De raad,
Overwegingen van de gemeenteraad
• Wettelijke motivering:
Het cultuurpactdecreet van 28 januari 1974.
Artikel 40 en 41 van het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995, houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne zoals gewijzigd.
Het besluit van 17 februari 2012 van de Vlaamse Regering tot vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materialenkringlopen en afvalstoffen (het VLAREMA genoemd) en latere wijzigingen”
• Feitelijke motivering:
Het raadsbesluit van 28 oktober 2020 houdende de vaststelling der tarieven voor het gebruik cultuurcentrum de Meent;
De mogelijkheid bestaat dat voor de beoefening van sociaal-culturele activiteiten infrastructuur nodig is;
De privé-sector slaagt er meestal niet in om op een afdoende wijze in deze infrastructuur te voorzien. Hier is dus een taak weggelegd voor de gemeente;
Aangezien de gemeente over dergelijke infrastructuur beschikt, moet zij die ook op een objectieve en rationele manier ter beschikking stellen van de bevolking, rekening houdend met het niet-discriminatie-principe opgenomen in het cultuurpact;
Het is verantwoord voor het gebruik van de infrastructuur een redelijke prijs aan te rekenen;
Het is verantwoord hierbij een onderscheid te maken tussen bewoners van Beersel en van andere gemeenten, omdat deze laatsten niet (of in mindere mate) hebben bijgedragen tot de totstandkoming van de infrastructuur;
De algemene politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties;
De erkenningsmodaliteiten van de gemeentelijke Beerselse adviesraden;
Het is noodzakelijk voor de nieuwe lokalen in CC de Meent een huurtarief vast te stellen;
Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring dd 14/06/2021.
• Financiering
De beslissing heeft geen financiële gevolgen.
VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR
Niet van toepassing
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De gemeenteraad beslist het besluit van de gemeenteraad d.d. 28 oktober 2020 houdende de vaststelling voor het gebruik van CC de Meent als volgt te herzien:
I. ALGEMENE BEPALINGEN.
Artikel 1. Het ter beschikking stellen van infrastructuur, materialen en personeel voor cultuur wordt door de gemeente geregeld als een openbare dienst.
De betrokken infrastructuur en goederen behoren tot het openbare domein.
Onderhavig reglement bepaalt hoe, aan welk tarief en tegen welke voorwaarden die infrastructuur, materialen en diensten ter beschikking worden gesteld, evenals de personen en groeperingen die daarvoor in aanmerking kunnen komen.
Artikel 2. Alle in dit besluit opgenomen tarieven zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door de gemeente, haar cultuurcentrum, haar adviesraden en comités, in overleg of op voorstel van het College van Burgemeester en Schepenen.
2. DE SOCIO-CULTURELE INFRASTRUCTUUR:
CC DE MEENT GEMEENVELDSTRAAT 34 1652 ALSEMBERG.
2.1. Aanvraagmodaliteiten en betalingswijze.
Artikel 3. Behoudens andersluidende bepalingen moet de aanvraag tot het gebruik van de infrastructuur van cultuurcentrum de Meent minstens 2 maand voor de activiteit ingediend worden bij cultuurcentrum de Meent.
Na advies van de beheerder van Congres-en cultuurcentrum de Meent ontvangt de huurder een reserveringsformulier dat hij volledig invult, ondertekend, goedkeurt en terugstuurt naar Congres- en cultuurcentrum de Meent. Het schepencollege beslist autonoom over de verhuuraanvraag. De huurder ontvangt een bevestigingsbrief en rekening die hij (ten laatste een maand voor de verhuurdatum) binnen de 30 dagen na factuurdatum betaalt.
Uitzondering uitsluitend voor Beerselse erkende verenigingen en adviesraden:
De aanvraagtermijn voor het huren van bepaalde gemeentelijke zalen voor een vergadering
zondermeer wordt teruggebracht tot 14 dagen.
Voor het cultuurcentrum heeft deze regeling betrekking op de Van Wilderodezaal en het cursuslokaal op -1 en het vergaderlokaal. Het gebruik voor een vergadering is gratis. Ook de borgsom vervalt voor deze verhuringen. Het lokaal wordt wel klaargezet en netjes achtergelaten door de huurder.
De aanvraag wordt gericht aan info@demeent.be. De aanvrager krijgt binnen de 5 werkdagen een antwoord.
Optieregeling:
Huurders kunnen mogelijke data bij CC de Meent checken en een optie nemen op een datum. Een optie wordt omgezet in een boeking door na goedkeuring door bij het college van burgemeester en schepenen de zaal officieel aan te vragen.
Een optie wordt omgezet in een boeking na indiening van de reservatieformulieren bij CC de Meent en goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen.
Er worden geen verhuringen vastgelegd door het college, verder dan 1 jaar.
Verantwoordelijkheden:
1. De huurder blijft steeds burgerlijk en contractueel aansprakelijk bij alle verhuringen die bij het college van burgemeester en schepenen worden aangevraagd. De huurder heeft de mogelijkheid om in te tekenen op de gemeentelijke abonnementspolis inzake Burgerlijke en Contractuele Aansprakelijkheid.
2. De huurder is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud / organisatie / participanten).
De huurder is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens de verhuurder (m.n. schade aan en in de door hem gehuurde lokalen en directe toegangsruimten en gebruikte materialen).
De huurder is verantwoordelijk voor alle materiaal dat hij meebrengt en is verplicht dit onmiddellijk na de beëindiging van de activiteit te verwijderen.
3. De huurder mag de gehuurde lokalen ten vroegste betrekken op de dag van de verhuring vanaf 07.00 uur. Tevens is de huurder verplicht de gehuurde lokalen (met inbegrip van de vestiaire en de inkomhal) ten laatste om 6 u ’s morgens van de dag, volgend op de activiteit, te verlaten. Dit dient te geschieden overeenkomstig de voorwaarden bepaald in artikel 3.26 van dit artikel De huurder moet voldoende mensen ter beschikking stellen om deze tijdslimiet te halen.
4. De huurder voldoet aan alle gangbare voorschriften en verplichtingen m.b.t. het organiseren van evenementen. De infrastructuur van CC de Meent is onderworpen aan de strengste eisen qua veiligheid en voldoet aan alle keuringen. Voorafgaandelijk aan elke ingreep op de infrastructuur (podium, tribune,..) moet de huurder een schriftelijk positief advies van de brandweer voorleggen.
5. De huurder waakt erover dat de wetgeving i.v.m. de geluidnormen zoals vervat in de Vlarem vanaf 01/01/2013 strikt wordt nageleefd. Voor muziekactiviteiten vanaf 85 dB(A) geeft de VLAREM II aan dat bezoekers dienen geïnformeerd te worden over het maximale toegestane geluidsniveau. Daarvoor wordt het maximaal toegestane geluidsniveau, weergegeven als LAeq,15min, op een duidelijk zichtbare plaats geafficheerd, zowel ter hoogte van de toegang tot de muziekactiviteit als ter hoogte van de mengtafel. Indien zijn activiteit een geluidsniveau van 85 dB(A) overschrijdt (te meten bij LAeq 15 min) maakt hij spontaan gebruik van meet- en registratieapparatuur. Indien een niveau van 95 dB(A) overschreden wordt, zorgt hij er ook voor dat oordopjes aan alle bezoekers vrij en kosteloos ter beschikking worden gesteld. Op eenvoudige vraag van de zaalverantwoordelijke worden de nodige toelatingen voorgelegd en/of metingen en registraties uitgevoerd, zoniet kan de activiteit of de voorbereiding ervan door de zaalverantwoordelijke of de leidende ambtenaar onmiddellijk stilgelegd worden zonder dat de aanvrager/verantwoordelijke enige vorm van schadevergoeding zal eisen. In geen geval aanvaardt het gemeentebestuur de verantwoordelijkheid voor de gevolgen van overtredingen van de wetgeving m.b.t. geluidsnormen door de aanvrager/verantwoordelijke.
6. Huurders van CC de Meent gebruiken verplicht parkingstewards van een organisatie geschikt bevonden door de politie én vanaf een vermoedelijke publieksopkomst van 400 personen.
Publieksopkomst 400 tot 636 personen: 3 stewards
Publieksopkomst meer dan 636 tot maximaal 760 personen: 3 stewards, maar huurder levert zelf 2 mensen die stewards bijstaan.
Keuze uit 2 dienstverleningen
• De activiteit heeft een aanvangsuur: stewards zijn aanwezig vanaf 1 uur voor tot een half uur na dit aanvangsuur. Kostprijs: 15 euro per parking-steward, 1 drankje.
• De activiteit heeft een verspreid verloop: stewards zijn aanwezig op door huurder
aangeduid tijdstip voor een maximale aaneengeschakelde periode van 6 uur. Kostprijs: 20
euro per steward, 2 drankjes en 2 broodjes.
In deze dienstverlening is inbegrepen: volledig uitgeruste stewards, uitrusting voor 2 mensen die stewards bijstaan, bijkomende verplaatsingskosten, prestatie als steward.
Fiscaal: Deze stewards ontvangen als vrijwilliger een onkostenvergoeding.
Verzekering: de huurder neemt de stewards op in zijn verzekering burgerlijke
aansprakelijkheid.
7. Bij manifestaties met reproductie van tekst of muziek (ook achtergrondmuziek) moet steeds op voorhand contact opgenomen worden met SABAM (contact@sabam.be).
8. De “billijke vergoeding” is inbegrepen in de gebruiksvergoeding.
9. De borgsom voor het gebruik van Congres-en cultuurcentrum de Meent wordt vastgesteld op 1044 euro. De borgsom dient (één maand voor de activiteit) binnen de 30 dagen na factuurdatum gestort te worden op de rekening van de gemeente. Deze borgsom zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van de kosten van de aangerichte schade. Gebruikers van categorie C genieten vrijstelling.
10. Huurders van de grote zaal en / of organisatoren van grote manifestaties komen vooraf ter plaatse kijken om een vlotte organisatie te waarborgen. Dit kan, na een afspraak, tijdens de openingsuren van het secretariaat van Congres-en cultuurcentrum de Meent.
• De huurder beschikt vrij over het gehuurde lokaal en het beschikbare meubilair, binnen de globale veiligheids-en huurvoorschriften.
• De huurder dient vooraf duidelijk afspraken te maken m.b.t. het gewenste meubilair, technische apparatuur en technische ondersteuning. Hiertoe vult hij het bijgevoegd reserveringsformulier in en bezorgt dit, samen met een gedetailleerd programmaverloop, aan CC de Meent, Gemeenveldstraat 34, 1652 Alsemberg, info@demeent.be
• Bijkomend materiaal vraagt de huurder zelf aan bij de technische dienst van de gemeente (indien van toepassing) of huurt dit zelf.
• De huurder is verplicht zich te houden aan de concessieovereenkomst betreffende drank. De huurder betrekt alle drank behalve wijn, koffie en sterke drank via Congres- en cultuurcentrum de Meent de concessionaris van het café van CC de Meent aan tarief inkoopprijs + 10%. Hiertoe geeft de huurder ten laatste twee weken op voorhand zijn gewenste bestelling. De concessionaris van het café van CC de Meent levert de gewenste drank, maakt begin-en eindstock en factureert het verbruik.
11. De keuken van CC de Meent kan enkel gebruikt worden door een erkende traiteur met een BTW-nummer en in het bezit van een vestigingsattest voor tafel-of restauranthouder. Het personeel van de traiteur dat in de zaal komt, spreekt uitsluitend Nederlands.
De kostprijs van de maaltijden en recepties en de daarbij horende dranken wordt volledig gedragen door de huurder.
De facturatie door een traiteur gebeurt rechtstreeks aan de huurder.
De traiteur betrekt al zijn dranken uitgezonderd wijn, cava en sterke drank via de concessionaris van het café van CC de Meent.
Wanneer men materiaal wenst te gebruiken dat niet standaard aanwezig is in CC de Meent, is de toestemming vereist van de cultuurfunctionaris. Deze heeft het recht de plaatsing of het gebruik van materiaal te verbieden dat niet aan de geldende veiligheidsvoorschriften voldoet. Bij eventueel defect van de installaties kan de huurder geen verhaal inbrengen tegen gemeente Beersel. Er kan geen schadevergoeding worden bedongen.
De traiteur krijgt toegang tot de gebouwen enkel op de dag van verhuring. Voor 6 uur van de volgende ochtend is de keuken opgeruimd en gekuist door de traiteur.
Het afval is selectief gesorteerd en meegenomen.
De kosten voor de eventueel aangerichte schade aan of het eventueel verlies van materiaal wordt gedragen door de huurder. De schadevergoeding omvat de volledige reparatiekosten, vermeerderd met 20% administratieve kosten.
Het gemeentebestuur kan op basis van negatieve ervaring een traiteur uitsluiten: bijv. bij onoordeelkundig gebruik van het ter beschikking gestelde materiaal of niet hygiënisch en netjes achterlaten van de keuken.
12. Versieringen worden uitsluitend in het gehuurde lokaal aangebracht; beschadiging van de infrastructuur en materiaal mag niet.
In de vloer van het podium mogen in geen enkel geval schroeven en/of spijkers worden gedraaid of geslagen.
Op de parketvloer in de foyer mag geen kleefband aangebracht worden. Aan de akoestische wanden in de Grote zaal wordt niets bevestigd.
Publiciteit buiten het gehuurde lokaal, in en om het cultuurcentrum, wordt aangebracht op de daartoe geëigende plaatsen, in overleg met het secretariaat. Versieringen en publiciteit worden onmiddellijk na de activiteit door de huurder verwijderd. Alle kosten voor het verwijderen van reclame die onder welke vorm ook aangebracht is op plaatsen die hiervoor niet bestemd zijn, vallen ten laste van de aanvrager/huurder en worden afgenomen van de waarborg.
13. Het Congres-en cultuurcentrum de Meent stelt een uitgebreid aanbod van ondersteunend materiaal ter beschikking in de lokalen die zich ertoe lenen. De aanvraag m.b.t. het gewenst materiaal (overheadprojector, scherm, muziekinstallatie,…) dient op het bijgevoegde reserveringsformulier te gebeuren.
14. De gespecialiseerde uitrusting zoals theaterinfrastructuur (belichting, geluid, trekkenwand, digitale filmprojector,…) wordt slechts ter beschikking gesteld met technische bijstand van het personeel van het Congres-en cultuurcentrum de Meent. Waar techniekers van CC de Meent opgeleid zijn voor technische ondersteuning, gaande van lichten ophangen, richten, uitlichten, inbrengen in de computer en programmeren, wordt huurders gevraagd personen met kennis en vakbekwaamheid te voorzien om de nodige technisch-artistieke ondersteuning te geven. De huurder maakt in dit verband vooraf de nodige afspraken op het reserveringsformulier: aantal uren, gewenst materiaal, gewenste dienstverlening,… en voegt een gedetailleerd programmaverloop toe. Op basis van de ontvangen info, technische vereisten, veiligheid,… kan Cultuur & Congrescentrum de Meent de afspraken aanpassen. Aanpassingen worden altijd doorgegeven aan de huurder. Wat de filmprojector betreft, betaalt de huurder 125 euro voor het visioneren en afspelen van de film. VZW de Meent stuurt de aanvrager hiervoor een factuur.
15. Ticketverkoop: Het secretariaat van CC de Meent kan de ticketverkoop van het evenement van huurders verzorgen. Exclusieve verkoop via CC de Meent omvat online verkoop en aan de balie tot en met de bemande avondkassa. Gezamenlijke verkoop omvat verkoop aan de balie van een afgesproken contingent tickets. De huurder duidt de gewenste ticketverkoop aan op de reservatieformulieren waarin de werkwijze uiteengezet wordt en die tevens de transfer van de inkomsten regelt. In het kader van de GDPR-wetgeving kunnen geen klantenbestanden overgemaakt worden aan de huurders. In bepaalde omstandigheden kan CC de Meent een exclusieve verkoop opleggen aan de huurder.
Vzw de Meent stort alle ticketinkomsten door min afhouding van € 1 administratiekost per verwerkt ticket.
16. Zelf klaar zetten en opruimen: De huurder verbindt zich ertoe voldoende mensen ter beschikking te stellen om onder leiding van een gemeenteverantwoordelijke de gehuurde lokalen volledig zelf klaar te zetten en op te ruimen overeenkomstig artikel 3.26.
Bij het niet nakomen van artikel 3.26 wordt, bovenop de kosten voor de schoonmaak aan €40 per uur per werkman, ten minste 50% van de waarborg ingehouden.
17. Wanneer er, gelijktijdig met de activiteit van de huurder, een tentoonstelling in de foyer van Congres-en cultuurcentrum de Meent plaatsvindt, is de huurder verantwoordelijk voor schade en/of diefstal van de tentoongestelde stukken en bijhorend materiaal. Wanneer er, gelijktijdig met de activiteit van de huurder, een voorstelling plaatsvindt in Congres-en cultuurcentrum de Meent, mag deze voorstelling hierdoor niet gestoord worden
(geluidsoverlast).
Veiligheid:
18. Bezetting
• Foyer CC de Meent: maximaal 500 personen (staand)
• Grote zaal: maximaal 636 personen (staand).
- Bij opstelling met tribune is maximaal aantal toeschouwers beperkt tot 592 personen (576 op de tribune en 1 rij ervoor van maximaal 16 stoelen). Vooraan is 2 meter volledig vrij, de zijkanten van de tribune zijn volledig vrij.
- Bij tafelopstelling dienen tafels zodanig opgesteld te worden dat een evacuatieweg van 1m80 rondom wordt vrijgelaten. De tafels worden ofwel evenwijdig met het podium opgesteld, ofwel dwars op het podium waarbij evacuatiewegen worden vrijgehouden van 1m80, evenwijdig met het podium en rechtstreeks uitgevend op de nooduitgangen.
• Foyer CC de Meent + grote zaal: maximaal 636 personen.
Bij gebruik van zaal + foyer dient de evacuatieweg tussen de deuren van de zaal en de deuren van de foyer volledig vrij gehouden te worden van obstakels.
De vooropgestelde maxima gelden voor het aanwezige publiek en mensen op het podium. Mensen in de loges worden door de organisator op een duidelijke manier op de hoogte gebracht van de extra evacuatiemogelijkheid via de loges.
• Foyer CC de Meent + grote zaal + kleine foyer De Springveer: maximaal 760 personen.
Dezelfde veiligheidsvoorschriften gelden als hierboven.
De evacuatieweg tussen de deuren van de zaal en de uitgang via de kleine foyer dient volledig vrij gehouden te worden van obstakels.
• Bij overschrijding van de maxima dient de aanvraag tot zaalhuur vergezeld te zijn van een aanvraag aan de brandweer. Gemeentebestuur Beersel verstuurt de aanvraag administratief. Bij goedkeuring door de brandweer wordt de zaalaanvraag door het schepencollege behandeld. De door de brandweer opgelegde bijkomende maatregelen maken integraal deel uit van de verhuring. De huurder is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de opgelegde maatregelen.
• Meervoudige zaalhuur: De huurder die als eerste een zaal huurt in CC de Meent krijgt zijn aangevraagde bezetting. Alle volgende huurders van zalen voor diezelfde dag krijgen de resterende bezetting. Cultuur- en congrescentrum de Meent bepaalt de opportuniteit en de mogelijkheid van een verdere, secundaire verhuur van de accommodatie.
19. Signalisatie/nooduitgangen
• Noch de brandweerkasten, noch enig ander veiligheidsmateriaal mogen bedekt worden.
• Evenmin mag er een meubelstuk of een hindernis voor geplaatst worden.
• Alle nooduitgangen/uitgangen en evacuatiewegen worden vrijgehouden van obstakels en worden ontgrendeld tijdens de activiteit.
• Het brandscherm moet kunnen functioneren, er mogen geen decorelementen onder geplaatst worden
• De veiligheidssignalisatie moet zichtbaar blijven.
De huurder waakt hier permanent over.
20. Bij elke zaalverhuring, uitgezonderd repetities zonder technische bijstand, cursussen en vergaderingen, is een zaalverantwoordelijke van Congres-en cultuurcentrum de Meent aanwezig.
De zaalverantwoordelijke krijgt bij de start van de verhuring de nodige contactgegevens van de door de huurder aangeduide contactpersoon die de volledige verhuring aanwezig is.
Hij toont de huurder alle nooduitgangen en overloopt de nood-en evacuatieprocedure.
21. De huurder levert vier brandwachten die elk een taak toegewezen krijgen.
22. Ten laatste 30 min. na een evenement heeft het publiek de schouwburg verlaten. De toegang tot alle niet-publieksruimtes, het podium, de kleedkamers is verboden voor iedereen die er niet op dienstredenen moet aanwezig zijn.
23. Alle meegebracht materiaal moet in overeenstemming zijn met de geldende wetten, ARAB, AREI en Vlarem.
Zowel op het podium als in de publieksruimtes moeten decoratie-elementen brandvertragend behandeld zijn en uit de buurt van enige vorm van warmtebronnen gehouden worden.
In de publieksruimtes zijn alle aangebrachte decoratie-elementen, publiciteitsdragers … geattesteerd en worden deze oordeelkundig aangebracht.
De huurder zorgt ervoor
• dat geen brandbaar materiaal tegen de gevel van het gebouw gestapeld wordt.
• dat geen hete of smeulende afvalresten in de vuilbak gegooid worden.
Roken en open vuur (speciale effecten, lassen, kaarsen, toortsen, enz.) op podium, backstage of in de zaal zijn verboden.
Alle lokalen moeten voldoende verlicht zijn. Alleen elektriciteit is toegelaten als algemene kunstmatige verlichtingsbron.
Het gebruik van gas in flessen is verboden, behalve voor de tapinstallatie.
24. CC de Meent is een rookvrij gebouw.
25. Brandblustoestellen mogen enkel gebruikt worden om ontstane brandjes te blussen. Indien gebruikt, meld dit altijd aan zaalverantwoordelijke op de dag van de verhuring.
In geval van brand moet de brandweer verwittigd worden, ook al lijkt de brand onder controle. Enkel de brandweer beslist of het gebouw veilig is.
26. Ontruimen – schoonmaken – recycleren
Artikel 3.26 is van toepassing op alle gebruikers van Congres-en cultuurcentrum de Meent.
Keukenhanddoeken, vaatdoekjes, vuilniszakken dienen zelf meegebracht door de huurder.
Borstels, rolwagens, transportkarretjes worden door de zaalverantwoordelijke ter beschikking gesteld.
Afval
• Plastic flessen, blikjes en drankkartons dienen verzameld te worden in de Beerselse PMD-zak. . Indien de huurder gebruik maakt van PMD-zakken van CC de Meent worden deze gefactureerd aan de huurder aan € 2/PMD-zak (inclusief service-kosten). De zakken worden door de organisator meegenomen na afloop van de activiteit.
Het gebruik van wegwerpbekers is verboden. Het uitleenreglement van de jeugddienst stelt herbruikbare bekers ter beschikking aan organisatoren in Beersel. www.beersel.be/product/1105/uitleendienst-jeugd
• Groenten, fruit- en tuinafval wordt door de huurder in de daartoe bestemde grote GFT-zakken gezet en dichtgebonden na afloop van het evenement meegenomen door de organisator.
• Papier en karton wordt door de huurder in de kartoncontainer aan de dienstingang geplaatst.
• Restafval wordt door de organisator in dichtgebonden Beerselse restafvalzakken na afloop van de activiteit meegenomen. Indien de huurder gebruik maakt van zakken van CC de Meent, worden deze gefactureerd aan de huurder aan € 3/ Beerselse restafvalzak (inclusief servicekosten).
• Het te recycleren glas van wijnflessen, … neemt de huurder op het einde van de verhuring mee.
• De huurder ruimt zwerfafval afkomstig van de activiteit op in de omliggende straten en pleinen.
Alle vuilnis dat niet correct gesorteerd wordt volgens bovenstaande richtlijnen, wordt als restafval aanzien en als zodanig gefactureerd.
Vaten, bakken, mobiele tapinstallaties
• In het dranklokaal plaatst de huurder volgens instructie van de concessionaris de door de huurder gebruikte mobiele tap, de lege en volle vaten, de gesorteerde lege en volle bakken. In de aan de huurder toegewezen frigo staan alleen nog volle flessen, de huurder maakt hiervan een eindstock op en overhandigt dit aan de concessionaris van het café van CC de Meent.
Grote zaal als feestzaal, Grote Foyer CC de Meent, Kleine foyer (voormalige school):
- Rechthoekige tafels afwassen + drogen + opplooien en op de voorziene rolwagens plaatsen en verzamelen op de plaats waar ze bij aanvang stonden.
- Ronde tafels afwassen + drogen en terugplaatsen in de foyer volgens de instructies van de zaalverantwoordelijke.
- Rode stoelen volgens afspraak met de zaalverantwoordelijke terugplaatsen aan de foyer of stapelen in de berging.
- Tentoonstellingspanelen in de rolcontainers terugplaatsen en in de bergruimte achter de Grote zaal opbergen.
- Alle vuilnisbakken legen.
- Ronde bartafels afwassen + drogen en terugplaatsen volgens de instructies van de zaalverantwoordelijke.
- Podium, indien gebruikt, volledig ontruimen en uitborstelen.
- Zaal volledig uitborstelen.
-
Grote zaal als theaterzaal
•Tribune volledig opruimen. U krijgt ze netjes, u geeft ze netjes terug. Eventueel moet u ze stofzuigen.
• Podium volledig ontruimen en uitborstelen
• Loges volledig ontruimen en uitborstelen
• Bar
• Alle glazen, kopjes en bordjes afwassen, drogen en op hun plaats zetten
• Tafels en toog afwassen
• Zaal volledig uitborstelen
Van Wilderodezaal – cursuslokaal
• Tafels en stoelen netjes maken en terugplaatsen zoals aangeduid op het zaalplannetje.
• Zaal volledig uitborstelen
Toog/Foyer CC de Meent
• Alle glazen, kopjes en bordjes afwassen, afdrogen en op hun plaats zetten.
Alle tafels en stoelen netjes maken en terugplaatsen.
Toog afwassen
Foyer volledig uitborstelen
Vestiaire
• U zet de kapstokken op volgorde en kijkt na of alle nummerplaatjes op de juiste plaats aanwezig zijn.
Sanitair
• U laat deze plaats netjes achter: alle wc’s zijn doorgespoeld en functioneren naar behoren, alle lavabo’s zijn leeg, er ligt niets meer op de grond en de vuilnisbakken zijn leeg. Bij probleem verwittigt u de zaalverantwoordelijke.
Financiële afspraken:
27. De waarborg zal terugbetaald worden binnen de zes weken na vaststelling :
- dat al het gebruikte materiaal terug op zijn plaats werd gebracht
- dat er geen schade werd aangericht
- dat de eindafrekeningen werden vereffend.
28. Als de schade het bedrag van de waarborg overschrijdt, verbindt de huurder er zich toe deze schade onmiddellijk en volledig te vergoeden.
29. Elke verandering of bijkomende toezegging na het opstellen van de factuur wordt geparafeerd door beide partijen. Bij de eindafrekening krijgt u hiervan de aanrekening.
30. Alle schikkingen, niet voorzien in dit reglement, worden getroffen door de cultuurfunctionaris, in overleg met de gebruikers. Ook suggesties, klachten en geschillen kunnen ten allen tijde aan de bevoegde ambtenaar of zijn vertegenwoordiger gesignaleerd worden. (Congres- en cultuurcentrum de Meent, t.a.v. de cultuurfunctionaris, Gemeenveldstraat 34, 1652 Alsemberg-Beersel, tel. 02/359 16 00, info@demeent.be).
2.2. De gebruikscategorieën voor occasioneel gebruik.
Artikel 4. Uitsluitend volgende personen, verenigingen of instellingen mogen gebruik maken van de CC de Meent. Deze gebruikers kunnen onderverdeeld worden in volgende categorieën :
- Categorie A : Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B of C vallen.
- Categorie B: Fysieke personen uit Beersel, ondernemingen uit Beersel en politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit
- Categorie C:
-Verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een Beerselse adviesraad of erkend door de gemeenteraad
-Onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel
-Kinderopvang en kinderkribbe met overeenkomst met gemeente Beersel
Uitzonderingen
§1. Mits toestemming van het schepencollege geldt er voor basisscholen vrijstelling van gebruiksvergoeding voor strikt pedagogische activiteiten.
§2. Op voorstel van het schepencollege kunnen activiteiten met een promotioneel karakter voor de gemeente Beersel, vrijstelling van gebruiksvergoeding krijgen.
§3. Zaalverhuur voor activiteiten van eigen gemeentediensten en adviesraden en aan Rode Kruis voor Bloedgiften is steeds gratis.
§4. Bij het gratis ter beschikking stellen van infrastructuur (§1 en 2) is het gratis zijn van een activiteit een basisvoorwaarde. Voor scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten wordt gunsttarief C toegepast.
Activiteiten met een openbaar karakter, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten
Nederlandstalig zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteit naar leden, publiek en pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde afwijkingen bvb. in het kader van internationale congressen, wedstrijden e.d., worden exclusief behandeld door het schepencollege.
2.3. Tarieven.
Artikel 5. De Meent kan door voornoemde gebruikerscategorieën occasioneel gebruikt worden mits toepassing van volgende tarieven :
Categorie A : gewoon tarief.
Categorie B : gunsttarief 1: 1/3 van het gewone tarief.
Categorie C : gunsttarief 2: 1/5 van het gewone tarief.
Opmerking: Elke gebruiker van categorie C kan slechts 2 weekends per jaar genieten van het gunsttarief 2(*). Supplementair gebruik zal aangerekend worden volgens gunsttarief 1. Elke gebruiker van categorie C kan 4 keer gebruik per jaar genieten van het gunsttarief 2 voor voorstellingen, concerten op weekdagen. Supplementair gebruik zal aangerekend worden volgens gunsttarief 1. Voorgaande voordelen zijn niet cumuleerbaar.
Artikel 6. Voor De Meent wordt de gebruiksvergoeding per dag in het gewoon tarief als volgt vastgesteld :
a) - schouwburg (met foyer als doorgang): € 1190
- foyer CC de Meent(**): € 468
- toog (**): € 316
- totaal nieuw complex (excl. A. Van Wilderodezaal en keuken): € 1885
- keuken: € 316
b) - A. Van Wilderodezaal: € 468
- kleine foyer vroegere Springveer(glazenwandruimte+ klein podium): € 316
- cursuslokaal op -1: € 316
c) Repetitie op weekdag in schouwburg of foyer zonder bijstand van een personeelslid (met zaalverlichting = geen spots, geen decorwissels aan trekken) – huurder betreedt en verlaat het gebouw via ingang -1: € 55
(*) weekdagen: maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag tot 18 uur
weekend: vrijdag vanaf 18 uur, zaterdag, verhuring op zondag tot 19 uur.
Wettelijke feestdagen worden gelijkgesteld met weekend. De dag voor een feestdag geldt vanaf 18 uur als weekend.
(**) Afzonderlijk afhuren van de foyer met of zonder toog mag het gebruik van de schouwburg niet hypothekeren. Toezegging van afzonderlijke huur van voornoemde lokalen zal pas in laatste instantie gebeuren, nl. wanneer met zekerheid kan gesteld worden dat de schouwburg niet zal gebruikt worden.
Een huurder vallend onder gebruikscategorie C kan het podium van de grote zaal in CC de Meent per weekblok afhuren, en dit voor maximaal 2 weekblokken per jaar.
Huur per weekblok houdt in: het podium is de hele periode verhuurd aan de huurder; tijdens repetities omvat de huur ook de grote zaal; tijdens voorstellingen omvat de huur de grote zaal + de foyer + de bar.
Een weekblok kan beginnen op maandag of op woensdag en loopt tot en met zondag 19 u.
Huurders betalen € 1056 voor een weekblok van maandag tot zondag. Begint het weekblok op woensdag, dan betalen ze € 942
Het aantal repetities of optredens binnen een weekblok zal de huurprijs niet beïnvloeden.
d) Lokalen vroegere Springveer
Lokaal 3:
• Occasioneel gebruik (excl. berging) - gebruiksvergoeding per dag volgens het gewoon tarief A: 52,5 euro
• Repetitief gebruik (berging inbegrepen) - jaarlijkse gebruiksvergoeding uitsluitend voor categorie C (***): 422,81 euro
Lokaal 4:
• Occasioneel gebruik (excl. berging) - gebruiksvergoeding per dag volgens het gewoon tarief A: 66,5 euro
• Repetitief gebruik (berging inbegrepen) - jaarlijkse gebruiksvergoeding uitsluitend voor categorie C (***): 496,75 euro.
(***)De hoofdgebruiker heeft recht op max. 2 vaste wekelijkse repetitiedagen. Bijkomende repetitiedagen, verschuivingen of uitzonderingen worden steeds afgestemd met het cultuurcentrum.
2.4. Diensten: het ter beschikking gesteld personeel van het cultuurcentrum
Artikel 7. In de gebruiksvergoeding per dag is 1 technieker inbegrepen die advies geeft en permanentie doet gedurende maximaal 8 werkuren voor middernacht. Bijkomende technische ondersteuning wordt vergoed tegen het gebruikelijke tarief.
De aanwezigheid van de technisch medewerkers is verplicht, tenzij men de expliciete vrijstelling heeft van de cultuurfunctionaris, bijvoorbeeld bij decoropbouw zonder spots en gebruik van de trekkenwanden, foyer- en baropbouw, repetitie met zaallicht, vergadering, cursus.
Naargelang de omvang en de aard van de activiteit, bepaalt CC de Meent het noodzakelijke aantal aanwezige techniekers.
De bediening van de apparatuur van Cultuurcentrum de Meent: MH3 geluidstafel, de CHAMSYS-lichttafel, de filmprojector, de Movingheads en de trekkenwand gebeurt uitsluitend door het personeel van het cultuurcentrum.
Cultuurcentrum de Meent beschikt over een ploeg professionele theatertechnici die steeds haar beste beentje voorzet om de activiteit te laten slagen. De technici zijn ten alle tijden bereid om te helpen waar nodig. Ze kunnen echter in geen geval beschouwd worden als extra werkkracht of om tekortkomingen in de organisatie op te vangen. Ondanks de hectische omstandigheden waarin de voorbereiding van een evenement kan plaatsvinden, hebben de technici recht op minimum twee pauzes van een half uur en wel tussen 12.00 uur en 13.00 uur en tussen 17.00 uur en 18.00 uur.
Na toestemming van de cultuurfunctionaris kan de huurder uitzonderlijk schouwburg, foyer of vergaderlokaal gebruiken zonder technieker. De huurder is volledig aansprakelijk voor al wat er met het gebouw en de inboedel kan gebeuren én is verantwoordelijk voor de bewaking van de lokalen. Na afloop van de activiteit dient de huurder alles netjes op te ruimen, de verwarming af te zetten, de lichten te doven en alle deuren slotvast te maken conform de instructies van het personeel van Cultuurcentrum de Meent.
2.5. Andere kosten
Artikel 8 De andere kosten uit het bestaande reglement worden aangerekend als de huurder er gebruik van maakt, zonder onderscheid van de gebruikerscategorieën.
Aanrekening door gemeentebestuur Beersel :
Verplicht inhuren van het noodzakelijk aantal technische medewerker: na de in de gebruiksvergoeding per dag inbegrepen maximaal 8 techniekerwerkuren voor middernacht: € 15/uur/technieker.
Indien de organisator om meer dan de door het cultuurcentrum voorziene techniekers verzoekt, dient hij hiervoor steeds een supplement van € 15/technieker/uur te betalen.
Van middernacht tot 01.00u komt er bovenop de normale vergoeding een supplement van €15/uur/technieker.
Als de techniekers later dan 01.00u in de morgen aanwezig dienen te zijn, wordt er bovenop de normale vergoeding een vergoeding van € 25/technieker/uur aangerekend.
De aanrekening van de werkuren gebeurt op basis van reële prestaties.
De huurder ontvangt een factuur van CC de Meent. CC de Meent stort de inkomsten jaarlijks door aan de gemeente Beersel.
• Slecht opkuisen van de gebruikte lokalen: ten minste 50% van de waarborg ingehouden.
• Nalatigheid (sleutels verloren, lichten laten branden, nalaten verwarming uit te draaien,): € 50.
• Het niet of incorrect afsluiten van de buitendeuren/nooduitgangen van het cultuurcentrum: € 50.
Aanrekening door Technische uitvoeringsdiensten van gemeente Beersel:
• Meubilair en materiaal niet voorhanden in CC de Meent, zie Uitlenen gemeentemateriaal voor feesten en evenementen.
Aanrekening door vzw de Meent:
Materiaal/diensten geplaatst door het personeel van CC de Meent:
- Podium (max. 40 m2) en geluidsversterking in de foyer: €200
- Verwijderen zwarte vloer: € 150
- Omdraaien balletvloer (naar witte kant) op podium: € 150
- Inschuiven tribune: € 100
- 3/4e vleugelpiano: € 110
- Volledige PA-set bij optreden door CC de Meent: € 500
- Digitale filmprojector (ook voor 3D-vertoningen): € 125
- Groot lichtplan (indien de voorstelling van die aard is dat de basisopstelling dient te worden gewijzigd. De tijd die hiervoor nodig is, valt binnen de duur van de zaalhuur): € 200
- Vuilniszakken restafval (max. 75l.): € 3 per vuilniszak
- PMD:zak: € 2 per blauwe zak.
- Parkingstewards vanaf 400 bezoekers: zie artikel 3.6.
- Ticketverkoop via CC de Meent: €1 administratiekost per verwerkt ticket.
Aanrekening door concessiehouder van de bar van CC de Meent:
- Eindafrekening van de verbruikte drank
- Eventuele andere diensten geleverd door de concessiehouder van de bar van CC de Meent.
2.6. Bijkomende voorwaarden.
Artikel 9.
- Op zondag kan de grote zaal van CC de Meent gehuurd worden tot 19 uur. Om 19 uur moeten alle gehuurde lokalen opgeruimd zijn. Vanaf 19 uur staat de zaal ter beschikking van CC de Meent voor de wekelijkse filmvoorstelling.
- Sluitingsuur: Repetities eindigen om 23 uur. Alle activiteiten in gemeentelijke culturele infrastructuur dienen om 24.00 uur te eindigen.
Organisatoren van bals, dansfeesten, e.d. die organiek toestemming hebben mogen na 24.00 uur open blijven zonder evenwel het sluitingsuur en heropeningsuur vermeld in het gemeentelijk politiereglement te overschrijden. Dit sluitingsuur is 01.00 uur. Voor huwelijksfeesten en andere privéfeesten kan de burgemeester afwijkingen toestaan. Overtredingen hierop kan de burgemeester bestraffen door weigering van nieuwe verhuringen of door intrekking van bestaande huurovereenkomst.
Artikel 10. De gebruiksvergoeding per dag van een zaal omvat het gebruik van de zaal, de verwarming, de verlichting, het waterverbruik en het ter beschikking gestelde personeel voor maximaal 8 techniekerwerkuren voor middernacht.
Artikel 11. Elke onderverhuring of in huur nemen voor een andere gebruiker dan deze vermeld in de aanvraag is verboden.
Het overnachten in de gemeentelijke infrastructuur is ten strengste verboden.
Artikel 12. Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.
Indien de huurder de huurovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele huurprijs eigendom van de gemeente ten titel van schadeloosstelling.
Artikel 13. Algemeen leefmilieu-, brandpreventie- en politiereglement en Vlaremwetgeving.
Het algemeen geldende leefmilieu-, brandpreventie- en politiereglement en Vlaremwetgeving moet door de gebruiker nageleefd worden en in het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie.
Artikel 14. Buitenactiviteiten aan de inkom en directe omgeving kunnen pas na overleg met de cultuurfunctionaris en na goedkeuring van het college. Vuurkorven, eetstanden en vergelijkbare activiteiten kunnen in geen geval aan de inkom van CC de Meent. Aangebrachte buitenversieringen, publiciteit,.. mogen in geen enkel geval schade aanbrengen aan het gebouw of de toegang tot het gebouw.
3. SANCTIES.
Artikel 15. a) Wie artikel 11 van dit reglement (onderverhuring of huren voor een andere vereniging) overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het College van Burgemeester en Schepenen zal de schadeloosstelling bepalen;
b) Wie de voorwaarden van artikel 9 (sluitingsuur) van dit reglement niet nakomt zal een bijkomende vergoeding betalen van € 144.
Artikel 16. Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de aanvrager/huurder te dekken zal het College alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.
Artikel 17. Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na een activiteit in een feestzaal of tent dan zal de vereniging of particuliere gebruiker gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.
4. SLOT-EN OVERGANGSBEPALINGEN.
Artikel 18. Het cultuurcentrum is, behoudens initiatieven van gemeentebestuur Beersel, gesloten: 1 week in de paasvakantie inclusief het paasweekend, de laatste 2 weken van juli en de eerste 2 weken van augustus en van 24 december tot en met 1 januari.
Artikel 19. Alle niet-voorziene gevallen worden geregeld door het College van Burgemeester en Schepenen.
Artikel 20. De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking op 1 juli 2021. De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van de gemeenteraad. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.
Artikel 21. Alle niet-voorziene gevallen worden geregeld door het college van Burgemeester en schepenen. Het college behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij het AGB Beersel zelf over de accommodatie dient te beschikken van ambstwege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten zonder enig recht van schadevergoeding door de gebruiker.
Artikel 22. Deze beraadslaging zal voor kennisneming worden overgemaakt aan de Hogere Overheid.
Artikel 2:
Deze beslissing wordt gecommuniceerd:
Aan: | Hoe: |
brede publiek | website |