraantjeswater): gratis;
i) Uitlenen van stemhokjes en stembussen
Belgische of internationale bedrijven met een vestigingsadres in Beersel kunnen, enkel voor hun sociale verkiezingen, gebruik maken van stemhokjes en stembussen van de gemeente: € 12,83 euro per stuk.
Artikel 7:
Het vervoeren van tafels, receptietafels, stoelen, tentoonstellingspanelen, podium, nadarafsluitingen en herasafsluitingen gebeurt steeds door de gemeentediensten. Hiervoor wordt een forfait geteld van € 64,18. Indien tafelgerei of stemhokjes en stembussen moeten geleverd worden, dan wordt hiervoor eveneens het forfait van € 64,18 aangerekend.
Vervoer buiten de gemeente: forfait 64,18 + € 1,28 per kilometer (vanaf loods Huizingen).
1.4. Betalingswijze van de gebruiksvergoeding
Artikel 8:
Alle gebruikerscategorieën zoals hierboven vermeld dienen minstens veertien dagen voor de geplande activiteit de gebruiksvergoeding te betalen door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel. De betalingsgegevens worden vermeld in de bevestigingsmail van de reservatie via TicketGang.
1.5. Bijkomende voorwaarden
Artikel 9:
De uitleentermijn van dit materiaal bedraagt maximaal 3 opeenvolgende dagen.
Artikel 10:
Het transport van tafels en stoelen kan niet afzonderlijk aangerekend worden indien deze benodigdheden als normale voorzieningen worden beschouwd in een feestzaal van de gemeente.
Artikel 11:
Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling. Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.
Artikel 12:
Elke onderverhuring of in huur nemen van materiaal voor een andere gebruiker dan de aanvrager vermeld in de aanvraag is verboden.
Artikel 13:
Wie artikel 12 bedrieglijk overtreedt om de tarieven te omzeilen, zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het College van Burgemeester en Schepenen zal de schadeloosstelling bepalen.
2. Aluminium kadertent
2.1. Technische bepalingen
Artikel 14:
De technische specificaties van de kadertent kunnen als volgt worden omschreven:
- lengte : 30 meter
- breedte : 10 meter
- hoogte : 2,40 meter (dakgoot) en 4,40 meter (nok)
- profiel : aluminium kader
- zeil : geplastificeerd polyester onbrandbaar doek
- opening : systeem met ringen en lussen aan alle zijkanten
- vloer : houten panelen
- nooddeur(en)
2.2. Gebruikerscategorieën
Artikel 15:
De kadertent wordt op initiatief van het Schepencollege kosteloos geplaatst op gemeentelijke activiteiten (jaarmarkten, jumelagefeesten, Kasteelfeesten, …).
Daarnaast kunnen volgende gebruikerscategorieën, mits betaling van de huurprijs, één weekend per jaar gebruik maken van de kadertent:
a) Organisators van wijkfeesten en kermissen erkend door het Schepencollege;
b) Gemeentelijke adviesraden van Beersel;
c) Erkende Beerselse verenigingen met zetel in Beersel met uitzondering van
deskundigen en van de instellingen met professionele werking.
Artikel 16:
Met andere gemeenten en de Provincie Vlaams-Brabant kan het Schepencollege akkoorden sluiten tot het wederzijds gebruiken aan dezelfde voorwaarden van mekaars kadertent.
2.3. De tarieven
Artikel 17:
De huurprijs van de aluminium kadertent bedraagt € 1.091,01 inclusief vloer, basisverlichting van 6 verlichtingsarmaturen, nooddeur(en), noodverlichting, pictogrammen, 1 brandblusser schuim en 1 brandblusser CO2.
Artikel 18:
De gebruiker is verplicht een verzekering van 7 dagen “alle risico’s” af te sluiten gedurende de uitleenperiode. Hiertoe kan de aanvrager:
- intekenen op de gemeentelijke polis : € 248,00 (exclusief vloer)
€ 250,00 (inclusief vloer)
- een verzekering afsluiten bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze op
voorwaarde dat de waarborgen minstens gelijk zijn aan deze van de gemeentelijke
polis; Het contract dient te worden voorgelegd bij levering van de kadertent.
2.4. Betalingswijze van de gebruiksvergoeding
Artikel 19:
Alle gebruikerscategorieën zoals hierboven vermeld dienen minstens één maand voor de geplande activiteit de gebruikersvergoeding te betalen door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel.
In uitzonderlijke omstandigheden kan het Schepencollege de aanvrager toestemming verlenen om de gebruiksvergoeding binnen een termijn van 2 weken na de geplande activiteit te betalen.
2.5. Bijkomende voorwaarden kadertent
Artikel 20:
Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.
Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.
Artikel 21:
Elke onderverhuring of in huur nemen van materiaal voor een andere gebruiker dan de aanvrager vermeld in de aanvraag is verboden.
Artikel 22:
Wie artikel 21 bedrieglijk overtreedt om de tarieven te omzeilen, zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het College van Burgemeester en Schepenen zal de schadeloosstelling bepalen.
Artikel 23:
De kadertent kan enkel gehuurd worden voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente Beersel met uitzondering van artikel 16.
Artikel 24:
De kadertent wordt niet verhuurd in de maanden januari, februari, juli, augustus en december.
Artikel 25:
Het opstellen en afbreken van de kadertent gebeurt steeds op een werkdag tijdens de diensturen.
De aanvrager stelt 2 personen ter beschikking die de personeelsleden van de gemeente helpen bij het in- en uitladen van de plankenvloer van de kadertent.
Bij regenweer helpen voornoemde personen tevens met het ophangen van de zeilen in de gemeentelijke loods zodat deze kunnen drogen alvorens op te bergen.
De namen van de aangestelde personen dienen vermeld te worden op het aanvraagformulier.
Indien de voorwaarden van onderhavig artikel bij het opstellen van de kadertent niet worden nageleefd, dan zal de kadertent niet worden opgesteld. Indien de voorwaarden van dit artikel bij het afbreken van de kadertent niet worden nageleefd, dan blijft de waarborgsom eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling én wordt de vereniging voor het volgende kalenderjaar uitgesloten voor reservering van de kadertent.
III. SANCTIES
Artikel 26: Aansprakelijkheid
• De ontlener verbindt zich ertoe alle materialen terug te brengen of klaar te zetten voor ophaling, ook bij beschadiging. De ontlener moet spontaan en zo spoedig mogelijk de uitleendienst op de hoogte brengen van diefstal, beschadiging of verlies van het geleende materiaal. Diefstal moet gemeld worden bij de politie. Zelf herstellen of vervangen van het ontleende materiaal is in principe verboden tenzij toestemming van het college.
De ontlener is verantwoordelijk voor alle schade aan en/of verlies van (een deel van) het materiaal, aangebracht vanaf het ogenblik van afname tot bij het terugbrengen.
Er wordt een uurtarief van 52,51 euro aangerekend indien het gemeentebestuur Beersel zelf moet instaan voor de herstellingen bovenop de kostprijs van het te vervangen materiaal.
• Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden bij ongevallen bij het gebruik van ontleend materiaal.
Voor alle aangerichte schade zal het College alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.
Artikel 27:
Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na de activiteit aan het materiaal of kadertent of bij wanbetaling- tenzij gegronde motivering-, dan zal de aanvrager gedurende 5 jaar uitgesloten worden van elke reservering.
IV. SLOTBEPALINGEN
Artikel 28:
De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking op 1 januari 2024. De tarieven kunnen ten allen tijde herzien worden door een beslissing van de gemeenteraad. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.
Artikel 29:
In geval van overmacht kan de gemeente deze overeenkomst zonder enige vorm van schadevergoeding opzeggen.
Artikel 2:
De gemeenteraadsbeslissing d.d. 30 november 2022 wordt op 1 januari 2024 opgeheven door huidige beslissing.
Artikel 3:
Dit reglement wordt door de burgemeester bekendgemaakt op de gemeentelijke website,
met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop
het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de
hoogte gebracht van de bekendmaking van het reglement op de webtoepassing van de
gemeente.
Register der bekendmakingen
Deze webpagina vormt het openbare register van gemeentelijke reglementen en verordeningen, in overeenstemming met het besluit van de Vlaamse regering van 28 april 2023 betreffende de bekendmakingen en raadpleegbaarheid van besluiten en documenten van het lokale bestuur met betrekking tot de manier waarop ze moeten worden bijgehouden.
Wanneer een publicatie wordt uitgevoerd, zal er een expliciete "bundel" van het document worden opgeslagen. Op dat moment is het document inhoudelijk niet meer aanpasbaar door de gebruiker.
Deze "bundel" bestaat uit:
De inhoud van de publicatie op het moment dat deze werd uitgevoerd.
Een unieke identificatie van de gebruiker die de actie heeft uitgevoerd.
De tijdstempel waarop de actie heeft plaatsgevonden.
Al deze gegevens staan in een aparte publicatie omgeving die beveiligd en toegankelijk is voor een beperkt aantal personen.