Het registratiesysteem is geïntegreerd in het softwarepakket ‘meetingburger.net’ en zorgt ervoor dat u bij de raadpleging van een bekendmaking in dit pakket de datum waarop de beslissing is genomen en de publicatiedatum kan verifiëren met de desbetreffende gepubliceerde notulen of besluitenlijst van het bevoegde orgaan.

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

●                     Wettelijke motivering:

Het Cultuurpactdecreet van 28 januari 1974;

Artikel 2, 40, 41, 252, 286 t.e.m. 288 en 326 t.e.m. 335 van het Decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

 

●                     Feitelijke motivering:

Het raadsbesluit van 18 december 2019 houdende de vaststelling van het tariefreglement voor het materiële dienstverlening;

Bij het organiseren van activiteiten en evenementen door sport-, jeugd- en socio culturele verenigingen hebben zij vaak nood aan divers materiaal;

Aangezien de privé-sector er meestal niet in slaagt om op een afdoende wijze dit materiaal te voorzien, is er hier een taak weggelegd voor de gemeente;

De gemeente beschikt over dergelijk materiaal en bijgevolg kan zij dit ook op een objectieve en rationele manier ter beschikking stellen van de bevolking, rekening houdend met het non-discriminatieprincipe opgenomen in het cultuurpact;

Het is verantwoord om voor dit gebruik van technisch materiaal een redelijke prijs aan te rekenen.

De erkenningsreglementen voor de Beerselse verenigingen;

Het is wenselijk de tariefreglementen voor materiaalverhuur aan te passen aan de nieuwe werkwijze via de online module zaalverhuur en aanpassingen door te voeren inzake algemene formuleringen;

De tarieven werden de laatste jaren niet meer aangepast. Het is billijk dat de tarieven worden afgestemd op de consumptieindex gelet op de huidige economische situatie en de inflatie;

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring d.d. 24 oktober 2022.

 

●                     Financiering

De inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

 

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

 

Besluit:

Met 16 ja-stemmen (Hugo Vandaele, Kristien Vanhaverbeke, Eddy Deknopper, Elsie De Greef, Johan Vander Meylen, Jos Savenberg, Bruno Lerminiaux, Sonia Van Wanseele, Hilde Ecker, Sonja Zelck-Bosmans, Ingrid Verschueren, Marc Beling, Nadine Maes, Peter Van Rompuy, Nele Van Craenem en Linda Boon), 5 nee-stemmen (Jan Steyaert, Klaas Slootmans, Eva Fonteyn, Kris De Greef en Ahmed Alaoui Mhammedi), 5 onthoudingen (Christelle Mayné, Perrine Marchal, Emmanuel Donge, Maxime Timmerman en Martine Hupin).

 

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist het raadsbesluit d.d. 18 december 2019, houdende het tariefreglement voor materiële dienstverlening als volgt te herzien:

I. ALGEMENE BEPALINGEN

 

Artikel 1:

Het ter beschikking stellen van materialen en diensten voor sport, cultuur en jeugd wordt door de gemeente geregeld als een openbare dienst.

De betrokken goederen behoren tot het openbare domein.

Onderhavig reglement bepaalt de tarieven en de voorwaarden waaraan die materialen ter beschikking worden gesteld evenals de personen en groeperingen die daarvoor in aanmerking kunnen komen.

 

Artikel 2:

Alle in dit besluit opgenomen tarieven zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door de gemeente, haar adviesraden en comités, in overleg met of op voorstel van het College van Burgemeester en Schepenen, met uitzondering echter voor wat betreft het gebruik van de kadertent (zie artikel 16).

 

Artikel 3:

De aanvragen om gebruik te maken van materiële dienstverlening moeten ingediend worden via de online module van Ticketgang https://beersel.zaalreservatie.be/ en dit minstens 2 en maximum 12 maanden voor de datum van de geplande activiteit.

 

II. MATERIËLE DIENSTEN

 

1. Uitleendienst

1.1. Overzicht materialen

Artikel 4:

De volgende materiële diensten kunnen, zo beschikbaar, aan de gebruikers uitgeleend worden:

a) tafels en stoelen;

b) receptietafels;

c) nadarafsluitingen;

d) herasafsluitingen;

e) tentoonstellingspanelen;

f) podium;

g) tafelgerei;

h) waterkaraffen

i) stemhokjes en stembussen

 

1.2. De gebruikerscategorieën

Artikel 5:

Uitsluitend volgende personen, verenigingen en vennootschappen mogen gebruik maken van de materiële dienstverlening:

 

Categorie A:

Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen die niet onder B of C vallen;

 

Categorie B:

-Politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit;

-Ondernemingen uit Beersel

-Inwoners van de gemeente Beersel kunnen, enkel voor gebruik in gemeentelijke

lokalen, gebruik maken van de dienstverlening zoals bepaald in artikel 3 en 4;

 

Categorie C:

-Verenigingen met zetel in Beersel erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen met uitzondering van organisaties met professionele werking;

-Secundaire onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel

-Kinderopvang, kinderkribbe e.a. organisaties met overeenkomst met gemeente Beersel

-Inwoners van de gemeente Beersel kunnen bij het inrichten van wijkfeesten, aangemeld

als Buurtcultuur, gebruik maken van de dienstverlening zoals bepaald in artikel 3 en 4;

 

Uitzonderingen:

§1. Voor basisscholen geldt er vrijstelling van gebruiksvergoeding.

§2. Op voorstel van het schepencollege kunnen activiteiten met promotioneel karakter voor de gemeente Beersel, vrijstelling van gebruiksvergoeding krijgen.

§3. Bij het gratis ter beschikking stellen van materiaal is het gratis zijn van een activiteit een

basisvoorwaarde. Voor adviesraden die betalende activiteiten met winstoogmerk

inrichten wordt gunsttarief C toegepast.

§4. Voor jaarmarktcomités geldt vrijstelling van gebruiksvergoeding tijdens de jaarmarkt.

§5. Andere organisatoren van festiviteiten op het grondgebied van Beersel kunnen nadars,

 die noodzakelijk zijn om de veiligheid te waarborgen, huren.

§6. De mogelijkheid bestaat dit materiaal tevens uit te lenen aan andere gemeenten of

 verenigingen van andere gemeenten zo het hier een wederdienst betreft voor

 verkregen diensten van deze laatsten.

 

Opmerking: Activiteiten met een openbaar karakter, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten Nederlandstalig zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteit naar leden, publiek, pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten.

Gemotiveerde afwijkingen bvb. in het kader van internationale congressen, wedstrijden, e.d., worden exclusief behandeld door het schepencollege.

 

1.3. De tarieven

Artikel 6:

De tarieven zullen jaarlijks (vanaf de eerste verjaardag van het reglement) per 1 januari geïndexeerd (consumptieprijsindex) worden volgens de formule

 

Basisvergoeding x index maand augustus van het jaar voorafgaand aan de indexatie

                                               index van augustus 2022

 

Ingeval van een negatieve index wordt de laatst geldende prijs aangerekend.

 

 

categorie A: Basistarief

categorie B: Gunsttarief 1/3

categorie C: Gunsttarief 1/5

 

Basistarief (A):

a) Uitlenen van tafels – receptietafels: € 9,25 per stuk;

b) Uitlenen van stoelen: € 3,08 per stuk;

c) Uitlenen van tentoonstellingspanelen: € 9,25 per paneel;

d) Uitlenen van podium

Aluminium podium: € 36,99 per element;

Houten podium: € 36,99 per element;

e) Uitlenen van nadarafsluitingen: € 9,25 per element;

f) Uitlenen herasafsluitingen: € 9,25 per element;

Opmerking : De nadar- en herasafsluitingen die uit veiligheidsoverwegingen en/of overeenkomstig de reglementen van de wielerfederaties dienen geplaatst, worden gratis ter beschikking gesteld door het gemeentebestuur;

g) Uitlenen van tafelgerei (borden, kopjes, bestek, glazen en dgl.): uitsluitend voor gebruik in de gemeentelijke zalen opgenomen in de tarieven.

 Per werkdag of weekend (vanaf vrijdag), met minimum van het aantal stuks per kist:

 € 0,62 per stuk;

h) Uitlenen van waterkaraffen (kraantjeswater): gratis

i) Uitlenen van stemhokjes en stembussen

Belgische of internationale bedrijven met een vestigingsadres in Beersel kunnen, enkel voor hun sociale verkiezingen, gebruik maken van stemhokjes en stembussen van de gemeente: € 12,33 euro per stuk.

 

 

Huurders uit categorie A en B betalen een waarborg van € 250,00.

Bij gebrekkig onderhoud: € 123,31 inhouding op waarborg.

 

Artikel 7:

Het vervoeren van tafels, receptietafels, stoelen, tentoonstellingspanelen, podium, nadarafsluitingen en herasafsluitingen gebeurt steeds door de gemeentediensten. Hiervoor wordt een forfait geteld van € 61,66 . Indien tafelgerei of stemhokjes en stembussen moeten geleverd worden, dan wordt hiervoor eveneens het forfait van € 61,66 aangerekend.

Vervoer buiten de gemeente: forfait + € 1,23 per kilometer (vanaf loods Huizingen).

 

1.4. Betalingswijze van de gebruiksvergoeding

Artikel 8:

Alle gebruikerscategorieën zoals hierboven vermeld dienen minstens veertien dagen voor de geplande activiteit de gebruiksvergoeding te betalen door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel.

 

Artikel 9:

De borgsom van € 250,00, geldend voor categorie A en B, dient veertien dagen voor de activiteit gestort te worden op de rekening van de gemeente.

Deze borgsom zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van de kosten van de aangerichte schade.

 

1.5. Bijkomende voorwaarden

Artikel 10:

De uitleentermijn van dit materiaal bedraagt maximaal 3 opeenvolgende dagen.

 

Artikel 11:

Het transport van tafels en stoelen kan niet afzonderlijk aangerekend worden indien deze benodigdheden als normale voorzieningen worden beschouwd in een feestzaal van de gemeente.

 

Artikel 12:

Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling. Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.

 

Artikel 13:

Elke onderverhuring of in huur nemen van materiaal voor een andere gebruiker dan de aanvrager vermeld in de aanvraag, is verboden.

 

Artikel 14:

Wie artikel 13 overtreedt, zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het College van Burgemeester en Schepenen zal de schadeloosstelling bepalen.

 

2. Aluminium kadertent

 

2.1. Technische bepalingen

Artikel 15:

De technische specificaties van de kadertent kunnen als volgt worden omschreven:

- lengte : 30 meter

- breedte : 10 meter

- hoogte : 2,40 meter (dakgoot) en 4,40 meter (nok)

- profiel : aluminium kader

- zeil : geplastificeerd polyester onbrandbaar doek

- opening : systeem met ringen en lussen aan alle zijkanten

- vloer : houten panelen

- nooddeur(en)

 

 

2.2. Gebruikerscategorieën

Artikel 16:

De kadertent wordt op initiatief van het Schepencollege kosteloos geplaatst op gemeentelijke activiteiten (jaarmarkten, jumelagefeesten, Kasteelfeesten, …).

 

Daarnaast kunnen volgende gebruikerscategorieën, mits betaling van de huurprijs, één weekend per jaar gebruik maken van de kadertent:

 

a) Organisators van wijkfeesten en kermissen erkend door het Schepencollege;

b) Gemeentelijke adviesraden van Beersel;

c) Erkende Beerselse verenigingen met zetel in Beersel met uitzondering van

 deskundigen en van de instellingen met professionele werking.

 

Artikel 17:

Met andere gemeenten en de Provincie Vlaams-Brabant kan het Schepencollege akkoorden sluiten tot het wederzijds gebruiken aan dezelfde voorwaarden van mekaars kadertent.

 

2.3. De tarieven

Artikel 18:

De huurprijs van de aluminium kadertent bedraagt € 1.048,14 inclusief vloer, basisverlichting van 6 verlichtingsarmaturen, nooddeur(en), noodverlichting, pictogrammen, 1 brandblusser schuim en 1 brandblusser CO2.

 

Artikel 19:

De gebruiker is verplicht een verzekering van 7 dagen “alle risico’s” af te sluiten gedurende de uitleenperiode. Hiertoe kan de aanvrager:

- intekenen op de gemeentelijke polis :  € 248,00 (exclusief vloer)

      € 250,00 (inclusief vloer)

- een verzekering afsluiten bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze op

 voorwaarde dat de waarborgen minstens gelijk zijn aan deze van de gemeentelijke

 polis; Het contract dient te worden voorgelegd bij levering van de kadertent.

 

2.4. Betalingswijze van de gebruiksvergoeding

Artikel 20:

Alle gebruikerscategorieën zoals hierboven vermeld dienen minstens één maand voor de geplande activiteit de gebruikersvergoeding te betalen door overschrijving op de rekening van de gemeente Beersel.

In uitzonderlijke omstandigheden kan het Schepencollege de aanvrager toestemming verlenen om de gebruiksvergoeding binnen een termijn van 2 weken na de geplande activiteit te betalen.

 

Artikel 21:

De borgsom van € 600,00 dient één maand voor de activiteit gestort te worden op de rekening van de gemeente.

De borgsom zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van de kosten van de aangerichte schade.

 

2.5. Bijkomende voorwaarden

Artikel 22:

Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.

 

Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.

 

 

 

Artikel 23:

Elke onderverhuring of in huur nemen van de tent voor een andere gebruiker dan de aanvrager vermeld in de aanvraag, is verboden.

 

Artikel 24:

Wie artikel 24 overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het College van Burgemeester en Schepenen zal de schadeloosstelling bepalen.

 

Artikel 25:

De kadertent kan enkel gehuurd worden voor activiteiten die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente Beersel met uitzondering van artikel 17.

 

Artikel 26:

De kadertent wordt niet verhuurd in de maanden januari, februari, juli, augustus en december.

 

Artikel 27:

Het opstellen en afbreken van de kadertent gebeurt steeds op een werkdag tijdens de diensturen.

De aanvrager stelt 2 personen ter beschikking die de personeelsleden van de gemeente helpen bij het in- en uitladen van de plankenvloer van de kadertent.

 

Bij regenweer helpen voornoemde personen tevens met het ophangen van de zeilen in de gemeentelijke loods zodat deze kunnen drogen alvorens op te bergen.

De namen van de aangestelde personen dienen vermeld te worden op het aanvraagformulier.

Indien de voorwaarden van onderhavig artikel bij het opstellen van de kadertent niet worden nageleefd, dan zal de kadertent niet worden opgesteld. Indien de voorwaarden van dit artikel bij het afbreken van de kadertent niet worden nageleefd, dan blijft de waarborgsom eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling én wordt de vereniging voor het volgende kalenderjaar uitgesloten voor reservering van de kadertent.

 

III. SANCTIES

 

Artikel 28:

Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de aanvrager/huurder te dekken zal het College alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.

 

Artikel 29:

Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na de activiteit aan het materiaal of kadertent, dan zal de aanvrager gedurende 5 jaar uitgesloten worden van elke reservering.

 

IV. SLOTBEPALINGEN

 

Artikel 30:

De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking op 1 januari 2023. De tarieven kunnen ten allen tijde herzien worden door een beslissing van de gemeenteraad. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.

 

Artikel 31:

In geval van overmacht kan de gemeente deze overeenkomst zonder enige vorm van schadevergoeding opzeggen.

 

Artikel 2:

De gemeenteraadsbeslissing d.d. 18 december 2019 wordt op 1 januari 2023 opgeheven door huidige beslissing.

 

Artikel 3:

Dit reglement wordt door de burgemeester bekendgemaakt op de gemeentelijke website, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking van het reglement op de webtoepassing van de gemeente.