De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•                      Wettelijke motivering:

Het Cultuurpactdecreet van 28 januari 1974;

Artikel 40 en 41 van het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

Het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995, houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne zoals gewijzigd.

•                      Feitelijke motivering:

Het raadsbesluit van 18 december 2019 houdende het tariefreglement voor gebruik van de gemeentelijke feestzaal Beersel en de keuken;

De mogelijkheid bestaat dat voor de beoefening van sociaal-culturele activiteiten infrastructuur nodig is;

De privésector er meestal niet in slaagt om op een afdoende wijze in deze infrastructuur te voorzien en dat hier dus een taak is weggelegd voor de gemeente;

De gemeente over dergelijke infrastructuur beschikt, zij die ook op een objectieve en rationele manier moet ter beschikking stellen van de bevolking, rekening houdend met het niet-discriminatie-principe opgenomen in het cultuurpact;

Het verantwoord is voor het gebruik van de infrastructuur een redelijke prijs aan te rekenen;

Het verantwoord is hierbij een onderscheid te maken tussen bewoners van Beersel en van andere gemeenten, omdat deze laatsten niet (of in mindere mate) hebben bijgedragen tot de totstandkoming van de infrastructuur;

De algemene politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties;

De erkenningsreglementen voor de Beerselse verenigingen;

Het is wenselijk de tariefreglementen voor zaalverhuur aan te passen aan de nieuwe werkwijze via de online module zaalverhuur en aanpassingen door te voeren inzake algemene formuleringen;

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring d.d. 8 december 2021.

•                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist om het raadsbesluit van 18 december 2019 houdende de vaststelling van de tarieven voor het gebruik van de gemeentelijke feestzaal Beersel en de keuken te wijzigen en als volgt vast te stellen:

I. ALGEMENE BEPALINGEN.

Artikel 1:

Het ter beschikking stellen van infrastructuur, materialen en diensten wordt door de gemeente geregeld als een openbare dienst.

Onderhavig reglement bepaalt de modaliteiten, de tarieven en de voorwaarden waaraan die diensten, materialen en infrastructuur ter beschikking worden gesteld evenals de personen en groepen die daarvoor in aanmerking kunnen komen.

Het college van burgemeester en schepenen is gemachtigd overeenkomsten af te sluiten voor de exploitatie van deze installaties.

Artikel 2:

Alle in dit besluit opgenomen tarieven zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door de gemeente, haar adviesraden en comités, in overleg of op voorstel van het college van burgemeester en schepenen.

II. DE SOCIAAL-CULTURELE INFRASTRUCTUUR:

GEMEENTELIJKE FEESTZAAL BEERSEL

2.1. Aanvraagmodaliteiten en betalingswijze

Aanvraagmodaliteiten

Artikel 3:

Bij het aanvragen tot gebruik van de Gemeentelijke feestzaal Beersel wordt een onderscheid gemaakt tussen occasioneel gebruik en repetitief gebruik. Doorheen dit tariefreglement wordt een onderscheid gemaakt tussen huur van de feestzaal met of huur van de feestzaal zonder keuken of afwasruimte.

Een optie moet binnen de maand vastgelegd worden, anders komt zij te vervallen.

Artikel 4:

Met occasioneel gebruik wordt bedoeld, het gebruik voor eenmalige activiteiten zonder repetitief karakter.

De aanvraag tot het occasioneel huren van de Gemeentelijke Feestzaal bij het College van Burgemeester en Schepenen wordt minstens 2 maanden vóór de activiteit online ingediend via TicketGang.

Huurders kunnen een optie aanvragen bij het College van Burgemeester en Schepenen per e-mail (zaalreservatieVT@beersel.be). Deze optie dient binnen de maand bevestigd te worden met een online aanvraag via TicketGang (https://beersel.zaalreservatie.be), anders komt zij te vervallen.

Via een e-loketformulier kan de aanvrager meer details inzake de reservatie bezorgen en zich akkoord verklaren met de inhoud van het huishoudelijk reglement met bedieningshandleiding van de keukentoestellen.

Door het indienen van een aanvraag gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen van dit tariefreglement. Niet naleving van deze voorwaarden kan de ontbinding van deze overeenkomst tot gevolg hebben.

Voor activiteiten die plotseling of onverwacht worden georganiseerd (bv. koffietafel t.g.v. een begrafenis) kan een afwijking op de aanvraagtermijn worden toegestaan.

Artikel 5:

Met repetitief gebruik wordt bedoeld, het gebruik voor activiteiten die met regelmatige tussenposen op welbepaalde dagen worden georganiseerd. De grote keuken van de feestzaal en de afwasruimte kunnen niet op repetitieve basis gehuurd worden. Voor de grote keuken en de afwasruimte gelden uitsluitend de tarieven voor occasioneel gebruik.

Een programmajaar loopt in principe van september tot augustus van het volgende jaar.

Artikel 6:

Voor repetitief of permanent gebruik moet de aanvraag schriftelijk (zaalreservatieVT@beersel.be)  ingediend worden bij het schepencollege vóór 15 mei.

Het schepencollege doet uitspraak vóór 1 juli daaropvolgend en de beslissing wordt aan de betrokkenen meegedeeld.

Bij verzuim van zulke aanvraag kan het schepencollege de toelating tot het verder gebruik van het lokaal intrekken.

Artikel 7:

Indien verscheidene kandidaat-gebruikers éénzelfde infrastructuur op hetzelfde ogenblik wensen te gebruiken en zij onderling niet tot een regeling kunnen komen beslist het schepencollege autonoom over de toewijzing.

Uitzondering uitsluitend voor Beerselse erkende verenigingen en adviesraden:

De aanvraagtermijn voor het huren van bepaalde gemeentelijke zalen voor een vergadering zondermeer wordt teruggebracht tot 14 dagen. Voor de gemeentelijke feestzaal heeft deze regeling betrekking op de feestzaal en lokaal 1. Het gebruik voor een vergadering is gratis. Ook de borgsom vervalt voor deze verhuringen. De aanvraag gebeurt online via TicketGang en de aanvrager krijgt binnen de 5 werkdagen een antwoord.

De gemeentelijke infrastructuur wordt principieel niet ter beschikking gesteld op 24, 25 en 31 december en op 1 januari. Het college van burgemeester en schepenen kan afwijkingen toestaan.

Artikel 8:

De bestemming van een lokaal wijzigen kan enkel toegestaan worden door het schepencollege.

Betalingswijze

Artikel 9:

De wijze van betaling van de gebruiksvergoeding wordt als volgt geregeld:

a. Voor occasioneel gebruik:

De gebruikersvergoeding wordt 30 dagen na factuurdatum betaald door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel.

b. Voor repetitief gebruik:

De gebruiksvergoeding wordt jaarlijks aangerekend.

De vergoeding wordt betaald door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur.

N.B. - Het schepencollege kan hierop steeds afwijkingen toestaan.

Artikel 10:

a) De borgsom voor het gebruik van de gemeentelijke feestzaal voor, privéfeesten, eetfestijnen e.d. wordt vastgesteld op € 522.

b) De borgsom moet betaald worden bij elke verhuur van de grote keuken of van de afwasruimte.

c) Bij gebruik van materiaal uit de keuken, zonder effectief gebruik van de keuken, dient een borgsom betaald van 150 euro.

d) De waarborg is niet verschuldigd voor alle andere situaties voorzien in dit reglement.

Categorie C wordt vrijgesteld van betaling van waarborg.

De borgsom wordt minstens één maand na factuurdatum en steeds voor aanvang van de huurperiode, betaald op de rekening van de gemeente.

De borgsom zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van kosten van de aangerichte schade en eventueel opruimen.

2.2. Verantwoordelijkheden

Artikel 11:

De huurders blijven steeds burgerlijk en contractueel aansprakelijk bij alle verhuringen die bij het college van burgemeester en schepenen worden aangevraagd.

De huurder heeft de mogelijkheid om in te tekenen op de gemeentelijke abonnementspolis inzake Burgerlijke en Contractuele Aansprakelijkheid.

De huurder is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud/organisatie/participanten).

De huurder is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel aan derden als aan de verhuurder (m.n. schade aan en in de door hem gehuurde lokalen en directe toegangsruimtes of zones).

Artikel 12:

De huurder is verantwoordelijk voor alle materiaal dat hij meebrengt en is verplicht dit onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit te verwijderen.

De huurder/gebruiker staat zelf in voor de afvoer van het huishoudelijk afval:

Men dient gebruik te maken van een privé-ophaaldienst of men dient gebruik te maken van de gemeentelijke selectieve ophaalrondes. Men dient zich evenwel te schikken naar de reglementering terzake (zie huisvuilkalender).

De organisatoren ruimen eventueel zwerfafval afkomstig van de activiteit op in de omgeving van de zalen: op stoepen, omliggende straten of pleinen.

De uitleendienst Vrije Tijd stelt herbruikbare bekers ter beschikking aan organisatoren in Beersel. Aanvragen voor materiaalverhuur worden online ingediend via de materiaalmodule van TicketGang https://beersel.zaalreservatie.be

Artikel 13:

Bij elk evenement dient de huurder zijn evenement te melden aan het evenementenloket middels de daartoe voorziene formulieren. Na advies van de lokale politie en indien nodig brandweerzone Vlaams-Brabant West (zone Halle), wordt al dan niet een toelating verleend middels een Burgemeestersbeslissing.

De politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel moet door de huurder nageleefd worden en in het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie. (Zie voor gedetailleerde bepalingen de politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel- https://www.beersel.be/thema/2648/algemene-politieverordening-met-gemeentelijke-administratieve-sancties)

Alle activiteiten in gemeentelijke culturele infrastructuur dienen om 24.00 uur te eindigen. Gebruikers die een reglementaire toestemming hebben mogen na 24.00 uur open blijven zonder evenwel het sluitingsuur en heropeningsuur vermeld in het gemeentelijk politiereglement te overschrijden. Dit sluitingsuur is 01.00 uur. Voor huwelijksfeesten en andere privéfeesten kan de burgemeester afwijkingen toestaan. Overtredingen hierop kan de burgemeester bestraffen door weigering van nieuwe verhuringen of door intrekking van bestaande huurovereenkomst.

De gebruiker waakt erover dat de wetgeving inzake de geluidsnormen zoals vervat in de Vlaremwetgeving strikt wordt nageleefd.

Artikel 14:

Alle auteursrechten, billijke vergoedingen en accijnsrechten vallen ten laste van de gebruikers.

Voor de auteursrechten (SABAM) moet de huurder bij activiteiten met reproductie van tekst of muziek (ook achtergrondmuziek), de nodige instanties voorafgaand aan het evenement zelf contacteren. www.unisono.be

De ‘billijke vergoeding’ moet ervoor zorgen dat uitvoerende artiesten (zangers en muzikanten) en producenten van muziek vergoed worden telkens wanneer vooraf opgenomen muziek weergegeven wordt voor publiek.

Gemeente Beersel betaalt voor de feestzaal Beersel het basisjaartarief voor gebruik van opgenomen muziek in zaal met drank, zonder dans. De billijke vergoeding voor gebruik van opgenomen muziek in zaal met drank, zonder dans is inbegrepen in de huurprijs.

Artikel 15:

Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met het opstellen van het huishoudelijke reglement van de gemeentelijke feestzaal en de keuken. Het huishoudelijke reglement moet strikt nageleefd worden. De huurder ontvangt een exemplaar van het huishoudelijke reglement bij de aanvraag van de zaal. De gebruiksaanwijzingen van de installaties liggen ook ter beschikking in de keuken.

Artikel 16:

Elke onderverhuring of in huur nemen voor een andere gebruiker dan de aanvrager dan deze vermeldt in de aanvraag is verboden.

Het overnachten in de gemeentelijke infrastructuur is ten strengste verboden.

Artikel 17:

Activiteiten met een openbaar karakter, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten Nederlandstalig zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteit naar leden, publiek, pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde afwijkingen bvb. in het kader van internationale congressen, wedstrijden, e.d., worden exclusief behandeld door het schepencollege.

2.3. De gebruikscategorieën.

2.3.1. Occasioneel gebruik.

Artikel 18:

Uitsluitend volgende personen, verenigingen of instellingen mogen gebruik maken van de sociaal-culturele infrastructuur. Deze gebruikers worden onderverdeeld in volgende categorieën:

Categorie A :

Alle  handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B of C vallen.

Categorie B:

- Fysieke personen uit Beersel, ondernemingen uit Beersel en politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit.

Categorie C:

-Verenigingen met zetel in Beersel, erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen;

-Onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel;

-Kinderopvang en kinderkribbe met overeenkomst met gemeente Beersel.

Uitzonderingen

§1. Mits toestemming van het schepencollege geldt er voor basisscholen vrijstelling van gebruiksvergoeding voor:

- strikt pedagogische activiteiten

- het gebruik van de eigen schoolinfrastructuur, ook door de ouderverenigingen.

§2. Op voorstel van het schepencollege kunnen activiteiten met een promotioneel karakter voor de gemeente Beersel, vrijstelling van gebruiksvergoeding krijgen.

§3. Gebruik voor activiteiten van gemeentediensten en gemeentelijke adviesraden is gratis.

§4. Gebruik voor activiteiten in samenwerking met gemeente Beersel is gratis.

Bij het gratis ter beschikking stellen van infrastructuur (§1 en 2) is het gratis zijn van een activiteit een basisvoorwaarde. Voor scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten wordt gunsttarief C toegepast.

2.3.2. Repetitief gebruik

Artikel 19:

Uitsluitend verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een Beerselse erkende adviesraad met uitzondering van deskundigen en van de instellingen en organisaties met professionele werking, mogen repetitief gebruik maken van de sociaal-culturele infrastructuur.

2.4. De tarieven.

Voor de tarieven wordt een onderscheid gemaakt voor gebruik van de feestzaal met of zonder keuken en afwasruimte. De prijzen gelden per dag.

Artikel 20:

a) De huurprijs van de feestzaal zonder keuken en zonder afwasruimte omvat:

-            Het gebruik van de zaal met de voorhanden zijnde tafels en stoelen en de baruitrusting.

-            Het water- en energieverbruik.

-            Het sanitaire gedeelte.

Bijkomend materiaal kan extra gehuurd worden volgens het tariefreglement voor materiële dienstverlening.

b) De huurprijs van de feestzaal met afwasruimte en/of keuken zonder kooktoestellen:

- Zelfde modaliteiten als onder a)

- De afwasruimte en/of keuken zonder toestellen wordt supplementair aangerekend conform dit reglement.

- Het beschikbaar servies en serveermateriaal

c) De huurprijs van de feestzaal met keuken (inclusief kooktoestellen) en afwasruimte omvat:

- Het gebruik van de zaal en de keuken met het beschikbaar materiaal.

- Het waterverbruik.

- Het sanitair gedeelte.

Bijkomend materiaal wordt extra aangerekend conform het tariefreglement voor materiële dienstverlening.

Voor verdere gebruiksmodaliteiten zie artikel 15 (huishoudelijk reglement).

2.4.1. Occasioneel gebruik.

Artikel 21:

De sociaal-culturele infrastructuur kan door de voornoemde gebruikerscategorieën occasioneel gebruikt worden mits toepassing van volgende tarieven:

Categorie A: gewoon tarief;

Categorie B: gunsttarief 1 = 1/3 van gewoon tarief;

Categorie C: gunsttarief 2 = 1/5 van gewoon tarief.

Tarief A

Bijkomende voorwaarden:

Tijdens het weekend wordt de feestzaal in principe slechts eenmaal verhuurd. Van vrijdag op zaterdag (of van zaterdag op zondag) beschikt de gemeente immers niet over poetspersoneel voor een grondige reiniging/onderhoud, bovenop de normale poetsbeurt van de vereniging die de feestzaal huurt.

Indien, nadat de feestzaal al een eerste maal werd verhuurd, zich op een latere datum een tweede kandidaat huurder aanbiedt voor een zaalhuur tijdens hetzelfde weekend, kan dit enkel onder de volgende voorwaarden: de tweede aanvrager staat zelf in voor de noodzakelijke complementaire onderhoudsbeurt.

2.4.2. Repetitief gebruik.

Artikel 22:

De gebruiksvergoedingen, per kalenderjaar, voor repetitief gebruik op een vaste dag of dagen, jaarlijks vooraf bepaald, zijn de volgende:

- zaal zonder gebruik van de keuken     € 715

- lokaal 1       € 114

- Indien keuken en feestzaal samen gehuurd worden vervalt het recht van repetitief gebruik op de feestzaal en valt de totaliteit onder de rubriek occasioneel gebruik.

Artikel 23:

Voor repetitief gebruik kunnen aanvullende activiteiten die niet in het vooraf overeengekomen programma zijn opgenomen, aangevraagd worden bij het schepencollege.

III. SANCTIES.

Artikel 24:

Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling. Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.

Artikel 25:

Wie artikel 17(onderverhuring of doorverhuringen) overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het college van burgemeester en schepenen zal de schadeloosstelling bepalen.

Artikel 26:

Aan wie zich niet houdt aan de verplichtingen zoals opgesomd in het huishoudelijke reglement zal de kostprijs gefactureerd worden.

Artikel 27:

Aan de aanvrager/huurder te dekken zal het college alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.

Artikel 28:

Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na een verhuring dan zal de vereniging of particuliere gebruiker gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.

Artikel 29:

Overtredingen op artikel 12 en 13 kan het schepencollege bestraffen door weigering van nieuwe verhuringen of door intrekking van bestaande huurovereenkomst.

IV. SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN.

Artikel 30:

Principieel wordt de gemeentelijke infrastructuur niet ter beschikking gesteld op 24, 25 en 31 december alsook op 1 januari. Het college van burgemeester en schepenen kan hierop afwijkingen toestaan.

Artikel 31:

Alle niet-voorziene gevallen worden geregeld door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 32:

De gemeente behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij de gemeente zelf over de accommodatie dient te beschikken van ambtswege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten zonder enig recht van schadevergoeding door de gebruiker.

Artikel 33:

De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking op 1 februari 2022. De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van de gemeenteraad. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd: