Verslag Raad van Bestuur AGB d.d. 26 mei 2021. Goedkeuring.

De raad,

De raad van bestuur keurt het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van het AGB Beersel van 26 mei 2021 goed.

Voetbal Dworp - aankoop meubilair vestiaire -1 - Goedkeuring gunning

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van € 30.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

•       Feitelijke motivering:

De vestiaires van de voetbal Dworp worden in verschillende fases gerenoveerd.

Voor de vestiaire op niv -1 is er nieuw vastmeubilair nodig: banken met kapstokken en mogelijkheid om zakken op te zetten.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 3.719,01 excl. btw of € 4.500,00 incl. 21% btw (Btw medecontractant).

Er wordt voorgesteld de opdracht tot stand te brengen bij wijze van de aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde).

Volgende ondernemers werden uitgenodigd om deel te nemen aan deze opdracht:
- Koppen bvba, Brechtsebaan 22 Industriepark Z4 te 2900 Schoten;
- Kardeco bv, Veemarkt 1 te 2500 Lier;
- nv Loggere Metaalwerken, Europastraat 40 te 2321 Meer.

De offertes dienden het bestuur ten laatste op 4 juni 2021 om 11.00 uur te bereiken.

Er werden 3 offertes ontvangen:
- Koppen bvba, Brechtsebaan 22 Industriepark Z4 te 2900 Schoten (€ 7.627,00 excl. btw of € 9.228,67 incl. 21% btw);
- Kardeco bv, Veemarkt 1 te 2500 Lier (€ 3.226,12 excl. btw of € 3.903,61 incl. 21% btw);
- nv Loggere Metaalwerken, Europastraat 40 te 2321 Meer (€ 2.925,00 excl. btw of € 3.539,25 incl. 21% btw).

De prijsofferte van de firma Koppen bvba is veel hoger dan de andere aannemers.

Er is een klein prijsverschil tussen de firma Kardeco bv en nv Loggere Metaalwerken.

De dienst openbare werken stelt voor deze opdracht niet aan de meest economische voordelige inschrijver te gunnen omdat de volgende kenmerken belangrijk zijn:

- de stevigheid van het meubilair

- het is een vraag van FC Dworp om zo weinig mogelijk steunen op de grond te hebben. Voor de 2 middelste banken achten we dat ondersteuning toch noodzakelijk is.

Bij nv Loggere Metaalwerken hebben ze enkel banken met 4 poten, Kardeco bv heeft een bank met 2 poten en bevestiging aan de muur.

- er is bovenaan een legplank voor zakken, bij nv Loggere Metaalwerken is dit achter het zitgedeelte en is minder praktisch.

Openbare werken Patrimonium stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, de opdracht "aankoop meubilair voor de voetbal Dworp - vestiaire op niv -1" te gunnen aan Kardeco bv - Veemarkt 1 te 2500 Lier, tegen het nagerekende offertebedrag van € 3.226,12 excl. btw of € 3.903,61 incl. 21% btw (Btw medecontractant) en dit volgens hun offerte dd. 18 mei 2021 referentie 21119.

•       Financiering

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het investeringsbudget van 2021, op budgetcode 22910000/01/0742 (actie/raming AC000006/MJP000007).

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

Raad van Bestuur beslist dat de opdracht "aankoop meubilair voor de voetbal Dworp - vestiaire op niv -1" gegund wordt aan Kardeco bv, Veemarkt 1 te 2500 Lier, tegen het nagerekende offertebedrag van € 3.226,12 excl. btw of € 3.903,61 incl. 21% btw (Btw medecontractant) en dit volgens hun offerte dd. 18 mei 2021 referentie 21119.

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Artikel 4:

Tegen deze beraadslaging kan per aangetekende brief een beroep tot nietigverklaring, al dan niet voorafgegaan door of vergezeld van een beroep tot schorsing, worden ingesteld bij de Raad van State – Afdeling Administratie – Wetenschapsstraat 33 – 1040 Brussel, binnen een termijn van 60 dagen die ingaat de dag waarop de beraadslaging aan de verzoeker werd betekend of, indien het hem niet betekend diende te worden, de dag waarop hij er kennis van heeft gehad.

Sportschuur Dworp - heropmetsen buitenmuur - Goedkeuring voorlopige oplevering en eindafrekening

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 139.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°.

•       Feitelijke motivering:

Het besluit van de Raad van Bestuur van 25 november 2020 betreffende de goedkeuring van de lastvoorwaarden, de indicatieve raming en de plaatsingsprocedure van de opdracht “Sportschuur Dworp - heropmetsen buitenmuur”, met name de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Het besluit van de Raad van Bestuur van 27 januari 2021 betreffende de goedkeuring van de gunning van deze opdracht aan Baks bvba, Lochtemanweg 112 te 3550 Heusden-Zolder tegen een verbeterd bedrag van € 25.658,73 excl. btw of € 31.047,06 incl. 21% btw (€ 5.388,33 Btw medecontractant).

De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 3031.

Het besluit van de Raad van Bestuur van 19 april 2021 betreffende de goedkeuring van de aanvangsdatum van deze opdracht, zijnde 19 april 2021.

Openbare werken Patrimonium stelde de eindafrekening op, waaruit blijkt dat het eindbedrag van de werken € 37.074,76 incl. btw bedraagt, als volgt gedetailleerd:

De eindafrekening overschrijdt het gunningsbedrag met 19,41%.

De aannemer Baks bvba, Lochtemanweg 112 te 3550 Heusden-Zolder heeft voldaan aan zijn verplichtingen.

Openbare werken Patrimonium stelde een proces-verbaal van voorlopige oplevering op, die plaatsvond op 3 juni 2021.

Uit het bijgevoegde proces-verbaal van voorlopige oplevering blijkt dat er geen opmerkingen zijn.

•       Financiering

Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in het investeringsbudget van 2021, op budgetcode 22910000/01/0742 (actie/raming AC000006/MJP000007).

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

Goedkeuring wordt verleend aan de eindafrekening voor de opdracht “Sportschuur Dworp - heropmetsen buitenmuur”, opgesteld door Openbare werken Patrimonium, waaruit blijkt dat de werken een eindtotaal bereikten van € 30.640,30 excl. btw of € 37.074,76 incl. 21% btw.

Artikel 2:

Deze opdracht wordt voorlopig opgeleverd.

Artikel 3:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 4:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Voetbal Dworp - vervangen verwarmingsketel en aanpassingen aan sanitaire installatie - Goedkeuring gunning

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 139.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 90, 1°.

•       Feitelijke motivering:

De bestaande verwarmingsketel in de voetbal Dworp dient vervangen te worden evenals aanpassingen aan de sanitaire installatie.

De werken zullen uitgevoerd worden door onze technische dienst.

De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 4.132,23 excl. btw of € 5.000,00 incl. 21% btw.

Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 11 december 2019 de opdracht “Aankoop van sanitair materiaal/loodgieterij voor de gemeente, OCMW, AGB voor een periode van 2 jaar (2020-2021)" toevertrouwd aan de firma Van Marcke Technics nv, Breedveld 2 bus 6 te 1651 Lot (vestigingsplaats) en dit volgens hun schriftelijke aangegane verbintenis dd. 14 november 2019.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Van Marcke Technics nv, Breedveld 2 bus 6 te 1651 Lot werd uitgenodigd om een offerte in te dienen.

Er werd een offerte van Van Marcke Technics nv, Breedveld 2 bus 6 te 1651 Lot ontvangen (€ 4.329,52 excl. btw of € 5.238,72 incl. 21% btw).

Openbare werken Patrimonium stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, de opdracht "Voetbal Dworp - vervangen verwarmingsketel en aanpassingen aan sanitaire installatie" te gunnen aan Van Marcke Technics nv, Breedveld 2 bus 6 te 1651 Lot, tegen het nagerekende offertebedrag van € 4.329,52 excl. btw of € 5.238,72 incl. 21% btw en dit volgens hun schriftelijke aangegane verbintenis dd. 26 mei 2021 referentie G97838/01 en dd. 21 juni 2021 referentie H09330/01.

•       Financiering

De uitgave voor deze opdracht is voorzien in het investeringsbudget van 2021, op budgetcode 22910000/01/0742 (actie/raming AC000006/MJP000007).

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Artikel 2:

Raad van Bestuur beslist dat de opdracht "Voetbal Dworp - vervangen verwarmingsketel en aanpassingen aan sanitaire installatie" gegund wordt aan Van Marcke Technics nv, Breedveld 2 bus 6 te 1651 Lot, tegen het nagerekende offertebedrag van € 4.329,52 excl. btw of € 5.238,72 incl. 21% btw. en dit volgens hun schriftelijke aangegane verbintenis dd. 26 mei 2021 referentie G97838/01 en dd. 21 juni 2021 referentie H09330/01.

Artikel 3:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 4:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Aankoop digitale beeldschermen voor verschillende AGB-gebouwen

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van

17 juni 2016, en inzonderheid artikels 2, 6° en 47 § 2 die de aanbestedende overheid

vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze

beroep doen op een aankoopcentrale;

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 18 april 2017;

Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de

overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013,

laatst gewijzigd bij KB van 22 juni 2016;

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake

overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 16

februari 2017;

Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van

hun werk, en latere wijzigingen;

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

•       Feitelijke motivering:

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 4 maart 2020 waarbij de

gemeenteraad bepaalt wat dient begrepen onder het begrip dagelijks bestuur

overeenkomstig artikel 41, 8° van het decreet over het Lokaal Bestuur namelijk:

a) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten die gefinancierd

worden met kredieten op het exploitatiebudget, ongeacht het bedrag, hierin begrepen de

raamcontracten en langdurige contracten die jaarlijks opzegbaar zijn;

b) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten gefinancierd met

kredieten op het investeringsbudget, tot een maximum bedrag van 139.000 euro, exclusief

BTW;

c) De opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten waarbij voor

budgetten voorzien door de gemeenteraad, het gunningbedrag in de uitvoeringsfase niet

met meer dan 10% wordt overschreden

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 30 januari 2019 waarbij bepaald

wordt wanneer het visum van de financieel directeur noodzakelijk is.

In het meerjarenplan werd voorzien om de verschillende gemeentegebouwen met moderne en dynamische informatieborden uit te rusten. Na overleg met dienst ICT, de Vrije Tijds-diensten en de bevoegde schepen opteren we om in totaal 13 infoborden te plaatsen: 8 infoborden in gebouwen die eigendom zijn van gemeente Beersel + 5 borden in gebouwen die eigendom zijn van AGB Beersel.

Gemeente Beersel:

•Kasteeltje Domein Rondenbos

•Koetsiershuis Domein Rondenbos

•Woonzorgcentrum De Ceder

•Sociaal Huis

•Bib Beersel

•CC de Meent

•Technische uitvoeringsdiensten

•Recyclagepark (buitenscherm)

AGB Beersel

•Sportcentrum Kerkeveld Beersel

•Sportcomplex Vogelenzang Lot

•Sportschuur Dworp

•DOC Alsemberg

•De Lambiek

Met de digitale beeldschermen kan op een modernere en geanimeerde manier gecommuniceerd worden met gebruikers en bezoekers van de gebouwen.

De infoborden zullen centraal door dienst Communicatie aangestuurd worden met algemene communicatie (evenementen, infoavonden, vacatures,...). Elk respectievelijk gebouw zal ook een eigen informatiestroom kunnen afwisselen met de algemene communicatie.

Er wordt nog een duidelijk kader uitgewerkt om vast te leggen welke evenementen van erkende verenigingen aan bod kunnen komen.

Voor de aankoop kan AGB Beersel beroep doen op de raamovereenkomst "ICT-materiaal", waarbij het bestek werd opgesteld door het autonoom provinciebedrijf VERA, meer bepaald perceel 5 van de opdracht (levering en installatie van presentatiemateriaal) waarbij gegund werd aan de ondernemer IT1, Steenkaaistraat 14 in 9200 Dendermonde.

Deze raamovereenkomst loopt van 2/8/2017 t.e.m. 1/8/2021. Hierdoor is AGB Beersel vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren wat een besparing aan tijd en geld betekent.

Omwille van bovenvermelde redenen is daarom beslist enkel een offerte te vragen bij de firma IT1.

In het meerjarenplan was een budget voorzien van € 8.938 incl. BTW voor de aanschaf. Deze begroting is echter niet voldoende voor het gewenste aantal schermen. Het prijsvoorstel voor de aanschaf van bovenstaande borden voor gemeente Beersel bedraagt € 16.477,88 incl BTW

(inclusief installatie en opleiding).

Het budget dat initieel geraamd werd is ontoereikend omwille van verhoging van de prijzen tegenover de richtprijzen van enkele jaren terug. In de raming was ook onvoldoende rekening gehouden met de installatie- en transportkosten.

Het abonnement voor gebruik van de software en het data-abonnement bedraagt € 2.170,01 incl. BTW.

•       Financiering

De uitgaven worden voorzien bij de eerstvolgende wijziging van het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist over te gaan tot de aankoop van 5 digitale beeldschermen via de offerte van de firma IT1, Steenkaaistraat 14 in 9200 Dendermonde, tegen het nagerekende bedrag van  € 16.477,88 incl. BTW.

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

De raad van bestuur beslist om het bijhorende software-abonnement te nemen om de schermen te kunnen aansturen via een webtoepassing. Het abonnement bedraagt 2.170,01 incl BTW per jaar.

Artikel 4:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 6:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Vernieuwen 2 Printer/Copier/Scanner : huur met onderhoudscontract.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•                      Wettelijke motivering

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 16 februari 2017.

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2016.

Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, en latere wijzigingen.

Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013, laatst gewijzigd bij KB van 22 juni 2016.

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 18 april 2017.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

•                      Feitelijke motivering

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 4 maart 2020 waarbij de gemeenteraad bepaalt wat dient begrepen onder het begrip dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 41, 8° van het decreet over het lokaal Bestuur namelijk:

a)  de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten die gefinancierd worden met kredieten op het exploitatiebudget, ongeacht het bedrag, hierin begrepen de raamcontracten en langdurige contracten die jaarlijks opzegbaar zijn;

b) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten gefinancierd met kredieten op het investeringsbudget, tot een maximum bedrag van 139.000 euro, exclusief BTW;

c) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten waarbij voor budgetten voorzien door de gemeenteraad, het gunningbedrag in de uitvoeringsfase niet met meer dan 10% wordt overschreden.

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 30 januari 2019 waarbij bepaald wordt wanneer het visum van de financieel directeur noodzakelijk is.

Er dient overgegaan tot het hernieuwen van een huur- en onderhoudsovereenkomst voor volgende  toestellen voor het AGB:

Te vervangen :

MPC2003

Printer SPC252

Om het beheer homogeen te houden stelt de dienst ICT voor om deze toestellen te vervangen door toestellen van hetzelfde merk als elders binnen het gemeentebestuur in gebruik en de huurperiode deze keer te beperken tot 36 maanden (i.p.v. 60 maanden), zodat deze toestellen bij hun volgende vervanging mee kunnen opgaan in een groter geheel van te vervangen toestellen. Bijkomend is er ook de expliciete vraag om het bestaande toestel dat nu mee gebruikt wordt in het vaccinatiecentrum (de MPC2003) pas effectief te vervangen nadat dit centrum is gesloten, dit om zo weinig mogelijk interrupties te veroorzaken in de dienstverlening ervan.

Afname binnen de raamovereenkomst van Creat met directe facturatie naar het AGB blijkt niet mogelijk zonder aandeelhouder te worden. De kost om aandeelhouder te worden loopt echter hoger op dan de eigenlijke huurkost van de toestellen, waardoor deze piste niet opportuun is.

Omwille van bovenvermelde redenen is daarom beslist enkel een offerte te vragen bij de firma Ricoh.

De bestelsheet opgemaakt door de firma Ricoh - op basis van een huur op 36 maanden -

voor AGB Beersel omvat :

Multifunctional :

Type toestel: Ricoh IM C2000A

Algemeen totale huur per maand  € 95,48

Onderhoud= 0,0101 € per z/w afdruk en 0,0433 per kleurafdruk.

Printer:

Type toestel: Ricoh SP C261DNW

Algemeen totale huur per maand  € 28,38

Onderhoud= 0,0350 € per z/w afdruk en 0,1950 per kleurafdruk.

De offerte is exclusief 21% btw.

•                      Financiering

De vereiste budgetten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

Goedkeuring wordt verleend aan de offerte opgemaakt door de firma Ricoh voor de duur van 36 maanden voor AGB Beersel.

Multifunctional :

Type toestel: Ricoh IM C2000A

Algemeen totale huur per maand  € 95,48

Onderhoud= 0,0101 € per z/w afdruk en 0,0433 per kleurafdruk.

Printer :

Type toestel: Ricoh SP C261DNW

Algemeen totale huur per maand  € 28,38

Onderhoud= 0,0350 € per z/w afdruk en 0,1950 per kleurafdruk.

Vermelde bedragen zijn exclusief 21% btw.

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Aankoop (incl. onderhoud) van firewalls i.f.v. badgesysteem.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•                      Wettelijke motivering

Wet betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 16 februari 2017.

Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 17 juni 2016.

Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, en latere wijzigingen.

Koninklijk besluit tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van 14 januari 2013, laatst gewijzigd bij KB van 22 juni 2016.

Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 18 april 2017.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

•                      Feitelijke motivering

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 4 maart 2020 waarbij de gemeenteraad bepaalt wat dient begrepen onder het begrip dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 41, 8° van het decreet over het lokaal Bestuur namelijk:

a)  de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten die gefinancierd worden met kredieten op het exploitatiebudget, ongeacht het bedrag, hierin begrepen de raamcontracten en langdurige contracten die jaarlijks opzegbaar zijn;

b) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten gefinancierd met kredieten op het investeringsbudget, tot een maximum bedrag van 139.000 euro, exclusief BTW;

c) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten waarbij voor budgetten voorzien door de gemeenteraad, het gunningbedrag in de uitvoeringsfase niet met meer dan 10% wordt overschreden.

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 30 januari 2019 waarbij bepaald wordt wanneer het visum van de financieel directeur noodzakelijk is.

Er dient overgegaan tot het aankopen van firewalls, inclusief onderhoud; om het beheer van de beveiliging van de netwerkinfrastructuur op de sportinfrastructuur van het AGB mogelijk te maken.

Voor die aankoop kan de gemeente beroep doen op de "raamovereenkomst ICT stad Brugge", waarbij het bestek werd opgesteld door stad Brugge en perceel 6 van de opdracht (Netwerk- en securitycomponenten en ondersteuning) gegund werd aan de ondernemer Realdolmen nv (ondertussen Inetum-Realdolmen), A. Vaucampslaan 42 te 1654 Huizingen. Deze raamovereenkomst loopt van 10/2018 t.e.m. 10/2022 (met 2 jaar verlengbaar). Hierdoor is de gemeente vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren wat een besparing aan tijd en geld betekent.

Omwille van bovenvermelde redenen is daarom beslist enkel een offerte te vragen bij de firma Inetum-Realdolmen.

De leden van de Raad van Bestuur van het AGB kunnen in bijlage kennis nemen van het prijsvoorstel van Inetum-Realdolmen "OFFER 619836  NS / FORTINET FORTIGATE 60F - 61F" van 18/06/2021 met referentie 619836. De offerte is exclusief 21% btw.

De dienst ICT stelt voor om, rekening houdend met het voorgaande, deze opdracht af te nemen via de "raamovereenkomst ICT stad Brugge" - perceel 6 om zo snel en voordelig te kunnen voldoen aan de noden van het AGB en daarbij volgens het prijsvoorstel "OFFER 619836  NS / FORTINET FORTIGATE 60F - 61F" van 18/06/2021 de volgende aankoop te gunnen aan Inetum-Realdolmen :

•                      Financiering

De vereiste budgetten zullen worden voorzien bij de eerstvolgende wijziging van het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De leden van de Raad van Bestuur van het AGB gaan akkoord met de volgende aankoop bij Inetum-Realdolmen en dit volgens hun  prijsvoorstel "OFFER 619836  NS / FORTINET FORTIGATE 60F - 61F" van 18/06/2021 met referentie 619836 :

Artikel 2:

De vereiste budgetten worden voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Opheffen modaliteiten sportmateriaal (uitleen)

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

Artikel 235 e.v. van het decreet Lokaal bestuur.

•       Feitelijke motivering:

Het gebrek aan aanvragen de afgelopen 10 jaar om sportmateriaal te ontlenen.

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring en de gemeentelijke sportraad van 14 juni 2021.

Het optimaliseren van het programma TicketGang.

•       Financiering

De uitgaven/inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

of

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist om de modaliteiten sportmateriaal dd. 18 december 2019 te schrappen.

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Modaliteiten sportinfrastructuur (aanpassingen)

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

Artikel 235 e.v. van het decreet Lokaal Bestuur.

•       Feitelijke motivering:

Voor de beoefening van sportactiviteiten is infrastructuur nodig.

De privé-sector slaagt er meestal niet in om op een afdoende wijze in deze infrastructuur te voorzien.

Hier is dus een taak weggelegd voor het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

Naar aanleiding van een nieuwe vergaderruimte in de accommodatie van de overdekte

petanquebanen gelegen in de Kloosterstraat te Lot.

Het verder optimaliseren van het programma TicketGang.

Het opnemen van de algemene richtlijnen voor de gebruikers in de modaliteiten.

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring van 14 juni 2021.

Het advies van de gemeentelijke sportraad van 14 juni 2021.

De erkennings- en aansluitingsmodaliteiten van de gemeenteraad, het schepencollege en de gemeentelijke Beerselse adviesraden.

•       Financiering

De uitgaven/inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

of

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist:

I. ALGEMENE BEPALINGEN.

Artikel 2:

Alle in dit besluit opgenomen gebruiksvergoedingen zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

II. DE SPORTINFRASTRUCTUUR.

Artikel 3: Lijst van de sportinfrastructuur:

• De sportinfrastructuur Vogelenzang omvat

◦ de grote sportzaal met bijhorende kantines+ kleedkamers

◦ de kleine sportzaal + kleedkamers

◦ de voetbalvelden + kunstgrasveld + kleedkamers

• De sportinfrastructuur O. Van Roy omvat

◦ de voetbalvelden + een kunstgrasveld + kleedkamers + bijhorende kantine

• De sportinfrastructuur Kerkeveld omvat

◦ de sportzaal met 2 squashvelden+ kleedkamers

◦ de voetbalvelden + kleedkamers

• De sportinfrastructuur H. Meerts omvat

◦ de sportschuur+ kleedkamers

• De sportinfrastructuur Rilroheide omvat

◦ de voetbalvelden + kleedkamers + bijhorende kantine

• De sportinfrastructuur Kloosterstraat omvat

◦ de overdekte petanquevelden + bijhorende vergaderruimte

Artikel 4: Aanvraagmodaliteiten:

A. Occasioneel gebruik van de infrastructuur

De aanvraag voor occasioneel gebruik dient minstens 2 werkdagen vooraf via beersel.zaalreservatie.be aangevraagd te worden.

B. Repetitief gebruik (activiteiten die met regelmatige tussenpozen op welbepaalde dagen worden georganiseerd) van de infrastructuur

De aanvraag voor repetitief gebruik moet schriftelijk of via sportinfrastructuur@beersel.be ingediend worden bij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. 

Erkende sportverenigingen kunnen de sportinfrastructuur eigen aan hun sporttak repetitief gebruiken volgens onderstaande richtlijnen:

• Zaalsportverenigingen hebben voorrang in de binnensportaccommodaties .

• Buitensportverenigingen hebben voorrang op de openluchtinfrastructuur .

• Ploegsporten hebben voorrang op individuele sporten.

• Erkende sportverenigingen hebben steeds voorrang op andere verenigingen.

• De gebruikers die in aanmerking komen voor de tarieven C,D of E hebben bij de opmaak van de bezetting van de sportaccommodatie voorrang op de andere gebruikers.

N.B. 1. Het AGB kan hierop steeds afwijkingen toestaan.

Artikel 5: Gebruikerscategorieën

Uitsluitend volgende personen, verenigingen of instellingen mogen gebruik maken van  de sportinfrastructuur tenzij expliciet anders bepaald in dit reglement. 

Naargelang de aanvrager en de aard van het gebruik worden volgende tarieven toegepast:

• Tarief A:

Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B, C, D of E vallen.

• Tarief B:

Een fysieke persoon uit Beersel die geen sport in ploegverband komt beoefenen.

Indien men met meerdere personen komt sporten, dient de meerderheid van de aanwezigen op het grondgebied van Beersel woonachtig te zijn.

Ondernemingen uit Beersel voor de organisatie van een sportactiviteit, de meerderheid van de aanwezigen moeten op het grondgebied van Beersel woonachtig zijn.

• Tarief C:

Erkende Beerselse Verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een Beerselse adviesraad met uitzondering van organisaties met professionele werking.

Onderwijsinstellingen en deeltijds kunstonderwijs met zetel in Beersel.

Kinderopvang en kinderkribbe met overeenkomst met gemeente Beersel.

• Tarief D:

Jeugdploegen tot en met 18 jaar van erkende Beerselse verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad met uitzondering van organisaties met professionele werking.

• Tarief E:

Wedstrijden (inclusief vriendschappelijke wedstrijden) van erkende Beerselse verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad met uitzondering van organisaties met professionele werking.

Uitzonderingen

• Voor strikt pedagogische activiteiten georganiseerd door basisscholen uit de gemeente Beersel of door onderwijsdiensten waarvan deze scholen gebruik maken, zal de gemeente optreden als derde betaler van de gebruiksvergoeding, mits toestemming van het schepencollege van de gemeente Beersel.

• Op voorstel van het schepencollege kan de gemeente Beersel voor activiteiten met een promotioneel karakter voor de gemeente Beersel, de gebruiksvergoeding aangerekend door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel voor haar rekening nemen als derde betaler.

• Wanneer de gemeente Beersel optreedt als derde betaler voor de vergoeding voor het ter beschikking stellen van infrastructuur, is het gratis zijn van een activiteit een basisvoorwaarde, hier kan het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel een uitzondering op toestaan.

• Voor adviesraden en scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten wordt gunsttarief C toegepast.

• Voor oefenstonden specifiek voor G-sport is de gemeente Beersel derde betaler.

Opmerking: Indien de activiteiten ingericht door gebruikers een openbaar karakter hebben, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten het Nederlandstalige activiteiten, trainingen of wedstrijden zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteiten naar leden, publiek en pers.  Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde afwijkingen bijvoorbeeld in het kader van internationale wedstrijden, tornooien e.d. worden exclusief beoordeeld door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

Artikel 6: Tarieven (exclusief 6 % btw) en bepalingen:

Tarief per gebruikerscategorie en infrastructuur. De uurtarieven op het gebruik van sportzalen en sportvelden (inclusief kleedkamers en stortbaden) worden bepaald als volgt

6.1. Grote sportzaal Vogelenzang + Kerkeveld (per veld)

6.2. Squashvelden sportzaal Kerkeveld

6.3. Sportschuur H. Meerts Dworp

6.4. Kleine sportzaal Vogelenzang

6.5. Voetbalvelden + kunstgrasvelden

6.6. Overdekte petanquevelden

6.7. Kleedkamers

6.8. Kantines (voetbal en sportzaal Vogelenzang, )

De kantines kunnen enkel gebruikt worden voor activiteiten verbonden aan sportactiviteiten.

Uitgezonderd voor vergaderingen, opleidingen en interne ledenfeesten van erkende Beerselse verenigingen. De kantines kunnen niet gebruikt worden voor eetfestijnen, fuiven, dansfeesten, verjaardagsfeesten e.d.  Bakken, braden en/of frituren is niet toegestaan in de kantines of bijhorende lokalen.

Voor occasioneel gebruik (gebruik aan 0% btw):

(*) Erkende Beerselse verenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.

De waarborg is enkel van toepassing voor categorie A en B.

De borgsom voor het gebruik van de kantines voor occasioneel gebruikwordt vastgesteld op 200 euro. Deze borgsom dient minstens één maand vooraf betaald te worden op rekening van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. De borgsom, zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van kosten van de aangerichte schade en eventueel opruimen.

Voor repetitief gebruik (verbonden aan sportactiviteiten, gebruik aan 0% btw):

Enkel erkende Beerselse sportverenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.

Bij een eerste ingebruikname van de kantine zal er een plaatsbeschrijving worden opgesteld door een afgevaardigde van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel in samenspraak met de gebruiker. Een repetitieve gebruiker mag beperkt meubilair aanbrengen in de ruimte zonder dat deze andere gebruikers kunnen hinderen na toelating van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel kan nooit  verantwoordelijk worden gesteld voor schade aan dit meubilair. De repetitieve gebruiker richt daartoe een aanvraag in via sportinfrastructuur@beersel.be.

6.9. Vergaderruimte Kloosterstraat te Lot (excl. 6% btw)

De vergaderruimte kan niet gebruikt worden voor eetfestijnen, fuiven, dansfeesten, verjaardagsfeesten e.d.  Bakken, braden en/of frituren is niet toegestaan in de vergaderruimte of bijhorende lokalen. Er is een algemeen toegestaan gebruik van het afwaslokaal bij gebruik van het gebouw/vergaderruimte.

Voor occasioneel gebruik:

(*) Erkende Beerselse verenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.

Voor repetitief gebruik:

Enkel voor eigen activiteiten van erkende Beerselse verenigingen met beperkt drankverkoop.

III BETALINGSWIJZE:

De gebruiksvergoedingen voor occasioneel gebruik aangevraagd via TicketGang worden

online betaald na goedkeurig van de aanvraag. Indien nodig kan men een factuur opvragen

via sportinfrastructuur@beersel.be.

De gebruiksvergoedingen voor repetitief gebruik worden trimestrieel aangerekend.

IV. BIJKOMENDE VOORWAARDEN:

Artikel 7:

Aanwending voor andere doeleinden en of wijzigingen van gebruik dient minstens 2 weken voor de activiteit schriftelijk of via e-mail sportinfrastructuur@beersel.be aangevraagd te worden en wordt bepaald door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

Artikel 8:

De gebruiksvergoeding van een sportzaal omvat het gebruik van de zaal, de verwarming, verlichting, waterverbruik, billijke vergoeding tenzij anders bepaald in dit reglement.

Artikel 9:

De energiekosten van kantines en/of ruimten die niet louter voor sportbeoefening worden aangewend, vallen volledig ten laste van de repetitieve gebruikers.  Bij occasioneel gebruik door derden wordt telkens €12,40 per (exclusief 21% btw) dag in mindering gebracht.

Artikel 10:

Elke overdracht van gebruiksrecht of in gebruik nemen voor een andere gebruiker dan de aanvrager dan deze vermeld in de aanvraag is verboden.

Artikel 11:

Het gewone onderhoud (schoonmaak) van alle gebruikte ruimten dient gedaan door de gebruiker.

Artikel 12:

Na gebruik moet het gebruikte gedeelte en de omgeving netjes worden opgeruimd en wordt reclame verwijderd. Laat de gebruiker dit na, dan zorgt het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel voor de opruim tegen terugvordering van de kostprijs bij de gebruiker.  De gebruikers ruimen eventueel zwerfafval afkomstig van hun eigen activiteiten op in de omgeving van de gebruikte infrastructuur: op stoepen, omliggende straten of pleinen. Het gebruik van wegwerpbekers is verboden. De uitleendienst jeugd kan steeds, op aanvraag van de gebruiker, herbruikbare bekers ter beschikking stellen aan de gebruikers. Zie Hyperlink reference not valid.

Artikel 13:

Alle gebruikers en exploitanten van kantines en vergaderruimten moeten zich schikken naar de wettelijke verplichtingen inzake verzekeringen en veiligheidsnormen.  Hiervan dient het bewijs bij de aanvraag voorgelegd te worden. Alle verzekeringspremies, auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding vallen ten laste van de gebruikers. De gebruiker dient de nodige instanties voorafgaand aan het evenement te contacteren.

De gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud en deelnemers).

Artikel 14:

De gebruiker staat zelf in voor de afvoer van het huishoudelijk afval:

Men dient gebruik te maken van een privé-ophaaldienst of men dient gebruik te maken van de gemeentelijke selectieve ophaalrondes. Men dient zich evenwel te schikken naar de reglementering terzake (zie huisvuilkalender).

Artikel 15:

Algemeen leefmilieu-, brandpreventie- en politiereglement en Vlaremwetgeving

De politieverordening  met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel.

Het laatst geldende algemeen leefmilieu-, brandpreventie- en politiereglement van Beersel moet door de gebruiker nageleefd worden en in het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie.

Artikel 16:

De huidige wetgeving van de Vlaamse regering, houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen en houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen.

Artikel 17:

Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zelf over de accommodatie dient te beschikken van ambtswege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten zonder enig recht van schadevergoeding door de gebruiker.

De gebruiker staat toe dat het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel of een aangestelde alle soorten werkzaamheden mag uitvoeren in haar hoedanigheid van eigenaar van de accommodatie.

Artikel 18:

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel (m.n. schade aan en in de door hem gebruikte lokalen en directe toegangsruimten). Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel is niet verantwoordelijk voor eventuele ongevallen, diefstal of verlies van en schade aan materiaal dat aan de gebruiker toebehoort. Schade dient onmiddellijk gemeld te worden via sportinfrastructuur@beersel.be. Er wordt een uurtarief van 33,06 euro  (exclusief 21% btw) aangerekend indien het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zelf moet instaan voor de herstellingen (+ vervangprijs van het materiaal).

Artikel 19:

Het is verboden om te overnachten in de sportinfrastructuur en deze te betreden met dieren uitgezonderd blindengeleidehonden.

Artikel 20:

Er geldt een algemeen rookverbod.

Artikel 21:

Alleen elektriciteit is toegelaten als algemene kunstmatige verlichtingsbron of sfeerverlichting in de lokalen.

Artikel 22:

De deuren die als nooduitgang zijn aangeduid moeten altijd open (mogen niet op slot ) kunnen vanaf het ogenblik dat de accommodatie wordt betreden. De doorgang naar de nooduitgangen (= evacuatiewegen) moet minstens even breed zijn als de nooduitgangen zelf.

IV. SANCTIES.

Artikel 23:

Indien de occasionele gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de gebruiksvergoeding eigendom van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel ten titel van schadeloosstelling. Indien de gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele gebruiksvergoeding eigendom van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel ten titel van schadeloosstelling.

Indien de repetitieve gebruiker, na goedkeuring van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel, zijn/haar lopende overeenkomst verbreekt blijft de gehele gebruiksvergoeding voor zijn/haar rekening.  De annulatie van het repetitief gebruik moet schriftelijk of via sportinfrastructuur@beersel.be ingediend worden bij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

Artikel 24:

Wie de verbodsbepalingen van artikel 10 overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zal de schadeloosstelling bepalen.

Artikel 25:

Wie zich niet houdt aan de verplichtingen zoals opgesomd in artikel 11, 12 en 18 van dit reglement zal de kostprijs door gefactureerd worden. Bij inzet van personeel wordt een uurtarief van 33,06 euro (exclusief 21% btw) aangerekend indien het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zelf moet instaan voor de schoonmaak.

Artikel 26:

Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de aanvrager te dekken zal het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.

Artikel 27:

Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na een activiteit in de sport- accommodaties dan zal de aanvrager gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.

Artikel 28:

Bij het veroorzaken van alarmmeldingen (door verkeerdelijk gebruik) zullen de kosten van 27,50 euro voor personeel en verplaatsingen doorgerekend worden aan de club.

Artikel 29:

Door het indienen van een aanvraag gaat de gebruiker akkoord met de bepalingen van deze modaliteiten. Niet naleving van deze voorwaarden kan de ontbinding van deze overeenkomst tot gevolg hebben.

V. SLOTBEPALINGEN.

Artikel 30:

Principieel wordt de sportinfrastructuur niet ter beschikking gesteld van 1 juli tot en met 31 juli, van 25 december tot en met 2 januari, 1 en 11 november. Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel kan afwijkingen toestaan.

Artikel 31:

Alle niet-voorziene gevallen worden beoordeeld door de raad van bestuur van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

Artikel 32:

Dit besluit treedt vanaf 1 juli 2021 in werking. De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.

Artikel 33:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Kennisname AGB-Voorzitterbesluiten 05/2021

De raad,

De raad van bestuur neemt kennis van het voorzitterbesluit van het AGB van de maand mei 2021.