De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•                      Wettelijke motivering:

Het cultuurpactdecreet van 28 januari 1974;

Artikel 40 en 41 van het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

•                      Feitelijke motivering:

Het besluit d.d. 18 december 2019 van de gemeenteraad houdende de vaststelling van het tariefreglement voor de uitleendienst cultuur;

Het besluit d.d. 29 april 2020 van de gemeenteraad houdende de vaststelling van het tariefreglement voor de uitleendienst jeugd;

De mogelijkheid bestaat dat er voor het beoefenen van sociaal-culturele activiteiten tentoonstellingsmateriaal, didactisch materiaal, geluidsmeters en herbruikbare bekers nodig zijn;

De gemeente beschikt over dergelijk materiaal en het aangewezen is dat zij dit op een objectieve en rationele manier ter beschikking stelt van de bevolking, rekening houdend met het niet-discriminatie-principe opgenomen in het cultuurpact;

Het verantwoord is voor het gebruik van materiaal een redelijke prijs aan te rekenen;

Met het oog op de digitalisering van de uitleendienst Vrije Tijd is het wenselijk de uitleenvoorwaarden van de diensten jeugd en cultuur op elkaar af te stemmen;

Gezien de te beperkte vraag naar klein spelmateriaal, wissellijsten en tentoonstellingsbakken is het voorstel dit materiaal niet meer via de uitleendienst aan te bieden;

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring 14 juni 2021.

•                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist Het verhuurreglement goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 18 december 2019 wordt herzien en aangepast en de tarieven voor het gebruik van materiaal worden als volgt vastgesteld:

Artikel 1: Gebruikers

De gemeentelijke uitleendienst Vrije Tijd stelt volgend materiaal:

• tentoonstellingspanelen

• didactisch materiaal (beamer, scherm, projectortafel)

• herbruikbare bekers (gratis)

• geluidsmeters (gratis)

bij voorrang ter beschikking van:

• Beerselse gemeentediensten, adviesraden en basisscholen: gratis gebruik

• Erkende verenigingen (categorie C)

Herbruikbare bekers en geluidsmeters kunnen ook ontleend worden door categorie A of B voor activiteiten in Beersel.

- Categorie A : Alle  handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B of C vallen.

- Categorie B: Fysieke personen uit Beersel, ondernemingen uit Beersel en politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit.

- Categorie C:

-Verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een Beerselse adviesraad of erkend door de gemeenteraad

-Onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel

-Kinderopvang en kinderkribbe met overeenkomst met gemeente Beersel

-Buurtcomités bij het inrichten van wijkfeesten, aangemeld als Buurtcultuur

Artikel 2: Aanvraagprocedure

• De aanvraagprocedure verloopt online via de uitleenmodule van Ticketgang.

• De aanvragen kunnen ten vroegste 1 jaar en moeten tenminste 15 kalenderdagen voor de geplande activiteit ingediend worden. Bij aanvraag tot ontlening wordt prioriteit verleend volgens de datum van aanvraag.

Artikel 3: Gebruik

• Het materiaal wordt uitsluitend voor activiteiten met openbaar karakter in een uitsluitend Nederlandstalige context ontleend. Het materiaal wordt niet uitgeleend voor commercieel en publicitair gebruik.

• Het materiaal kan in geen geval doorgegeven of doorverhuurd worden aan derden.

Het materiaal wordt enkel voor activiteiten binnen de gemeente uitgeleend.

• Op de tentoonstellingspanelen mogen affiches of andere documenten uitsluitend met zelfklevende velcro of speldjes vastgehecht worden. Plakband en nagels mogen niet gebruikt worden.

• De beamer (inclusief afstandsbediening en kabels) bevindt zich in een draagtas en kan gebruikt worden voor digitale presentaties. De projector dient steeds in een horizontale positie en op een stabiele tafel geplaatst te worden. De lenskap dient eerst verwijderd te worden vooraleer het toestel wordt aangezet. Voor de lens of ventilator en bovenop het toestel mogen geen voorwerpen geplaatst worden. De kabels dienen losgemaakt alvorens het toestel wordt verplaatst.  De beamer kan geleverd worden met of zonder scherm en projectortafel.

• Herbruikbare bekers: De bekers worden gereinigd, gedroogd, en netjes opgeborgen

in transportbakken.

• Geluidsmeters:  Bij elke geluidsmeter hoort een laptop, een micro en een kabel. De organisator is verantwoordelijk voor de installatie en correcte aansluiting van de geluidsmeter. De handleiding (gebruik, installatie, aansluiting en bediening) is bij de geluidsmeter gevoegd.

Artikel 4: Duur ontlening

De ontlener kan materiaal ontlenen voor de duur van maximaal 15 kalenderdagen. Na gebruik moet het ontleende materiaal teruggebracht worden ten laatste op de eerste werkdag volgend op de uitleenperiode. Bij laattijdig terugbrengen wordt een schadevergoeding gevraagd van € 12 per dag. Deze schadevergoeding kan vermeden worden door tijdig contact op te nemen met de uitleendienst.

Artikel 5: Afhaling

Het materiaal wordt door de ontlener tijdens de kantooruren afgehaald en teruggebracht. Bij eigen transport zorgt de ontlener voor een aangepaste bescherming van het materiaal. De ontlener kan ook beroep doen op de technische dienst van de gemeente voor het transport van de tentoonstellingspanelen. Hiervoor wordt een forfait geteld van €55,00.

Artikel 6: Overzicht materiaal en huurprijzen per weekblok

Artikel 7: Betalingswijze van de gebruiksvergoeding en waarborg

De gebruiksvergoeding dient voorafgaand aan de activiteit betaald te worden door overschrijving op de rekening van gemeente Beersel. De betalingsgegevens worden vermeld in de bevestigingsmail van de reservatie.

Voor categorie C geldt er vrijstelling van waarborg.

Voor categorie A en B:

De waarborg voor gebruik van herbruikbare bekers bedraagt €75 euro per uitgeleende bak met een maximum van €500 euro.

De waarborg voor gebruik van een geluidsmeter bedraagt €250.

De borgsom wordt voorafgaand aan de activiteit gestort op de rekening van de gemeente. De waarborg zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mitsafhouding van de kosten van de aangerichte schade.

Artikel 8: Aansprakelijkheid

• De ontlener verbindt zich ertoe alle materialen terug te brengen, ook bij beschadiging. De ontlener moet spontaan en zo spoedig mogelijk de uitleendienst op de hoogte brengen van diefstal, beschadiging of verlies van het geleende materiaal. Diefstal moet gemeld worden bij de politie. Zelf herstellen of vervangen van het ontleende materiaal is in principe verboden tenzij toestemming van het college.

De ontlener is verantwoordelijk voor alle schade aan en/of verlies van (een deel van) het materiaal aangebracht vanaf het ogenblik van afname tot bij het terugbrengen.

Vergoeding bij schade of verlies van (deel van) het materiaal:

100% van het aankoopbedrag in het eerste jaar na aankoop

75% van het aankoopbedrag in het 2de jaar na aankoop

50% van het aankoopbedrag in het 3de jaar na aankoop

• Het gemeentebestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden bij ongevallen bij het gebruik van ontleend materiaal.

Artikel 9:

De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking op 1 september 2021. Het gemeenteraadsbesluit d.d. 29 april 2020 houdende het verhuur- en tariefreglement voor de uitleendienst jeugd, wordt met ingang van 1 september 2021 opgeheven.

De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van de gemeenteraad. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.

De aanvragen van buitengewone aard en eventuele betwistingen in verband met het uitlenen van materiaal zullen door het college van burgemeester en schepenen worden beslecht.

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd: