Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur neemt kennis en bekrachtigt de beslissing van de voorzitter van het AGB van 30 november 2022 waarbij de gemeente Beersel wordt gemachtigd om voor rekening van het AGB een gunningsprocedure voor een occasionele gezamenlijke opdracht te organiseren voor de opdracht "Aankoop van bouwmaterialen voor de gemeente, OCMW en AGB (2023)".
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur neemt kennis en bekrachtigt de beslissing van de voorzitter van het AGB van 30 november 2022 waarbij de gemeente Beersel wordt gemachtigd om voor rekening van het AGB een gunningsprocedure voor een occasionele gezamenlijke opdracht te organiseren voor de opdracht "Sporadische aankoop van ijzerwaren voor de gemeente, OCMW en AGB (2023)".
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur neemt kennis en bekrachtigt de beslissing van de voorzitter van het AGB van 30 november 2022 waarbij de gemeente Beersel wordt gemachtigd om voor rekening van het AGB een gunningsprocedure voor een occasionele gezamenlijke opdracht te organiseren voor de opdracht "Sporadische aankoop van zand voor de gemeente, OCMW en AGB (2023)".
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur neemt kennis en bekrachtigt de beslissing van de voorzitter van het AGB van 30 november 2022 waarbij de gemeente Beersel wordt gemachtigd om voor rekening van het AGB een gunningsprocedure voor een occasionele gezamenlijke opdracht te organiseren voor de opdracht "Sporadische aankoop van zandcement, beton en mager beton voor de gemeente, OCMW en AGB (2023)".
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur gelast de dienst Patrimonium de naamsoverdracht (gemeente Beersel naar AGB Beersel) uit te voeren voor de overeenkomst "Proximus recht van bezetting : 02BES van 9 maart 1998 en latere bijvoegsels" op het onroerend goed “Sportcentrum Kerkeveld” gelegen aan de Schoolstraat 46 te Beersel cfr de erfpachtovereenkomst van 20 december 2017.
Artikel 2:
De raad van bestuur keurt het bijvoegsel “1” ontvangen op 8 juni 2022 aan de overeenkomst "Proximus recht van bezetting : 02BES van 9 maart 1998” aangaande het vernieuwen van de zendmast goed (toevoegen nieuwe plannen).
Artikel 3:
Deze beslissing wordt gecommuniceerd:
Aan: | Hoe: |
Proximus | Brief |
Dienst financien | Besluit |
Dienst patrimonium | Besluit |
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur gelast de dienst Patrimonium de naamsoverdracht (gemeente Beersel naar AGB Beersel) uit te voeren voor de overeenkomst "Belgium Tower Partners - Concessieovereenkomst VB4114A van 28 juli 1999 en latere bijvoegsels" op het onroerend goed "Sportcentrum kerkeveld" gelegen aan de Schoolstraat 46 te Beersel, cfr de erfpachtovereenkomst van 20 december 2017.
Artikel 2:
De raad van bestuur neemt kennis van het schrijven van 30 juni 2022 van Belgium Tower Partners aangaande de verlenging met 6 jaar (in voege vanaf 18 mei 2024) van de Concessieovereenkomst - concessie met het oog op de terbeschikkingstelling van vestigingen - referte VB4114A aan dezelfde voorwaarden zoals voorzien is in artikel 14 (duur) in de huidige overeenkomst van 28 juli 1999 en het bijvoegsel van 19 mei 2015.
Artikel 3:
Deze beslissing wordt gecommuniceerd:
Aan: | Hoe: |
Belgium Tower Partners | Brief |
Dienst Financiën | Besluit |
Dienst Patrimonium | Besluit |
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur gelast de dienst Patrimonium de naamsoverdracht (gemeente Beersel naar AGB Beersel) uit te voeren voor de overeenkomst "Orange Belgium - Overeenkomst ten precaire en herroepelijke titel voor een bestaand lokaal - referte : C2 226F1 van 15 juli 1997 en 30104F1 van 3 februrari 2010" op het onroerend goed "Sportcentrum Kerkeveld" gelegen aan de Schoolstraat 46 te Beersel, cfr de erfpachtovereenkomst van 20 december 2017.
Artikel 2:
Deze beslissing wordt gecommuniceerd:
Aan: | Hoe: |
Orange Belgium | Brief |
Dienst Financiën | Besluit |
Dienst Patrimonium | Besluit |
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
Goedkeuring wordt verleend aan de eindafrekening voor de opdracht “Renoveren van de houten sportvloer in de sporthal Kerkeveld - Schoolstraat 46 - 1650 Beersel”, opgesteld door Openbare werken Patrimonium, waaruit blijkt dat de werken een eindtotaal bereikten van € 49.967,20 excl. btw of € 60.460,31 incl. 21% btw.
Artikel 2:
Deze opdracht wordt voorlopig opgeleverd.
Artikel 3:
De eerste helft (€ 1.260,00) van borgtocht nr. 3626/82204-50377-10 (Borgstellingskas: BNP Paribas Fortis) van € 2.510,00 mag worden vrijgegeven.
Artikel 4:
De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:
Financieel meerjarenplan | 2020-2025 | |||
Budgetjaar | 2022 | |||
Bedrag uitgave inclusief BTW: | € 60.460,31 | |||
Volgnr. MJP | Actienummer | Algemene rekening | Beleidsdomein | Beleidsveld |
MJP000007
| AC000006 | 22910000 | 01 | 0742 |
Artikel 5:
Deze beslissing wordt gecommuniceerd:
Aan: | Hoe: |
dienst financiën | besluit |
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.
Artikel 2:
Raad van Bestuur beslist dat deze opdracht gegund wordt aan The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise, voor :
- cloud omgeving : € 1.140,00 exclusief btw;
- SynCore programma : € 3.040,00 exclusief btw;
- licentiekost : € 894,60 excl.btw/per jaar
en dit volgens hun offerte dd. 17 november 2022 referentie Offerte 2205895/2 Gemeente Beersel.
Artikel 3:
De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:
Financieel meerjarenplan | 2020-2025 | |||
Budgetjaar | 2022 en volgende | |||
Bedrag uitgave exclusief BTW: | Sporthal Beersel (2/29) : € 288,28 Sportschuur Dworp (1/29) : € 144,14 Sportcomplex Lot - grote zaal (8/29) : € 1.153,10 Sportcomplex Lot - kleine zaal (9/29) : € 1.297,24 Petanque Lot (9/29) : € 1.297,24 Licentiekost : € 894,60 per jaar | |||
Volgnr. MJP | Actienummer | Algemene rekening | Beleidsdomein | Beleidsveld |
MJP000104
| AC000002 | 22910000 |
| 0742 |
MJP000103
| AC000002
| 22910000
|
| 0742 |
MJP000011
| AC000006
| 61030200 |
| 0742 |
Artikel 4:
Deze beslissing wordt gecommuniceerd:
Aan: | Hoe: |
The Belgian | brief |
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De raad van bestuur neemt kennis van het proces-verbaal van opening van offertes dd. 07/11/2022 in de procedure tot het hernieuwen van de concessie tot uitbating van een cafetaria bij sportcentrum Kerkeveld.
Artikel 2:
De raad van bestuur beslist tot een herlancering van de procedure tot hernieuwing van de concessie en beslist daartoe de selectieleidraad en concessieovereenkomst als volgt aan te passen:
Artikel 1.4 Procedureverloop
De plaatsingsprocedure verloopt in principe als volgt:
1) derde oproep tot indiening van een offerte (1 december 2022);
2) indiening van de offertes (uiterlijk 30 december 2022);
3) opening van de offertes (2 januari 2023);
4) beoordeling van de ingediende offertes (begin januari 2023);
5) gunning (25 januari 2023);
6) aanvang van de concessie (1 februari 2023).
...
Artikel 2.3 Indiening en opening offerte
...
De uiterste indieningsdatum is 30 december 2022.
...
Artikel 3.7 Duur van de overeenkomst
De overeenkomst wordt afgesloten voor een duur van negen achtereenvolgende jaren, om te beginnen op 1 februari 2023 en eindigend op 31 januari 2032. Indien de exploitatie, om welke reden ook, niet kan aanvangen op 1 februari 2023 kan het AGB hiervoor niet verantwoordelijk worden gesteld.
Artikel 3:
Deze beslissing wordt gecommuniceerd:
Aan: | Hoe: |
Betrokken gemeentelijke diensten | Uittreksel |
Publiekelijke bekendmaking | Website, Rondenbosmagazine, gemeentelijke nieuwsbrief, gemeentelijke facebookpagina, aanplakking in sportcentrum, via brouwers, etc. |
|
|
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
I. ALGEMENE BEPALINGEN.
Artikel 1:
De raad van bestuur beslist om de modaliteiten sportinfrastructuur van 25 mei 2022 aan te passen.
Artikel 2:
Alle in dit besluit opgenomen gebruiksvergoedingen zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.
II. DE SPORTINFRASTRUCTUUR.
Artikel 3: Lijst van de sportinfrastructuur:
De sportinfrastructuur Vogelenzang omvat
de grote sportzaal met bijhorende kantines+ kleedkamers
de kleine sportzaal + kleedkamers
de voetbalvelden + kunstgrasveld + kleedkamers
De sportinfrastructuur O. Van Roy omvat
de voetbalvelden + een kunstgrasveld + kleedkamers + bijhorende kantine
De sportinfrastructuur Kerkeveld omvat
de sportzaal met 2 squashvelden+ kleedkamers
de voetbalvelden + kleedkamers
De sportinfrastructuur H. Meerts omvat
de sportschuur+ kleedkamers
De sportinfrastructuur Rilroheide omvat
de voetbalvelden + kleedkamers + bijhorende kantine
De sportinfrastructuur Kloosterstraat omvat
de overdekte petanquevelden + bijhorende vergaderruimte
Artikel 4: Aanvraagmodaliteiten:
A.1 Occasioneel gebruik van de infrastructuur (exclusief kantines en vergaderruimte)
De aanvraag voor occasioneel gebruik dient minstens 2 werkdagen vooraf via beersel.zaalreservatie.be aangevraagd te worden.
A.2 Occasioneel gebruik van de kantines en vergaderruimte
De aanvraag voor occasioneel gebruik dient minstens 1 maand vooraf via beersel.zaalreservatie.be aangevraagd te worden.
B. Repetitief gebruik (activiteiten die met regelmatige tussenpozen op welbepaalde dagen worden georganiseerd) van de infrastructuur (inclusief kantines en vergaderruimte)
De aanvraag voor repetitief gebruik moet schriftelijk of via sportinfrastructuur@beersel.be ingediend worden bij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.
Erkende sportverenigingen kunnen de sportinfrastructuur eigen aan hun sporttak repetitief gebruiken volgens onderstaande richtlijnen:
• Zaalsportverenigingen hebben voorrang in de binnensportaccommodaties.
• Buitensportverenigingen hebben voorrang op de openluchtinfrastructuur.
• Ploegsporten hebben voorrang op individuele sporten.
• Erkende sportverenigingen hebben steeds voorrang op andere verenigingen.
• De gebruikers die in aanmerking komen voor de tarieven C,D of E hebben bij de opmaak van de bezetting van de sportaccommodatie voorrang op de andere gebruikers.
N.B. Het AGB kan hierop steeds afwijkingen toestaan.
Artikel 5: Gebruikerscategorieën
Uitsluitend volgende personen, verenigingen of instellingen mogen gebruik maken van de sportinfrastructuur tenzij expliciet anders bepaald in dit reglement.
Naargelang de aanvrager en de aard van het gebruik worden volgende tarieven toegepast:
• Tarief A:
Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B, C, D of E vallen.
• Tarief B:
Een fysieke persoon uit Beersel die geen sport in ploegverband komt beoefenen.
Indien men met meerdere personen komt sporten, dient de meerderheid van de aanwezigen op het grondgebied van Beersel woonachtig te zijn.
Ondernemingen uit Beersel voor de organisatie van een sportactiviteit, de meerderheid van de aanwezigen moeten op het grondgebied van Beersel woonachtig zijn.
• Tarief C:
Verenigingen met zetel in Beersel, erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen met uitzondering van organisaties met professionele werking.
Onderwijsinstellingen en deeltijds kunstonderwijs met zetel in Beersel.
Kinderopvang, kinderkribbe e.a. organisaties met overeenkomst met gemeente Beersel
• Tarief D:
Jeugdploegen tot en met 18 jaar van Beerselse verenigingen met zetel in Beersel erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen met uitzondering van organisaties met professionele werking.
• Tarief E:
Wedstrijden (inclusief vriendschappelijke wedstrijden) van Beerselse verenigingen met zetel in Beersel erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen met uitzondering van organisaties met professionele werking.
Uitzonderingen
De gemeente treedt op als derde betaler van de gebruiksvergoeding (exclusief de consumpties), mits toestemming van het schepencollege van de gemeente Beersel, voor
1. strikt pedagogische activiteiten georganiseerd door basisscholen uit de gemeente Beersel of door onderwijsdiensten waarvan deze scholen gebruik maken;
2. activiteiten met een promotioneel karakter voor de gemeente Beersel;
3. activiteiten van gemeente- en OCMW-diensten en adviesraden;
4. oefenstonden specifiek voor G-sport.
Wanneer de gemeente Beersel optreedt als derde betaler voor de vergoeding voor het ter
beschikking stellen van infrastructuur, is het gratis toegankelijk zijn van een activiteit een basisvoorwaarde. Voor scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten wordt gunsttarief C toegepast.
Opmerking: Indien de activiteiten ingericht door gebruikers een openbaar karakter hebben, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten het Nederlandstalige activiteiten, trainingen of wedstrijden zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteiten naar leden, publiek en pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde afwijkingen bijvoorbeeld in het kader van internationale wedstrijden, tornooien e.d. worden exclusief beoordeeld door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.
Artikel 6: Tarieven (exclusief 6 % btw) en bepalingen:
De huurprijs/tarieven zal jaarlijks (vanaf de eerste verjaardag van het reglement) per 1 januari geïndexeerd (consumptieprijsindex) worden volgens de formule
Basisvergoeding x index maand augustus van het jaar voorafgaand aan de indexatie
index van augustus 2022
Ingeval van een negatieve index wordt de laatst geldende prijs aangerekend.
Tarief per gebruikerscategorie en infrastructuur. De uurtarieven op het gebruik van sportzalen en sportvelden (inclusief kleedkamers en stortbaden) worden bepaald als volgt
6.1. Grote sportzaal Vogelenzang + Kerkeveld (per veld)
| A | B | C | D | E |
1/3de zaal | € 28,36 | € 21,30 | € 5,37 | € 1,37 | € 8,00 |
2/3de zaal | € 49,66 | € 35,48 | € 9,33 | € 2,69 | € 14,70 |
3/3de zaal | € 78,02 | € 49,66 | € 13,33 | € 5,37 | € 20,02 |
| Inwoners Beersel | Niet-inwoners Beersel |
Badminton per uur/veld | € 4,32 | € 8,63 |
6.2. Squashvelden sportzaal Kerkeveld
| Inwoners Beersel | Niet-inwoners Beersel |
Squash per half uur | € 6,17 | € 9,86 |
6.3. Sportschuur H. Meerts Dworp
| A | B | C | D | E |
1/2de zaal | € 28,36 | € 21,30 | € 5,37 | € 1,37 | € 8,00 |
2/2de zaal | € 49,66 | € 35,48 | € 9,33 | € 2,69 | € 14,70 |
| inwoners Beersel | niet-inwoners Beersel |
Badminton per uur/veld | € 4,32 | € 8,63 |
6.4. Kleine sportzaal Vogelenzang
A | B | C | D | E |
€ 28,36 | € 21,30 | € 5,37 | € 1,37 | € 8,00 |
6.5. Voetbalvelden + kunstgrasvelden
Tarief veld per uur (zonder kleedkamers of sanitair) | ||||
A | B | C | D | E |
€ 25,56 | € 17,04 | € 2,69 | € 0,68 | € 4,00 |
Tarief veld met kleedkamers en sanitair per uur | ||||
A | B | C | D | E |
€ 49,66 | € 34,08 | € 5,37 | € 1,37 | € 8,00 |
6.6. Overdekte petanquevelden
Tarief gedeelte vooraan | ||||
A | B | C | D | E |
€ 25,56 | € 14,18 | € 1,00 | € 0,68 | € 3,37 |
Tarief gedeelte achteraan | ||||
A | B | C | D | E |
€ 25,56 | € 14,18 | € 1,00 | € 0,68 | € 3,37 |
Volledige accommodatie (exclusief vergaderruimte) | ||||
A | B | C | D | E |
€ 49,66 | € 28,36 | € 2,01 | € 1,37 | € 6,01 |
6.7. Kleedkamers
Tarief per kleedkamer en sanitair per uur | ||||
A | B | C | D | E |
€ 25,56 | € 17,04 | € 2,69 | € 0,68 | € 4,00 |
6.8. Kantines (voetbal en sportzaal Vogelenzang)
De kantines kunnen enkel gebruikt worden voor activiteiten verbonden aan sportactiviteiten.
Uitgezonderd voor vergaderingen, opleidingen en interne ledenfeesten van erkende Beerselse verenigingen. De kantines kunnen niet gebruikt worden voor eetfestijnen, fuiven, dansfeesten, verjaardagsfeesten e.d. Bakken, braden en/of frituren is niet toegestaan in de kantines of bijhorende lokalen.
Voor occasioneel gebruik (gebruik aan 0% btw):
| A | B | C |
| Niet-inwoners van Beersel | Inwoners van Beersel en andere verenigingen, ondernemingen van Beersel | Erkende verenigingen (*) |
gebruik met beperkt drankverkoop | € 374,41 per dag | € 302,67 per dag | € 110,98 per dag |
gebruik zonder drankverkoop |
|
| € 55,38 per dag |
(*) Erkende Beerselse verenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.
De waarborg is enkel van toepassing voor categorie A en B.
De borgsom voor het gebruik van de kantines voor occasioneel gebruikwordt vastgesteld op 200 euro. Deze borgsom dient minstens één maand vooraf betaald te worden op rekening van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. De borgsom, zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van kosten van de aangerichte schade en eventueel opruimen.
Voor repetitief gebruik (verbonden aan sportactiviteiten, gebruik aan 0% btw):
Enkel erkende Beerselse sportverenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.
Bij een eerste ingebruikname van de kantine zal er een plaatsbeschrijving worden opgesteld door een afgevaardigde van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel in samenspraak met de gebruiker. Een repetitieve gebruiker mag beperkt meubilair aanbrengen in de ruimte zonder dat deze andere gebruikers kunnen hinderen na toelating van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel kan nooit verantwoordelijk worden gesteld voor schade aan dit meubilair. De repetitieve gebruiker richt daartoe een aanvraag in via sportinfrastructuur@beersel.be.
Kantines gelegen aan de voetbalvelden + sportzaal Vogelenzang | Tarief per dag
|
| € 7,10 per dag |
vergadering door de repetitieve gebruiker | vrijgesteld van gebruiksvergoeding |
6.9. Vergaderruimte Kloosterstraat te Lot (gebruik aan 0% btw)
De vergaderruimte kan niet gebruikt worden voor eetfestijnen, fuiven, dansfeesten, verjaardagsfeesten e.d. Bakken, braden en/of frituren is niet toegestaan in de vergaderruimte of bijhorende lokalen. Er is een algemeen toegestaan gebruik van het afwaslokaal bij gebruik van het gebouw/vergaderruimte.
Voor occasioneel gebruik:
A | B | C |
Niet- inwoners van Beersel | Inwoners van Beersel en andere verenigingen van Beersel | Erkende verenigingen (*) |
€ 65,84 per dag | € 21,48 per dag | € 13,16 per dag |
(*) Erkende Beerselse verenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.
Voor repetitief gebruik:
Enkel voor eigen activiteiten van erkende Beerselse verenigingen met beperkt drankverkoop.
Vergaderruimte gelegen in de Kloosterstraat te Lot | Tarief per dag |
| € 3,59 per dag |
Vergadering door de repetitieve gebruiker | vrijgesteld van gebruiksvergoeding |
III. BETALINGSWIJZE:
De gebruiksvergoedingen voor occasioneel en repetitief gebruik worden maandelijks aangerekend.
IV. BIJKOMENDE VOORWAARDEN:
Artikel 7:
Aanwending voor andere doeleinden en of wijzigingen van gebruik dient minstens 2 weken voor de activiteit schriftelijk of via e-mail sportinfrastructuur@beersel.be aangevraagd te worden en wordt bepaald door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.
Artikel 8:
De gebruiksvergoeding van een sportzaal omvat het gebruik van de zaal, de vrij aanwezige sportmaterialen, de verwarming, verlichting, waterverbruik, billijke vergoeding tenzij anders bepaald in dit reglement.
Artikel 9:
De energiekosten van kantines en/of ruimten die niet louter voor sportbeoefening worden aangewend, vallen volledig ten laste van de repetitieve gebruikers. Bij occasioneel gebruik door derden wordt telkens €12,40 per (exclusief 21% btw) dag in mindering gebracht.
Artikel 10:
Elke overdracht van gebruiksrecht of in gebruik nemen voor een andere gebruiker dan de aanvrager dan deze vermeld in de aanvraag is verboden.
Artikel 11:
Het gewone onderhoud (schoonmaak) van alle gebruikte ruimten dient gedaan door de gebruiker.
Artikel 12:
Na gebruik moet het gebruikte gedeelte en de omgeving netjes worden opgeruimd en wordt reclame verwijderd. Laat de gebruiker dit na, dan zorgt het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel voor de opruim tegen terugvordering van de kostprijs bij de gebruiker. De gebruikers ruimen zwerfafval afkomstig van hun eigen activiteiten op in de omgeving van de gebruikte infrastructuur: op stoepen, omliggende straten of pleinen.
Het gebruik van wegwerpbekers is verboden. De uitleendienst Vrije Tijd kan steeds, op aanvraag van de gebruiker, herbruikbare bekers ter beschikking stellen aan de gebruikers. Aanvragen voor
herbruikbare bekers worden online ingediend via de materiaalmodule van TicketGang https://beersel.zaalreservatie.be
Sport-, cultuur-, jeugd- en buurtverenigingen, adviesraden, onderwijsinstellingen en gemeentelijke diensten kunnen ook herbruikbare bekers uitlenen bij afvalintercommunale Intradura via www.intradura.be/nl/uitlenen-herbruikbare-bekers.
Artikel 13:
Alle gebruikers en exploitanten van kantines en vergaderruimten moeten zich schikken naar de wettelijke verplichtingen inzake verzekeringen en veiligheidsnormen. Hiervan dient het bewijs bij de aanvraag voorgelegd te worden. Alle verzekeringspremies, auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding vallen ten laste van de gebruikers. De gebruiker dient de nodige instanties tijdig voorafgaand aan het evenement zelf te contacteren.
De gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud en deelnemers).
Artikel 14:
De gebruiker staat zelf in voor de afvoer van het huishoudelijk afval:
Men dient gebruik te maken van een privé-ophaaldienst of men dient gebruik te maken van de gemeentelijke selectieve ophaalrondes. Men dient zich evenwel te schikken naar de reglementering terzake (zie huisvuilkalender).
Artikel 15:
Bij elk evenement dient de gebruiker zijn evenement te melden aan het evenementenloket via https://www.beersel.be/product/1099/uw-evenement-melden.
Na advies van de lokale politie en indien nodig brandweerzone Vlaams-Brabant West (zone Halle), wordt al dan niet een toelating verleend middels een Burgemeestersbeslissing.
De geluidsnorm in Beersel bedraagt max 85 db(A). Indien u voor het evenement een afwijking op deze geluidsnorm wenst, dient u dit aan te vragen via het evenementenloket.
Artikel 16:
De politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel moet door de gebruiker nageleefd worden in het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie. (Zie voor gedetailleerde bepalingen de politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel- https://www.beersel.be/thema/2648/algemenepolitieverordening-met-gemeentelijke-administratieve-sancties)
Artikel 17:
Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zelf over de accommodatie dient te beschikken van ambtswege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten zonder enig recht van schadevergoeding door de gebruiker.
De gebruiker staat toe dat het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel of een aangestelde alle soorten werkzaamheden mag uitvoeren in haar hoedanigheid van eigenaar van de accommodatie.
Artikel 18:
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel (m.n. schade aan en in de door hem gebruikte lokalen en directe toegangsruimten). Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen, diefstal of verlies van en schade aan materiaal dat aan de gebruiker toebehoort. Schade dient onmiddellijk gemeld te worden via sportinfrastructuur@beersel.be. Er wordt een uurtarief van 33,06 euro (exclusief 21% btw) aangerekend indien het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zelf moet instaan voor de herstellingen (+ vervangprijs van het materiaal).
Artikel 19:
Het is verboden om te overnachten in de sportinfrastructuur en deze te betreden met dieren uitgezonderd blindengeleidehonden.
Artikel 20:
Er geldt een algemeen rookverbod.
Artikel 21:
Alleen elektriciteit is toegelaten als algemene kunstmatige verlichtingsbron of sfeerverlichting in de lokalen.
Artikel 22:
De deuren die als nooduitgang zijn aangeduid moeten altijd open (mogen niet op slot ) kunnen vanaf het ogenblik dat de accommodatie wordt betreden. De doorgang naar de nooduitgangen (= evacuatiewegen) moet minstens even breed zijn als de nooduitgangen zelf.
IV. SANCTIES.
Artikel 23:
Indien de occasionele gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de gebruiksvergoeding eigendom van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel ten titel van schadeloosstelling. Indien de gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele gebruiksvergoeding eigendom van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel ten titel van schadeloosstelling.
Indien de repetitieve gebruiker, na goedkeuring van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel, zijn/haar lopende overeenkomst verbreekt blijft de gehele gebruiksvergoeding voor zijn/haar rekening. De annulatie van het repetitief gebruik moet schriftelijk of via sportinfrastructuur@beersel.be ingediend worden bij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.
Artikel 24:
Wie de verbodsbepalingen van artikel 10 overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zal de schadeloosstelling bepalen.
Artikel 25:
Wie zich niet houdt aan de verplichtingen zoals opgesomd in artikel 11, 12 en 18 van dit reglement zal de kostprijs door gefactureerd worden. Bij inzet van personeel wordt een uurtarief van 33,06 euro (exclusief 21% btw) aangerekend indien het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zelf moet instaan voor de schoonmaak.
Artikel 26:
Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de aanvrager te dekken zal het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.
Artikel 27:
Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na een activiteit in de sport- accommodaties dan zal de aanvrager gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.
Artikel 28:
Bij het veroorzaken van alarmmeldingen (door verkeerdelijk gebruik) zullen de kosten van 27,50 euro (exclusief 21% btw) voor personeel en verplaatsingen doorgerekend worden aan de club.
Artikel 29:
Door het indienen van een aanvraag gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen van deze modaliteiten. Niet naleving van deze voorwaarden kan de ontbinding van deze overeenkomst tot gevolg hebben.
V. SLOTBEPALINGEN.
Artikel 30:
Principieel wordt de sportinfrastructuur niet ter beschikking gesteld van 1 juli tot en met 31 juli, van 25 december tot en met 2 januari, 1 en 11 november. Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel kan afwijkingen toestaan.
Artikel 31:
Alle niet-voorziene gevallen worden beoordeeld door de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.
Artikel 32:
Dit besluit treedt vanaf 1 januari 2023 in werking. De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.
Artikel 2:
Het besluit van de Raad van Bestuur AGB d.d. 25 mei 2022 wordt op 1 januari 2023 opgeheven door huidige beslissing.
Artikel 3:
Deze modaliteiten worden bekendgemaakt op de gemeentelijke website, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking van de modaliteiten op de webtoepassing van de gemeente.
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De modaliteiten voor het gebruik van de Lambiek van 30 september 2020 worden gewijzigd en als volgt vastgesteld:
I. ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1
§1. ‘De Lambiek’ is een centrum voor zakelijk toerisme, bierevents en voor toeristische bezoeken op reservatie, waar beleven en ontdekken centraal staat. Het vormt het startpunt voor het ontdekken van verschillende Lambiekbrouwerijen in de regio Pajottenland-Zennevallei.
§2. Het AGB Beersel stelt de infrastructuur van ‘De Lambiek’ ter beschikking voor sociaal-cultureel en commercieel gebruik en dit in eigen naam en voor eigen rekening. Onderhavig reglement bepaalt de modaliteiten, de tarieven en de voorwaarden waaraan de infrastructuur ter beschikking wordt gesteld door het AGB Beersel evenals de personen en groeperingen die daarvoor in aanmerking kunnen komen.
II. DE LAMBIEK: GEBRUIK VOOR BEZOEKEN OP RESERVATIE
Artikel 2 - Openingsuren BC
De Lambiek is te bezoeken op reservatie en tijdens publieke (bier)events.
Artikel 3 - Aanvraagmodaliteiten
Bezoeken en gidsbeurten moeten minstens 4 weken voor het bezoek aangevraagd worden bij het Biercentrum De Lambiek (visit@beersel.be)
Minimumvoorwaarden: Een bezoek is mogelijk vanaf 20 personen of aan een minimumtarief van 70 euro indien minder dan 20 personen.
Artikel 4 - Tarieven (incl. 21% btw)
Toegangsprijzen bezoeken (inclusief proevertje Lambiek)
4,50 euro per persoon
3,50 euro per persoon voor
• inwoners van Beersel
• + 65 j
• groepen vanaf 15 personen
• bezoekers via het steunpunt vakantieparticipatie
• bezoekers op vertoon van hun mindervalidenkaart
2,50 euro per persoon voor +65 j. inwoners van Beersel.
Voor kinderen minder dan 12 jaar, vergezeld van een betalende volwassene, en voor leraren op vertoon van hun lerarenkaart, zal het derde betaler-systeem worden toegepast waarbij gemeente Beersel zal optreden als derde betaler voor het verschuldigde tarief.
Prijzen voor gidsbeurten
Een bezoek met gids kan aangevraagd worden bij het Biercentrum De Lambiek (visit@beersel.be).
Het tarief voor een gids is €70 voor een groep tot maximum 25 personen. Bij elke reservatie wordt een administratiekost van €10 aangerekend.
Artikel 5 - Betalingswijze
• De toegangsgelden bij bezoeken worden ofwel vooraf betaald via overschrijving op het rekeningnummer IBAN BE19 0910 1710 9112 van het AGB Beersel, ofwel ter plaatse elektronisch (bancontact-mastercard-visa) betaald.
Een factuur ‘Betaling voldaan’ kan aangevraagd worden. De aanvrager bezorgt hiervoor de nodige facturatiegegevens en het btw-nummer.
De factuur met afrekening van het verbruik van consumpties en degustaties wordt ofwel ter plaatse elektronisch (bancontact-mastercard-visa) betaald onmiddellijk na afloop van de activiteit ofwel betaald per overschrijving binnen de 30 dagen na factuurdatum.
III. DE LAMBIEK: GEBRUIK VOOR SOCIAAL-CULTURELE OF COMMERCIËLE ACTIVITEITEN
Artikel 6
De Lambiek wordt ter beschikking gesteld voor activiteiten in het kader van toeristische (bier)promotie, voor sociaal-cultureel gebruik door lokale verenigingen en instellingen en voor commerciële activiteiten.
De Lambiek kan op reservatie gebruikt worden zowel tijdens weekdagen als in het weekend.
Volgende activiteiten kunnen plaatsvinden in ‘De Lambiek’:
• Sociaal-cultureel gebruik en vergaderen: een cursus of lezing, persvoorstelling, receptie, kleinschalige podiumvoorstelling, vergadering…. De activiteit is beperkt in tijd (maximaal een halve dag) en het toerismekantoor kan opengesteld blijven.
• Commercieel gebruik: personeelsfeest of bedrijfsevent (teambuilding, incentives, familiedag, partner- en klantenbijeenkomsten, productvoorstellingen,…).
Bij verhuur voor commercieel gebruik kan De Lambiek exclusief aan de gebruiker ter beschikking worden gesteld.
De Lambiek wordt niet ter beschikking gesteld voor privé-feesten of familiebijeenkomsten zoals huwelijken, verjaardagen, communies of koffietafels.
Het gebruik van de infrastructuur omvat:
• Een multimediazaal met 108 zitplaatsen op een vaste tribune, technische faciliteiten voor projectie en presentatie (scherm, projector, spreekgestoelte, micro, geluidversterking, mogelijkheid voor aansluiting van laptop en internettoegang);
• Een speelvlak van 4mx10m;
• Een belevingscentrum met interactieve tentoonstelling over Lambiekbieren;
• Een degustatieruimte met ingerichte toog (tap met 2 kranen, koelinstallatie, spoelbakken, kleine vaatwasmachine en glazen) en 100 zitplaatsen;
• Een groot terras 12mx18m.
Artikel 7 - Aanvraagmodaliteiten
Er kan een optie genomen worden op een datum voor De Lambiek bij de dienst toerisme. visit@beersel.be. Deze optie dient binnen de maand bevestigd te worden met een online aanvraag via TicketGang (https://beersel.zaalreservatie.be), anders komt zij te vervallen.
Occasionele aanvragen gebeuren online via TicketGang. Via een e-loketformulier kan de aanvrager meer details inzake de reservatie bezorgen. Door het indienen van een aanvraag gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen van dit tariefreglement. Niet naleving van deze voorwaarden kan de ontbinding van deze overeenkomst tot gevolg hebben.
Artikel 8 - De gebruikscategorieën
Categorie A :
Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B of C vallen.
Categorie B:
Fysieke personen, ondernemingen uit Beersel en politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit
De Lambiek wordt niet ter beschikking gesteld voor privé-feesten of familiebijeenkomsten zoals huwelijken, verjaardagen, communies of koffietafels.
Categorie C:
• Verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een Beerselse adviesraad of erkend door de gemeenteraad.
• Onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel
• Kinderopvang, kinderkribbe e.a. organisaties met overeenkomst met gemeente Beersel
Uitzonderingen
De gemeente treedt op als derde betaler van de gebruiksvergoeding (exclusief de consumpties), mits toestemming van het schepencollege van de gemeente Beersel, voor
1. strikt pedagogische activiteiten georganiseerd door basisscholen uit de gemeente Beersel of door onderwijsdiensten waarvan deze scholen gebruik maken;
2. activiteiten met een promotioneel karakter voor de gemeente Beersel;
3. activiteiten die het plaatselijke of regionale toerisme promoten alsook voor bierevenementen;
4. activiteiten van gemeentediensten en adviesraden;
Hierbij is de aanwezigheid van een medewerker van de betrokken gemeentedienst gedurende de volledige duur van de activiteit vereist.
5. vergaderingen door erkende verenigingen (categorie C)
6. activiteiten waarbij er sprake is van een samenwerking met gemeente Beersel.
Wanneer de gemeente Beersel optreedt als derde betaler voor de vergoeding voor het ter beschikking stellen van infrastructuur, is het gratis zijn van een activiteit een basisvoorwaarde. Voor adviesraden en scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten wordt gunsttarief C toegepast.
Artikel 9 - De tarieven. De prijzen gelden per gebruik en zijn exclusief 21% btw.
De huurprijs/tarieven zal jaarlijks (vanaf de eerste verjaardag van het reglement) per 1 januari geïndexeerd (consumptieprijsindex) worden volgens de formule
Basisvergoeding x index maand augustus van het jaar voorafgaand aan de indexatie
index van augustus 2022
Ingeval van een negatieve index wordt de laatst geldende prijs aangerekend.
De Lambiek kan door de voornoemde gebruikerscategorieën occasioneel gebruikt worden mits toepassing van volgende tarieven:
1. Tarieven voor sociaal-cultureel gebruik en vergaderen
Categorie A+B: 369,93 euro
Categorie C (sociaal-cultureel gebruik): 185,29 euro
De borgsom vervalt voor categorie C.
2. Tarief voor commercieel gebruik
Categorie A: 739,86 euro
Categorie B: 369,93 euro
Niet van toepassing voor categorieën C.
3. Bij inzet van één of meerdere medewerkers bij de voorbereiding, tijdens (bediening) of na (opruimen) het evenement wordt een vast tarief van 17euro per uur per medewerker aangerekend.
4. Tarieven voor het gezamenlijk gebruik van De Lambiek en de evenementenhal
De mogelijkheid bestaat om De Lambiek te gebruiken in combinatie met de evenementenhal of een deel ervan.
Hierbij gelden volgende tarieven (exclusief btw- bij categorie C treedt de gemeente Beersel op als derde betaler voor btw):
• De Lambiek + totaal complex Evenementenhal:
A: 2877,60 euro, B: 1418,06 euro, C: 713,35 euro
• De Lambiek + zaal 1 (aansluitend aan De Lambiek):
A: 1479,72 euro, B: 739,86 euro, C: 370,58 euro
Bij gezamenlijk gebruik zijn voor De Lambiek de verantwoordelijkheden van de gebruiker deze zoals opgenomen in dit tariefreglement. Voor het deel van de Evenementenhal zijn de verantwoordelijkheden en bepalingen van toepassing zoals opgenomen in het tariefreglement voor gebruik van de Evenementenhal.
Waarborg
De borgsom voor het gebruik van De Lambiek wordt vastgesteld op 725 euro. De borgsom dient (één maand voor de activiteit) binnen de 30 dagen na factuurdatum gestort te worden op rekeningnummer IBAN BE19 0910 1710 9112 van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel Lambiek. Deze borgsom zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van de kosten van de aangerichte schade. De borgsom vervalt voor categorie C.
De waarborg wordt terugbetaald binnen de zes weken na vaststelling :
- dat al het gebruikte materiaal terug op zijn plaats werd gebracht
- dat er geen schade werd aangericht
- dat de eindafrekeningen werden vereffend.
- dat voldaan wordt aan de verantwoordelijkheden van de gebruiker zoals bepaald in artikel 15.
Artikel 10 - Betalingswijze
De gebruiksvergoeding moet minstens binnen de 30 dagen na factuurdatum betaald worden door overschrijving op rekeningnummer IBAN BE19 0910 1710 9112 van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel Lambiek. Na afloop van de activiteit volgt de eindafrekening van de consumpties en de bijkomende geleverde diensten door ‘De Lambiek’.
Artikel 11
Indien verscheidene kandidaat-gebruikers éénzelfde infrastructuur op hetzelfde ogenblik wensen te gebruiken en zij onderling niet tot een regeling kunnen komen beslist het AGB Beersel soeverein over de toewijzing.
De bestemming van een lokaal wijzigen kan enkel toegestaan worden door het AGB Beersel.
Artikel 12 - Bijkomende dienstverlening
Gidsbeurten: De bepalingen van de gidsbeurten zijn opgenomen in artikel 4 van dit reglement.
Catering en receptieformules
•De aanvrager kan desgewenst beroep doen op de diensten van het BZC ‘De Lambiek’ voor de levering of organisatie van:
• Bierdegustatiepakketten, al dan niet volgens standaard aangeboden formules
• Catering van lunch of diner en receptiemogelijkheden
• Levering van wijnen of andere dranken na aanvraag
Op vraag van de aanvrager kan het AGB Beersel op maat gemaakte voorstellen uitwerken.
•Bieren, warme dranken, waters en frisdranken dienen verplicht bij De Lambiek afgenomen te worden.
De prijzen van de degustatiepakketten zijn conform de degustatieprijzen in ‘De Lambiek’.
De prijs van catering wordt doorgerekend aan de klanten met een meerkost van 10% op de factuurprijs van de leverancier. De traiteurdiensten worden mee opgenomen in de globale factuur.
Prijs van de degustaties
De degustaties worden aangeboden tegen de prijzen die vermeld zijn op de prijslijst aanwezig in het centrum en gebaseerd op de richtprijs van de aangeboden producten. Als gevolg van tariefwijzigingen bij de leverancier, kan het AGB Beersel direct prijswijzigingen toepassen op de verkoopsprijs van degustaties.
Verkoop van streekbieren
In De Lambiek worden aan bezoekers streekbieren verkocht aan de richtprijs verkregen na aanbesteding.
Gebruiksvergoeding/ materiaal
De gebruiksvergoeding van De Lambiek omvat het gebruik van de zaal, de verwarming, de verlichting, het waterverbruik en de normaal voorhanden zijnde tafels en stoelen. Bijkomend materieel zal extra worden aangerekend conform het tariefreglement voor materiaalverhuur.
IV. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE GEBRUIKER
Artikel 13 - Aansprakelijkheid
De gebruikers blijven steeds burgerlijk en contractueel aansprakelijk bij alle gebruik van De Lambiek die bij het AGB Beersel worden aangevraagd.
De gebruiker heeft de mogelijkheid om in te tekenen op de gemeentelijke abonnementspolis inzake Burgerlijke en Contractuele Aansprakelijkheid. De gebruiker dient hiervoor contact op te nemen met de gemeente Beersel.
De gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud/organisatie/ participanten).
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens het AGB Beersel (m.n. schade aan en in de door hem gebruikte lokalen en directe toegangsruimten).
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle materiaal dat hij meebrengt en is verplicht dit onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit te verwijderen.
Artikel 14 - Auteursrechten en billijke vergoeding
Alle auteursrechten en billijke vergoedingen vallen ten laste van de gebruikers.
Voor de auteursrechten moet de gebruiker bij activiteiten met reproductie van tekst of muziek (ook achtergrondmuziek) steeds op voorhand contact opnemen met SABAM www.sabam.be
De ‘billijke vergoeding’ moet ervoor zorgen dat uitvoerende artiesten (zangers en muzikanten) en producenten van muziek vergoed worden telkens wanneer vooraf opgenomen muziek weergegeven wordt voor publiek. De billijke vergoeding moet naast de factuur van SABAM betaald worden.
https://www.ikgebruikmuziek.be
Artikel 15 - Schoonmaak en afval
Na verhuring moet het verhuurde gedeelte en de omgeving netjes worden opgeruimd en wordt reclame verwijderd. Laat de huurder dit na, dan zorgt het AGB voor de opruim tegen kostprijs.
Het schoonmaken van de gebruikte lokalen is in principe steeds in de vergoeding begrepen. Wel dient iedereen die De Lambiek gebruikt, alles zelf klaar te zetten en onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit (of in samenspraak met de verantwoordelijke), tafels en stoelen terug te plaatsen in de oorspronkelijke opstelling.
De huurder/gebruiker zorgt zelf voor de afvoer van het huishoudelijk afval:
- Hij/zij dient gebruik te maken van een privé-ophaaldienst (vb. huur container) of
- Hij/zij dient gebruik te maken van de gemeentelijke selectieve huisvuilophaalrondes.
- Hij/zij respecteert hierbij de geldende reglementering (zie huisvuilkalender) en de schikkingen opgelegd door de zaal/gebouwverantwoordelijke.
De organisatoren ruimen eventueel zwerfafval afkomstig van de activiteit op in de omgeving van de zalen: op stoepen, omliggende straten of pleinen. Het gebruik van wegwerpbekers is verboden. De uitleendienst jeugd kan steeds, op aanvraag van de gebruiker, herbruikbare bekers ter beschikking stellen aan de organisatoren. www.beersel.be/product/1105/uitleendienst-jeugd
Artikel 16 - Verbod onderverhuren en overnachten
Elke onderverhuring of ingebruikneming door een andere gebruiker dan de aanvrager dan deze vermeld in de aanvraag is verboden.
Het overnachten in de gemeentelijke infrastructuur is ten strengste verboden.
Artikel 17 - Politieverordening
De politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel moet door de gebruiker nageleefd worden en in het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie.
Alle activiteiten in het BC ‘De Lambiek’ dienen om 24.00 uur te eindigen. Gebruikers die een reglementaire toestemming hebben mogen na 24.00 uur open blijven zonder evenwel het sluitingsuur en openingsuur vermeld in het gemeentelijk politiereglement te overschrijden. Dit sluitingsuur is 01.00 uur. Overtredingen hierop kan de burgemeester bestraffen door weigering van nieuwe aanvragen tot gebruik of door intrekking van de bestaande overeenkomst.
De gebruiker waakt erover dat de wetgeving inzake de geluidsnormen zoals vervat in de Vlaremwetgeving strikt wordt nageleefd.
In De Lambiek zijn dieren -uitgezonderd blindengeleidehonden- niet toegelaten.
Artikel 18 - Gebruik Nederlands
Activiteiten met een openbaar karakter, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten Nederlandstalig zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteit naar leden, publiek, pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde aanvragen tot afwijkingen bv. in het kader van internationale congressen, wedstrijden, e.d., worden exclusief behandeld door de Raad van Bestuur van het AGB Beersel.
V. SANCTIES
Artikel 19
Indien de gebruiker de overeenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de gebruiksvergoeding eigendom van het AGB Beersel ten titel van schadeloosstelling. Indien de gebruiker de overeenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele gebruiksvergoeding eigendom van het AGB Beersel ten titel van schadeloosstelling.
Artikel 20
Wie artikel 17 (onderverhuring of doorverhuringen) overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering. Het AGB Beersel zal de schadeloosstelling bepalen.
Artikel 21
Aan wie zich niet houdt aan de verplichtingen zoals opgesomd in artikel 16 van dit reglement zullen ten onrechte geïnde gelden worden teruggevorderd.
Artikel 22
Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de gebruiker te dekken zal het AGB Beersel alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.
Artikel 23
Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld dan zal de vereniging of particuliere gebruiker gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.
Artikel 24
Overtredingen op artikel 17 worden bestraft met bestuurlijke maatregelen en/of een gasboete.
Bij overtredingen op artikel 18 zal het AGB Beersel de bestaande overeenkomst intrekken of nieuwe aanvragen tot gebruik weigeren.
VI. SLOTBEPALINGEN
Artikel 25
Principieel wordt de infrastructuur niet ter beschikking gesteld op 24, 25 en 31 december alsook op 1 januari. Het AGB kan afwijkingen toestaan.
Artikel 26
Alle niet-voorziene gevallen worden geregeld door het AGB Beersel.
AGB Beersel behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij het AGB Beersel zelf over de accommodatie dient te beschikken van ambtswege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten zonder enig recht van schadevergoeding door de gebruiker. Reeds gestorte gelden worden teruggestort.
Artikel 27
De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking 1 januari 2023. De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van het AGB Beersel. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.
Artikel 2:
Het besluit van de Raad van Bestuur AGB d.d. 30 september 2020 wordt op 1 januari 2023 opgeheven door huidige beslissing.
Artikel 3:
Deze modaliteiten worden bekendgemaakt op de gemeentelijke website, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking van de modaliteiten op de webtoepassing van de gemeente.
Besluit:
Met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1:
De modaliteiten voor het gebruik van de Evenementenhal DOC van 26 januari 2022 worden gewijzigd en als volgt vastgesteld:
I. ALGEMENE BEPALINGEN.
Artikel 1:
§1. Het AGB Beersel stelt de infrastructuur van evenementenhal DOC ter beschikking voor sociaal-cultureel en commercieel gebruik en dit in eigen naam en voor eigen rekening. Onderhavig reglement bepaalt de modaliteiten, de tarieven en de voorwaarden waaraan de infrastructuur ter beschikking wordt gesteld door het AGB Beersel evenals de personen en groeperingen die daarvoor in aanmerking kunnen komen.
§2. Alle in dit besluit opgenomen gebruiksvergoedingen zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door het AGB.
II. EVENEMENTENHAL
Artikel 2:
De te huren ruimte bevat:
-De volledige zaal van de evenementenhal: 792m²
-Zaal 1 (met toog en frigo’s): 369m²
-Zaal 2 (zonder toog en frigo’s): 423m²
Het is mogelijk om de volledige evenementenhal of zaal 1 te huren in combinatie met het Biercentrum “De Lambiek” dat wordt uitgebaat door het AGB Beersel. De tarieven zijn te vinden in het tariefreglement van Biercentrum ”De Lambiek” zoals opgesteld door het AGB Beersel.
2.1 De gebruikerscategorieën
Artikel 3:
Volgende personen, verenigingen of instellingen kunnen occasioneel/repetitief de evenementenhal huren, zij zijn onderverdeeld in volgende categorieën:
Categorie A : Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B of C vallen.
Categorie B: Fysieke personen uit Beersel, ondernemingen uit Beersel en politieke partijen met zetel in Beersel voor een lokale activiteit.
Categorie C:
-Verenigingen met zetel in Beersel, erkend conform de Beerselse erkenningsreglementen met uitzondering van organisaties met professionele werking;
-Onderwijsinstellingen en DKO met zetel in Beersel
-Kinderopvang, kinderkribbe e.a. organisaties met overeenkomst met gemeente Beersel
Uitzonderingen
De gemeente treedt op als derde betaler van de gebruiksvergoeding (exclusief de consumpties), mits toestemming van het schepencollege van de gemeente Beersel, voor
1. Strikt pedagogische activiteiten georganiseerd door basisscholen uit de gemeente Beersel of door onderwijsdiensten waarvan deze scholen gebruik maken;
2. Activiteiten met een promotioneel karakter voor de gemeente Beersel;
3. Activiteiten van gemeente- en OCMW-diensten en adviesraden;
4. Activiteiten in samenwerking met de gemeente Beersel.
Wanneer de gemeente Beersel optreedt als derde betaler voor de vergoeding voor het ter beschikking stellen van infrastructuur (1 en 2), is het gratis zijn van een activiteit een basisvoorwaarde. Voor scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten wordt gunsttarief C toegepast.
2.2 Aanvraagmodaliteiten
Artikel 4:
Met occasioneel gebruik wordt bedoeld: het gebruik voor éénmalige activiteiten zonder repetitief karakter.
De aanvraag tot occasioneel gebruik van de infrastructuur bij het AGB Beersel wordt minstens 2 maanden op voorhand voor de activiteit online ingediend via TicketGang https://beersel.zaalreservatie.be
Met repetitief gebruik wordt bedoeld: het gebruik voor activiteiten (minstens 10/jaar) die met regelmatige tussenpozen op welbepaalde dagen (maandag-dinsdag-woensdag-donderdag) worden georganiseerd.
De aanvraag tot repetitief gebruik van de infrastructuur bij het AGB Beersel wordt minstens 2 maanden op voorhand voor de activiteit aangevraagd per e-mail (zaalreservatieVT@beersel.be).
Door het indienen van een aanvraag gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen van deze modaliteiten. Niet naleving van deze voorwaarden kan de ontbinding van deze overeenkomst tot gevolg hebben.
Het AGB Beersel kan hierop steeds afwijkingen toestaan.
2.3 Tarieven
De huurprijs/tarieven zal jaarlijks (vanaf de eerste verjaardag van het reglement) per 1 januari geïndexeerd (consumptieprijsindex) worden volgens de formule
Basisvergoeding x index maand augustus van het jaar voorafgaand aan de indexatie
index van augustus 2022
Ingeval van een negatieve index wordt de laatst geldende prijs aangerekend.
Tarieven exclusief 21% btw
Artikel 5:
De gebruiksvergoeding wordt als volgt bepaald:
Volledige zaal | Evenementen Tarief per dag | Repetitief/Occasioneel Tarief per uur |
A | € 2466,20 | € 25,69/u |
B | € 1233,10 | € 8,73/u |
C | €611,46 | € 4,25/u |
Zaal 1 (met toog en frigo's) | Evenementen Tarief per dag | Repetitief/Occasioneel Tarief per uur |
A | € 1316,05 | € 12,89/u |
B | € 678,21 | € 4,39/u |
C | € 331,67 | € 2,12/u |
Zaal 2 (zonder toog en frigo's) | Evenementen Tarief per dag | Repetitief/Occasioneel Tarief per uur |
A | € 1233,10 | € 12,89/u |
B | € 616,55 | € 4,39/u |
C | € 305,73 | € 2,12/u |
Extra dag opbouw/opruim: 61,66 euro/dag exclusief btw
Artikel 6:
De borgsom voor het gebruik van de evenementenhal wordt vastgesteld op 750 euro. De borgsom dient (één maand voor de activiteit) en binnen de 30 dagen na factuurdatum gestort te worden op de rekening van het AGB. Deze borgsom zal uiterlijk 6 weken na de activiteit worden teruggestort mits de afhouding van de kosten van de eventuele aangerichte schade. Gebruikers van categorie C genieten vrijstelling.
2.4 Drankafname
Artikel 7:
De gebruiker neemt drank af via het AGB. De factuurprijs van de leverancier, nl. het bedrag excl. btw +21%, wordt doorgerekend aan de gebruiker.
2.5 Taalgebruik
Artikel 8:
Activiteiten met een openbaar karakter, d.w.z. die toegankelijk zijn voor het publiek, moeten Nederlandstalig zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteit naar leden, publiek, pers. Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde afwijkingen bvb. in het kader van internationale congressen, wedstrijden, e.d., worden exclusief behandeld door het AGB.
2.6 Betalingswijze
Artikel 9:
De wijze van betaling van de gebruiksvergoeding wordt als volgt geregeld:
- Voor occasioneel en repetitief gebruik:
De gebruiksvergoeding wordt maandelijks aangerekend (via factuur TG) met telkens een betaling binnen de 30 dagen
Artikel 10:
De gebruiker moet het bewijs van betaling en borgsom voorleggen bij ingebruikneming. Bij afgifte van de sleutel aan de gebruiker zal een formulier worden opgesteld met beschrijving van de infrastructuur en de aanwezige accommodatie.
2.7 Verantwoordelijkheden
Artikel 11:
Een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid door de gebruiker is verplicht voor alle gebruiken die bij het AGB Beersel worden aangevraagd. De naam van de verzekeringsmaatschappij dient gemeld te worden bij de aanvraag.
De gebruiker heeft de mogelijkheid om in te tekenen op de gemeentelijke abonnementspolis inzake Burgerlijke en Contractuele Aansprakelijkheid. De gebruiker dient hiervoor contact op te nemen met de gemeente Beersel.
Artikel 12:
De max. capaciteit (bij staande evenementen) van de evenementenhal is door de Brandweerzone Vlaams-Brabant West - Post Halle vastgelegd:
-Volledige zaal: 1105 personen
-Zaal 1: 515 personen
-Zaal 2: 590 personen
Artikel 13:
De gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud / organisatie / participanten).
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens het AGB Beersel (m.n. schade aan en in de door hem gebruikte lokalen en directe toegangsruimten).
Artikel 14:
Wat de billijke vergoeding betreft wordt een jaartarief betaald door AGB Beersel.
Voor de auteursrechten (SABAM) moet de gebruiker bij activiteiten met reproductie van tekst of muziek (ook achtergrondmuziek), de nodige instanties voorafgaand aan het evenement zelf contacteren. www.unisono.be
Artikel 15:
De gebruiksvergoeding van de lokalen omvat:
-het gebruik van de ruimte
-het waterverbruik, elektriciteit, verwarming
-podiumelementen (40m²)
-10 plooitafels/40 stoelen
-10 receptietafels
-herbruikbare bekers
-gebruik muziekinstallatie (niet geschikt voor fuiven en optredens)
-geluidsmeet- en registratiesysteem
-toog/frigo’s/tapinstallatie (bij huur volledige zaal of zaal 1)
-30 nadars
Enkel gebruikers van cat. C kunnen extra materiaal (bv. tafels en stoelen) aanvragen. Dit kan via de gemeentelijke uitleendienst van de technische dienst, aan de daar geldende tarieven. Aanvragen voor materiaalverhuur worden online ingediend via de materiaalmodule van TicketGang https://beersel.zaalreservatie.be
Artikel 16:
Het gebruik van glazen of herbruikbare bekers is verplicht. Er mag geen gebruik gemaakt worden van wegwerpbekers. De uitleendienst Vrijetijd kan steeds, op aanvraag van de gebruiker, herbruikbare bekers ter beschikking stellen aan de organisatoren. Aanvragen voor materiaalverhuur worden online ingediend via de materiaalmodule van TicketGang https://beersel.zaalreservatie.be
Artikel 17:
De gebruiker zet zelf alles klaar en onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit worden volgende zaken schoongemaakt door de gebruiker:
-sanitair, toog, frigo’s en inkom worden volledig schoongemaakt
-tafels/stoelen en podium worden volledig schoongemaakt en opgeborgen in de daartoe voorziene ruimte
-zaal wordt volledig uitgeborsteld
De gebruiker voorziet zelf poetsmateriaal.
De eindschoonmaak bij occasioneel gebruik wordt door een door het AGB aangestelde firma uitgevoerd en is in de gebruiksvergoeding inbegrepen.
De eindschoonmaak bij repetitief gebruik wordt apart bekeken en naargelang de noodzaak kan dit apart aangerekend worden, a rato 80 euro incl. 21% btw/schoonmaak.
Artikel 18:
De gebruiker is verantwoordelijk voor alle materiaal dat hij meebrengt en is verplicht dit onmiddellijk na het beëindigen van de activiteit (of in samenspraak met de verantwoordelijke) te verwijderen.
De gebruiker staat zelf in voor de afvoer van het huishoudelijk afval, het afval wordt selectief verzameld:
-papier en karton: in de daartoe voorziene afvalcontainer
-glas: in de glascontainer
-groenten, fruit- en tuinafval wordt door de gebruiker in de daartoe bestemde GFT-zak verzameld en mee naar huis genomen
-restafval wordt door de gebruiker in de daartoe bestemde zak verzameld en mee naar huis genomen
De gebruikers dienen tevens de omgeving van de zaal (o.m. recreatief plein en de omliggende straten en pleinen) schoon te maken.
Na gebruik moet het gebruikte gedeelte en de omgeving netjes worden opgeruimd en wordt reclame verwijderd. Laat de gebruiker dit na, dan zorgt het AGB voor de opruim tegen kostprijs.
Aan wie deze afspraken niet respecteert zal de kostprijs gefactureerd worden.
Artikel 19:
Elke overdracht van gebruiksrecht of in gebruik nemen voor een andere gebruiker dan de aanvrager vermeld in de aanvraag, is verboden.
Het overnachten in de gemeentelijke infrastructuur is ten strengste verboden.
Artikel 20:
Bij elk evenement dient de gebruiker zijn evenement te melden aan het evenementenloket middels de daartoe voorziene formulieren. Na advies van de lokale politie en indien nodig brandweerzone Vlaams-Brabant West (zone Halle), wordt al dan niet een toelating verleend middels een Burgemeestersbeslissing.
De politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel moet door de gebruiker nageleefd worden in en het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie.
Alle activiteiten in gemeentelijke infrastructuur dienen om 24.00 uur te eindigen. Gebruikers die een reglementaire toestemming hebben mogen na 24.00 uur open blijven zonder evenwel het sluitingsuur en heropeningsuur vermeld in het gemeentelijk politiereglement te overschrijden. Dit sluitingsuur is 01.00 uur. Voor huwelijksfeesten en andere privéfeesten kan de burgemeester afwijkingen toestaan. Overtredingen hierop kan de burgemeester bestraffen door weigering van nieuwe aanvragen of door intrekking van de bestaande overeenkomst.
Artikel 21:
De gebruiker waakt erover dat de wetgeving i.v.m. de geluidsnormen zoals vervat in de Vlarem-wetgeving strikt wordt nageleefd.
Indien de gebruiker elektronisch versterkte muziek gaat gebruiken moet hij spontaan gebruik maken van meet- en registratieapparatuur en zorgt hij er ook voor dat oordopjes ter beschikking worden gesteld indien een niveau van 95 dB(A) LAeq15min overschreden wordt. Op eenvoudige vraag van de zaalverantwoordelijke worden de nodige toelatingen voorgelegd en/of metingen en registraties uitgevoerd, zo niet kan de activiteit of de voorbereiding ervan door de zaalverantwoordelijke of de leidende ambtenaar onmiddellijk stilgelegd worden zonder dat de gebruiker enige vorm van schadevergoeding kan eisen. In geen geval aanvaardt het gemeentebestuur de verantwoordelijkheid voor de gevolgen van overtredingen van de wetgeving m.b.t. geluidsnormen door de aanvrager/verantwoordelijke.
Het max. toegelaten geluidsniveau in de evenementenhal is 100dB(A)LAeq, 60min.
De jeugddienst zal telkens samen met organisatoren afspreken welke stappen zij moeten nemen teneinde zich in regel te stellen met hogervermelde wetgeving en hen hierin ook begeleiden.
Artikel 22:
Alle elementen die worden aangebracht in de evenementenhal (vlaggen, affiches, prijslijsten,…) moeten op een zodanige manier worden aangebracht zodat zij geen bijkomend brandgevaar inhouden of enige andere schade veroorzaken aan de ter beschikking gestelde infrastructuur.
Artikel 23:
Het is verboden om het even welke alcoholische dranken aan minderjarigen jonger dan 16 jaar te schenken. (Zie voor gedetailleerde bepalingen de politieverordening met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel- https://www.beersel.be/thema/2648/algemene-politieverordening-met-gemeentelijke-administratieve-sancties )
Artikel 24:
De evenementenhal is volledig rookvrij.
Artikel 25:
Om eventuele overlast zoveel mogelijk te vermijden is het niet toegestaan om na 22u nog drank mee naar buiten te nemen.
2.8 Veiligheid
Artikel 26:
Bij elk evenement dient de gebruiker zijn evenement te melden aan het evenementenloket middels de daartoe voorziene formulieren. Na advies van de lokale politie en indien nodig brandweerzone Vlaams-Brabant West (zone Halle), wordt al dan niet een toelating verleend middels een Burgemeestersbeslissing.
Artikel 27:
Voor evenementen gelden volgende algemene regels en afspraken:
Bij fuiven/optredens is het aangewezen om per 50 bezoekers 1 fuifsteward te voorzien.
Bij andere evenementen is het aangewezen om 4 brandwachten te voorzien.
Afhankelijk van het soort evenement en het verwachte aantal bezoekers kan gevraagd worden om een aantal parkingstewards te voorzien. Het inzetten van parkingstewards wordt aangerekend volgens de geldende tarieven.
Artikel 28:
Alle meegebrachte materiaal (bv. discobar) moet in overeenstemming zijn met de geldende wetten, ARAB, AREI en VLAREM. Attesten van dit materiaal (indien van toepassing) zijn verplicht te bezorgen aan het evenementenloket.
Artikel 29:
Het gebruik van gasflessen (uitg. voor tapinstallatie) en friteuses binnen is verboden.
Artikel 30:
Alle nooduitgangen dienen steeds vrij gehouden te worden (zowel binnen als buiten). Nooduitgangen mogen ook enkel gebruikt worden in geval van nood. Dit geldt eveneens voor de brandhaspels en de brandblusapparaten. Veiligheidssignalisatie moet zichtbaar blijven.
Artikel 31:
In de inkom van de zaal is er cameratoezicht. Deze camera moet ten allen tijde vrij blijven.
2.9 Sancties
Artikel 32:
Indien de occasionele gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt voor de 14de dag voor de activiteit, blijft de helft van de gebruiksvergoeding eigendom van AGB Beersel ten titel van schadeloosstelling.
Indien de occasionele gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt de laatste 14 dagen voor de activiteit blijft de hele gebruiksvergoeding eigendom van AGB Beersel ten titel van schadeloosstelling.
Indien de repetitieve gebruiker, na goedkeuring van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel, zijn/haar lopende overeenkomst verbreekt blijft de gehele gebruiksvergoeding voor zijn/haar rekening. De annulatie van het repetitief gebruik moet schriftelijk of via zaalreservatievt@beersel.be ingediend worden bij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.
Artikel 33:
Wie onder- of doorverhuurt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en AGB Beersel zal de schadeloosstelling bepalen.
Artikel 34:
Voor alle aangerichte schade zal het AGB Beersel alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.
Artikel 35:
Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld dan zal de vereniging of particuliere gebruiker gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.
Artikel 36:
Overtredingen op het sluitingsuur kan het AGB Beersel bestraffen door weigering van nieuwe aanvragen tot gebruik of door intrekking van de bestaande gebruiksovereenkomst.
Artikel 37:
Bij ordeverstoringen, het niet naleven van de politionele voorwaarden of ander misbruik kan het AGB Beersel toekomstige aanvragen weigeren.
III SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN.
Artikel 38:
Alle niet voorziene gevallen worden geregeld door het AGB Beersel.
Artikel 39:
De tarieven en voorwaarden zoals bepaald in dit reglement treden in werking op 1 januari 2023.
Artikel 40:
De tarieven worden jaarlijks geïndexeerd en kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.
Artikel 41:
AGB Beersel behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij het AGB Beersel zelf over de accommodatie dient te beschikken, van ambtswege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten. In dat geval wordt er samen met de gebruiker naar mogelijke oplossingen gezocht, evenwel zonder enig recht van schadevergoeding voor de gebruiker.
Artikel 2:
Het besluit van de Raad van Bestuur AGB d.d. 26 januari 2022 wordt op 1 januari 2023 opgeheven door huidige beslissing.
Artikel 3:
Deze modaliteiten worden bekendgemaakt op de gemeentelijke website, met vermelding van zowel de datum waarop het werd aangenomen als de datum waarop het op de webtoepassing bekendgemaakt werd. De toezichthoudende overheid wordt op de hoogte gebracht van de bekendmaking van de modaliteiten op de webtoepassing van de gemeente.