De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•                      Wettelijke motivering:

Het Cultuurpactdecreet van 28 januari 1974;

Artikel 40 en 41 van het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

Het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995, houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne zoals gewijzigd.

•                      Feitelijke motivering:

Het raadsbesluit van 18 december 2019 houdende de vaststelling van de tarieven voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur voor sociaal-cultureel gebruik;

De mogelijkheid bestaat dat voor de beoefening van sociaal-culturele activiteiten infrastructuur nodig is;

De privésector er meestal niet in slaagt om op een afdoende wijze in deze infrastructuur te voorzien en dat hier dus een taak is weggelegd voor de gemeente;

De gemeente over dergelijke infrastructuur beschikt, zij die ook op een objectieve en rationele manier moet ter beschikking stellen van de bevolking, rekening houdend met het niet-discriminatie-principe opgenomen in het cultuurpact;

Het verantwoord is voor het gebruik van de infrastructuur een redelijke prijs aan te rekenen;

Het verantwoord is hierbij een onderscheid te maken tussen bewoners van Beersel en van andere gemeenten, omdat deze laatsten niet (of in mindere mate) hebben bijgedragen tot de totstandkoming van de infrastructuur;

De algemene politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties;

De erkenningsreglementen voor de Beerselse verenigingen;

Het is wenselijk de tariefreglementen voor zaalverhuur aan te passen aan de nieuwe werkwijze via de online module zaalverhuur en aanpassingen door te voeren inzake algemene formuleringen;

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring d.d. 8 december 2021.

•                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist het raadsbesluit van 18 december 2019 houdende de vaststelling van de tarieven voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur voor sociaal-cultureel gebruik te wijzigen en als volgt vast te stellen:

I. ALGEMENE BEPALINGEN.

Artikel 1:

Het ter beschikking stellen van infrastructuur voor cultuur wordt door de gemeente geregeld als een openbare dienst.

Onderhavig reglement bepaalt de modaliteiten, de tarieven en de voorwaarden waaraan de infrastructuur ter beschikking wordt gesteld evenals de personen en groeperingen die daarvoor in aanmerking kunnen komen.

Artikel 2:

Alle in dit besluit opgenomen tarieven zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door de gemeente, haar adviesraden en comités, in overleg of op voorstel van het College van Burgemeester en Schepenen.

II. DE SOCIAAL-CULTURELE INFRASTRUCTUUR.

2.1. Lijst van de infrastructuur.

Artikel 3:

De sociaal-culturele infrastructuur omvat:

a. te Dworp:             - turnzaal gemeenteschool

       - overdekte speelplaats gemeenteschool

b. te Lot:                    - chalet

     - lokalen Kloosterstraat

c. te Huizingen:     - turnzaal lagere school

          - turnzaal kleuterschool

d. te Beersel              - lokaal Kerkeveld

2.2. Aanvraagmodaliteiten en betalingswijze

Aanvraagmodaliteiten

Artikel 4:

Bij het aanvragen tot gebruik van sociaal-culturele infrastructuur wordt een onderscheid gemaakt tussen:

- occasioneel gebruik;

- repetitief gebruik;

- permanent gebruik.

Een optie moet binnen de maand vastgelegd worden, anders komt zij te vervallen.

Artikel 5:

Met occasioneel gebruik wordt bedoeld, het gebruik voor eenmalige activiteiten zonder repetitief karakter.

De aanvraag tot het occasioneel huren van een zaal bij het College van Burgemeester en Schepenen wordt minstens 2 maanden vóór de activiteit online ingediend via TicketGang.

Huurders kunnen een optie aanvragen bij het College van Burgemeester en Schepenen per e-mail (zaalreservatieVT@beersel.be). Deze optie dient binnen de maand bevestigd te worden met een online aanvraag via TicketGang (https://beersel.zaalreservatie.be), anders komt zij te vervallen.

Via een e-loketformulier kan de aanvrager meer details inzake de reservatie bezorgen. Door het indienen van een aanvraag gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen van dit tariefreglement. Niet naleving van deze voorwaarden kan de ontbinding van deze overeenkomst tot gevolg hebben.

Voor activiteiten die plotseling of onverwacht worden georganiseerd (bv. koffietafel t.g.v. een begrafenis) kan een afwijking op de aanvraagtermijn worden toegestaan.

Artikel 6:

Met repetitief gebruik wordt bedoeld, het gebruik voor activiteiten die met regelmatige tussenposen op welbepaalde dagen worden georganiseerd.

Met permanent gebruik wordt bedoeld dat een bepaalde persoon of vereniging voor een bepaalde periode een exclusief gebruik bekomt van een bepaalde infrastructuur.

Een programmajaar loopt in principe van september tot augustus van het volgend jaar.

Voor repetitief of permanent gebruik moet de aanvraag schriftelijk (zaalreservatieVT@beersel.be) ingediend worden bij het schepencollege vóór 15 mei.

Het schepencollege doet uitspraak vóór 1 juli daaropvolgend en de beslissing wordt aan de betrokkenen medegedeeld.

Bij verzuim van zulke aanvraag kan het schepencollege de toelating tot het verder gebruik van het lokaal intrekken.

Uitzondering uitsluitend voor Beerselse erkende verenigingen en adviesraden:

De aanvraagtermijn voor het huren van bepaalde gemeentelijke zalen voor een vergadering zondermeer wordt teruggebracht tot 14 dagen. De aanvraag gebeurt online via TicketGang en de aanvrager krijgt binnen de 5 werkdagen een antwoord.

Het gebruik voor een vergadering is gratis. Volgende Beerselse vergaderzalen komen voor deze regeling in aanmerking:

Alsemberg: vergaderlokaal CC de Meent- mits vooraf beschikbaarheid te checken bij CC de Meent

Lot: Chalet

Beersel: Feestzaal en Lokaal 1

Artikel 7:

Indien verscheidene kandidaat-gebruikers éénzelfde infrastructuur op hetzelfde ogenblik wensen te gebruiken en zij onderling niet tot een regeling kunnen komen beslist het schepencollege soeverein over de toewijzing.

Artikel 8:

De bestemming van een lokaal wijzigen kan enkel toegestaan worden door het schepencollege.

Betalingswijze

Artikel 9:

De wijze van betaling van de gebruiksvergoeding in de sociaal-culturele infrastructuur in toepassing van huidig tariefreglement wordt als volgt geregeld :

a. Voor occasioneel gebruik :

De gebruiksvergoeding moet minstens moet binnen de 30 dagen na factuurdatum betaald worden door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel.

b. Voor repetitief of permanent gebruik :

De gebruiksvergoeding wordt jaarlijks aangerekend.

De vergoeding wordt betaald door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel binnen de maand na ontvangst van de rekenstaat.

N.B. - Het schepencollege kan hierop steeds afwijkingen toestaan.

Artikel 10:

De gebruiker moet het bewijs van betaling voorleggen bij ingebruikneming. Bij afgifte van de sleutel aan de gebruiker zal een attest worden opgesteld met beschrijving van de infrastructuur en de aanwezige accommodatie.

2.3. Verantwoordelijkheden

Artikel 11:

De huurders blijven steeds burgerlijk en contractueel aansprakelijk bij alle verhuringen die bij het college van burgemeester en schepenen worden aangevraagd.

De huurder heeft de mogelijkheid om in te tekenen op de gemeentelijke abonnementspolis inzake Burgerlijke en Contractuele Aansprakelijkheid.

De huurder is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud/organisatie/participanten).

De huurder is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens de verhuurder (m.n. schade aan en in de door hem gehuurde lokalen en directe toegangsruimten).

De huurder is verantwoordelijk voor alle materiaal dat hij meebrengt en is verplicht dit onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit te verwijderen.

Artikel 12:

Alle auteursrechten en billijke vergoedingen vallen ten laste van de gebruikers. De huurder moet de nodige instanties voorafgaand aan het evenement zelf contacteren. www.unisono.be

Artikel 13:

De huurprijs van een zaal omvat het gebruik van de zaal, de verwarming, de verlichting, het waterverbruik en de normaal voorhanden zijnde tafels en stoelen tenzij anders bepaald in dit reglement. Bijkomend materieel zal extra worden aangerekend conform het tariefreglement voor materiaalverhuur.

Artikel 14:

Na verhuring moet het verhuurde gedeelte en de omgeving netjes worden opgeruimd en wordt reclame verwijderd. Laat de huurder dit na, dan zorgt het gemeentebestuur voor de opruim tegen kostprijs.

Artikel 15:

Het schoonmaken van de gebruikte lokalen is in principe in de huurprijs begrepen tenzij anders bepaald in dit reglement. Wel dient iedereen die een lokaal gebruikt, alles zelf klaar te zetten en onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit (of in samenspraak met de verantwoordelijke), tafels en stoelen te reinigen en te stapelen.

De huurder/gebruiker staat zelf in voor de afvoer van het huishoudelijk afval:

Men dient gebruik te maken van een privé-ophaaldienst of men dient gebruik te maken van de gemeentelijke selectieve ophaalrondes. Men dient zich evenwel te schikken naar de reglementering terzake (zie huisvuilkalender).

De organisatoren ruimen eventueel zwerfafval afkomstig van de activiteit op in de omgeving van de zalen: op stoepen, omliggende straten of pleinen. Het gebruik van wegwerpbekers is verboden. De uitleendienst Vrije Tijd stelt herbruikbare bekers ter beschikking aan organisatoren in Beersel. Aanvragen voor materiaalverhuur worden online ingediend via de materiaalmodule van TicketGang https://beersel.zaalreservatie.be

Bij gebruik van een keuken of tapkastinstallatie (spoelbaken, glazen e.d.) zal de gebruiker deze grondig schoonmaken. De beheerder van de infrastructuur is gemachtigd overeenkomsten af te sluiten voor de exploitatie van deze installaties.

Artikel 16:

Elke onderverhuring of in huur nemen voor een andere gebruiker dan de aanvrager dan deze vermeld in de aanvraag is verboden.

Het overnachten in de gemeentelijke infrastructuur is ten strengste verboden.

Artikel 17:

Bij elk evenement dient de huurder zijn evenement te melden aan het evenementenloket middels de daartoe voorziene formulieren. Na advies van de lokale politie en indien nodig brandweerzone Vlaams-Brabant West (zone Halle), wordt al dan niet een toelating verleend middels een Burgemeestersbeslissing.

De politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel moet door de huurder nageleefd worden en in het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie. (Zie voor gedetailleerde bepalingen de politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel- https://www.beersel.be/thema/2648/algemene-politieverordening-met-gemeentelijke-administratieve-sancties)

Alle activiteiten in gemeentelijke culturele infrastructuur dienen om 24.00 uur te eindigen. Gebruikers die een reglementaire toestemming hebben mogen na 24.00 uur open blijven zonder evenwel het sluitingsuur en heropeningsuur vermeld in het gemeentelijk politiereglement te overschrijden. Dit sluitingsuur is 01.00 uur. Voor huwelijksfeesten en andere privéfeesten kan de burgemeester afwijkingen toestaan. Overtredingen hierop kan de burgemeester bestraffen door weigering van nieuwe verhuringen of door intrekking van bestaande huurovereenkomst.

De gebruiker waakt erover dat de wetgeving inzake de geluidsnormen zoals vervat in de Vlaremwetgeving strikt wordt nageleefd.

Artikel 18:

Activiteiten met een openbaar karakter, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten Nederlandstalig zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteit naar leden, publiek, pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde afwijkingen bvb. in het kader van internationale congressen, wedstrijden, e.d., worden exclusief behandeld door het schepencollege.

2.4. De gebruikscategorieën.

Occasioneel gebruik.

Artikel 19:

Uitsluitend volgende personen, verenigingen of instellingen mogen gebruik maken van de sociaal-culturele infrastructuur. Deze gebruikers worden onderverdeeld in volgende categorieën:

Categorie A :

Alle  handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B of C vallen.

Categorie B:

Fysieke personen uit Beersel, ondernemingen uit Beersel en politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit.

Categorie C:

-Verenigingen met zetel in Beersel erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen;

-Onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel

-Kinderopvang en kinderkribbe met overeenkomst met gemeente Beersel

Uitzonderingen

§1. Mits toestemming van het schepencollege geldt er voor basisscholen vrijstelling van gebruiksvergoeding voor:

- strikt pedagogische activiteiten

- het gebruik van de eigen schoolinfrastructuur, ook door de ouderverenigingen.

§2. Op voorstel van het schepencollege kunnen activiteiten met een promotioneel karakter voor de gemeente Beersel, vrijstelling van gebruiksvergoeding krijgen.

§3. Gebruik voor activiteiten van gemeentediensten en gemeentelijke adviesraden is gratis.

§4. Gebruik voor activiteiten in samenwerking met gemeente Beersel is gratis.

Bij het gratis ter beschikking stellen van infrastructuur (§1 en 2) is het gratis zijn van een activiteit een basisvoorwaarde. Voor scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten buiten de eigen schoolinfrastructuur wordt gunsttarief C toegepast. Gebruik van de eigen schoolinfrastructuur is steeds gratis.

Repetitief of permanent gebruik.

Artikel 20:

Uitsluitend verenigingen met zetel in Beersel, erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen, mogen repetitief of permanent gebruik maken van de sociaal-culturele infrastructuur.

2.5. De tarieven.

Occasioneel gebruik.

Artikel 21:

De sociaal-culturele infrastructuur kan door de voornoemde gebruikerscategorieën occasioneel gebruikt worden mits toepassing van volgende tarieven:

Categorie A: gewoon tarief;

Categorie B: gunsttarief 1 = 1/3 van gewoon tarief;

Categorie C: gunsttarief 2 = 1/5 van gewoon tarief.

Artikel 22:

Rekening houdend met de aard der activiteiten wordt de gebruiksvergoeding per dag in het gewoon tarief als volgt vastgesteld:

Tarief A

Sociaal-cultureel gebruik omvat volgende activiteiten: ledenactiviteit zonder winstoogmerk, podiumvoorstelling, filmvertoning, tentoonstelling, les of voordracht, quiz, …

Onder privéfeest en feest MWO wordt verstaan: bijeenkomsten met familiaal karakter, bedrijfsfeesten, eet- en dansfeesten  met winstoogmerk

A = Alsemberg - B = Beersel - D = Dworp - H = Huizingen - L = Lot

MWO = met winstoogmerk

Niet vermelde lokalen : € 0,95 per m²

* enkel buiten de schooluren, enkel te huren door categorie B en C

** enkel te huren door categorie B en C

Artikel 23:

De gebruiksvergoedingen, per kalenderjaar, voor repetitief gebruik op een vaste dag of dagen, jaarlijks vooraf bepaald, zijn de volgende:

L Kloossterstraat, lokalen 1-2-3  € 484

L Chalet                              € 297

D Turnzaal                                           € 237

H turnzaal lagere school   € 440

H turnzaal kleuterschool   € 220

Permanent gebruik.

Artikel 24:

De gebruiksvergoeding per kalenderjaar, voor permanent gebruik zijn de volgende :

L Kloosterstraat, lokalen 4 of 5           € 216

L Kloosterstraat, lokaal 15               € 348

B lokaal Kerkeveld  € 583

Bijkomende voorwaarden:

Tijdens het weekend wordt de Chalet Lot in principe slechts eenmaal verhuurd. Van vrijdag op zaterdag (of van zaterdag op zondag) beschikt de gemeente immers niet over poetspersoneel voor een grondige reiniging/onderhoud, bovenop de normale poetsbeurt van de vereniging die de Chalet huurt.

Indien, nadat de Chalet al een eerste maal werd verhuurd, zich op een latere datum een tweede kandidaat huurder aanbiedt voor een zaalhuur tijdens hetzelfde weekend, kan dit enkel onder de volgende voorwaarden:

- de tweede aanvrager staat zelf in voor de noodzakelijke complementaire onderhoudsbeurt

- of zij kiest voor een door de gemeente georganiseerde onderhoudsbeurt door een externe firma en betaalt het geldend tarief.

Artikel 25:

De bedragen voor repetitief en permanent gebruik worden halfjaarlijks aangerekend, conform artikel 6

Artikel 26:

Voor repetitief en permanent gebruik kunnen aanvullende activiteiten die niet in het vooraf overeengekomen programma zijn opgenomen, aangevraagd worden bij het schepencollege.

Indien het tarief voor deze aanvullende activiteiten niet is voorzien in dit reglement onder rubriek “Occasioneel gebruik”, dan wordt dit vastgesteld door het schepencollege a rato van € 0,19 per m² grondoppervlakte voor categorie C.

Artikel 27:

Voor permanent of repetitief gebruik van niet in de verschillende gemeentelijke verhuurreglementen genoemde lokalen wordt de vergoeding door het schepencollege vastgesteld a rato van € 6,32 per m². 

III. SANCTIES.

Artikel 28:

Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling. Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.

Artikel 29:

Wie artikel 16 (onderverhuring of doorverhuringen) overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het College van Burgemeester en Schepenen zal de schadeloosstelling bepalen.

Artikel 30:

Aan wie zich niet houdt aan de verplichtingen zoals opgesomd in artikel 11, 14 en 15 van dit reglement zal de kostprijs gefactureerd worden.

Artikel 31:

Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de aanvrager/huurder te dekken zal het College alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.

Artikel 32:

Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na een verhuring dan zal de vereniging of particuliere gebruiker gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.

Artikel 33:

Overtredingen op artikel 16 kan het schepencollege bestraffen door weigering van nieuwe verhuringen of door intrekking van bestaande huurovereenkomst.

IV. SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN.

Artikel 34:

Principieel wordt de gemeentelijke infrastructuur niet ter beschikking gesteld op 24, 25 en 31 december alsook op 1 januari. Het College van Burgemeester en Schepenen kan hierop afwijkingen toestaan.

Artikel 35:

Alle niet-voorziene gevallen worden geregeld door het College van Burgemeester en Schepenen.

Artikel 36:

De gemeente behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij de gemeente zelf over de accommodatie dient te beschikken van ambtswege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten zonder enig recht van schadevergoeding door de gebruiker.

Artikel 37:

De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking op 1 februari 2022. De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van de gemeenteraad. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd: