Verslag Raad van Bestuur AGB 18/12/2019 - Goedkeuring.

De raad,

De raad van bestuur keurt het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van het AGB van 18 december 2019 goed.

Gezamenlijke aankoop door de gemeente, het OCMW en het AGB voor leveren van brandstof, vervoer van materialen, zand, zandcement, beton en mager beton, dolomie, steenslag, ijzerwaren, elektriciteitsmateriaal en sanitair materiaal/loodgieterij.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

De gemeentewet, artikel 261 tot en met 263 decies.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 144.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90 1°.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur.

Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, en latere wijzigingen, meer bepaald artikels 248 tot en met 264 betreffende het bestuurlijk toezicht.

•       Feitelijke motivering:

Overwegende dat een gunstig neerwaarts effect bereikt kan worden indien verschillende besturen op het grondgebied van de gemeente een gezamenlijke opdracht uitschrijven.

Overwegende dat er dient over te gaan tot de gezamenlijke aankoop door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel (AGB) voor de volgende opdrachten:

-sporadisch leveren van brandstof (2020);

-vervoer van materialen in opdracht van de technische dienst voor vrachten met verschillende tonnages en huur machines/materiaal (2020);

-aankoop van zand (2020);

-sporadische aankoop van zandcement, beton en mager beton (2020);

-sporadische aankoop van dolomie (2020);

-sporadisch leveren van steenslag (2020);

-aankoop van ijzerwaren (2020);

-aankoop van elektriciteitsmateriaal voor een periode van 2 jaar (2020-2021);

-aankoop van sanitair materiaal/loodgieterij voor de gemeente, OCMW, AGB voor een periode van 2 jaar (2020-2021).

Overwegende dat aldus een nieuwe opdracht moet gegund worden en er geen reden is om daarbij af te wijken van voormelde principes.

Overwegende dat wordt voorgesteld de gemeente Beersel aan te duiden om de volgende overheidsopdrachten in gezamenlijke naam uit te schrijven:

-sporadisch leveren van brandstof (2020);

-vervoer van materialen in opdracht van de technische dienst voor vrachten met verschillende tonnages en huur machines/materiaal (2020);

-aankoop van zand (2020);

-sporadische aankoop van zandcement, beton en mager beton (2020);

-sporadische aankoop van dolomie (2020);

-sporadisch leveren van steenslag (2020);

-aankoop van ijzerwaren (2020);

-aankoop van elektriciteitsmateriaal voor een periode van 2 jaar (2020-2021);

-aankoop van sanitair materiaal/loodgieterij voor de gemeente, OCMW, AGB voor een periode van 2 jaar (2020-2021).

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De Raad van Bestuur machtigt de gemeente Beersel om voor rekening van het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel (AGB) een gunningsprocedure voor een samengevoegde opdracht in de zin van artikel 19 van de wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor de volgende opdrachten:

-sporadisch leveren van brandstof (2020);

-vervoer van materialen in opdracht van de technische dienst voor vrachten met verschillende tonnages en huur machines/materiaal (2020);

-aankoop van zand (2020);

-sporadische aankoop van zandcement, beton en mager beton (2020);

-sporadische aankoop van dolomie (2020);

-sporadisch leveren van steenslag (2020);

-aankoop van ijzerwaren (2020);

-aankoop van elektriciteitsmateriaal voor een periode van 2 jaar (2020-2021);

-aankoop van sanitair materiaal/loodgieterij voor de gemeente, OCMW, AGB voor een periode van 2 jaar (2020-2021)

te organiseren.

Artikel 2:

Deze beslissing wordt ter kennis gebracht aan het gemeentebestuur van Beersel.

Modaliteiten: Sportinfrastructuur

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•       Wettelijke motivering:

Artikel 235 e.v. van het decreet Lokaal Bestuur;

•       Feitelijke motivering:

Voor de beoefening van sportactiviteiten is infrastructuur nodig;

De privé-sector slaagt er meestal niet in om op een afdoende wijze in deze infrastructuur te voorzien;

Hier is dus een taak weggelegd voor het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel;

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring van 28 november 2019;

De erkennings- en aansluitingsmodaliteiten van de gemeenteraad en de gemeentelijke Beerselse

adviesraden;

De tarieven werden de laatste jaren niet aangepast. Het is billijk dat de tarieven worden afgestemd op de gezondheidsindex;

•       Financiering

De uitgaven/inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

of

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

I. ALGEMENE BEPALINGEN.

Artikel 1:

Alle in dit besluit opgenomen gebruiksvergoedingen zijn niet van toepassing voor activiteiten georganiseerd door het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

II. DE SPORTINFRASTRUCTUUR.

Artikel 2: Lijst van de sportinfrastructuur:

•          De sportinfrastructuur Vogelenzang omvat

◦          de grote sportzaal met bijhorende kantines+ kleedkamers

◦          de kleine sportzaal + kleedkamers

◦          de voetbalvelden + kunstgrasveld + kleedkamers

•          De sportinfrastructuur O. Van Roy omvat

◦          de voetbalvelden + een kunstgrasveld + kleedkamers + bijhorende kantine

•          De sportinfrastructuur Kerkeveld omvat

◦          de sportzaal met 2 squashvelden+ kleedkamers

◦          het voetbalveld + kleedkamers

•          De sportinfrastructuur H. Meerts omvat

◦          de sportschuur+ kleedkamers

•          De sportinfrastructuur Rilroheide omvat

◦          de voetbalvelden + kleedkamers + bijhorende kantine

•          De sportinfrastructuur  Kloosterstraat omvat

◦          de overdekte petanquevelden + bijhorende kantines

Artikel 3: Aanvraagmodaliteiten:

A. Occasioneel gebruik in de zaal

De aanvraag voor occasioneel gebruik moet minstens  4 weken vóór de activiteit schriftelijk ingediend worden bij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel of via sportinfrastructuur@beersel.be

B. Repetitief gebruik (activiteiten die met regelmatige tussenpozen op welbepaalde dagen worden georganiseerd).

De aanvraag voor repetitief gebruik moet schriftelijk of via sportinfrastructuur@beersel.be ingediend worden bij het AGB Beersel. 

Erkende sportverenigingen kunnen de sportinfrastructuur eigen aan hun sporttak repetitief gebruiken volgens onderstaande richtlijnen:

•Zaalsportverenigingen hebben voorrang in de binnensportaccommodaties .

•Buitensportverenigingen hebben voorrang op de openluchtinfrastructuur .

•Ploegsporten hebben voorrang op individuele sporten.

•Erkende sportverenigingen hebben steeds voorrang op andere verenigingen.

•De gebruikers die in aanmerking komen voor de tarieven C,D of E hebben bij de opmaak van                             de bezetting van de sportaccommodatie voorrang op de andere gebruikers.

N.B. 1. Het AGB kan hierop steeds afwijkingen toestaan.

Artikel 4: Gebruikerscategorieën

Uitsluitend volgende personen, verenigingen of instellingen mogen gebruik maken van  de sportinfrastructuur tenzij expliciet anders bepaald in dit reglement. 

Naargelang de aanvrager en de aard van het gebruik worden volgende tarieven toegepast:

•Tarief A:

Alle handelsvennootschappen, onderwijsinstellingen van buiten de gemeente, verenigingen of privépersonen die niet onder B, C, D of E vallen.

•Tarief B:

Een fysieke persoon uit Beersel die geen sport in ploegverband komt beoefenen.

Indien men met meerdere personen komt sporten, dient de meerderheid van de aanwezigen op het grondgebied van Beersel woonachtig te zijn.

Ondernemingen uit Beersel voor de organisatie van een sportactiviteit, de meerderheid van de aanwezigen moet op het grondgebied van Beersel woonachtig zijn.

•Tarief C:

Erkende Beerselse Verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een Beerselse adviesraad met uitzondering van organisaties met professionele werking.

Onderwijsinstellingen en deeltijds kunstonderwijs met zetel in Beersel.

Kinderopvang en kinderkribbe met overeenkomst met gemeente Beersel.

•Tarief D:

Jeugdploegen tot en met 18 jaar van erkende Beerselse verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad met uitzondering van organisaties met professionele werking.

•Tarief E:

Wedstrijden (inclusief vriendschappelijke wedstrijden) van erkende Beerselse verenigingen met zetel in Beersel aangesloten bij een gemeentelijke adviesraad met uitzondering van organisaties met professionele werking.

Uitzonderingen

•          Voor strikt pedagogische activiteiten georganiseerd door basisscholen uit de gemeente                                           Beersel of door onderwijsdiensten waarvan deze scholen gebruik maken, zal de gemeente                             optreden als derde betaler van de gebruiksvergoeding, mits toestemming van het                                           schepencollege van de gemeente Beersel.

•          Op voorstel van het schepencollege kan de gemeente Beersel voor activiteiten met een                                           promotioneel karakter voor de gemeente Beersel, de gebruiksvergoeding aangerekend door                             het AGB Beersel voor haar rekening nemen als derde betaler.

•          Wanneer de gemeente Beersel optreedt als derde betaler voor de vergoeding voor het ter                             beschikking stellen van infrastructuur, is het gratis zijn van een activiteit een basisvoorwaarde,               hier kan het AGB een uitzondering op toestaan.

•          Voor adviesraden en scholen die betalende activiteiten met winstoogmerk inrichten wordt                             gunsttarief C toegepast.

•          Voor oefenstonden specifiek voor G-sport is de gemeente Beersel derde betaler.

Opmerking: Indien de activiteiten ingericht door gebruikers een openbaar karakter hebben, d.w.z. toegankelijk zijn voor het publiek, moeten het Nederlandstalige activiteiten, trainingen of wedstrijden zijn. Uitsluitend het Nederlands wordt gebruikt in de interne en externe communicatie rond de activiteiten naar leden, publiek en pers.  Enkel het Nederlands wordt als voertaal gebruikt tijdens de activiteiten. Gemotiveerde afwijkingen bijvoorbeeld in het kader van internationale wedstrijden, tornooien e.d. worden exclusief beoordeeld door het AGB.

Artikel 5: Tarieven (Excl. btw):

Tarief per gebruikerscategorie en infrastructuur. De uurtarieven op het gebruik van sportzalen en sportvelden (inclusief kleedkamers en stortbaden) worden bepaald als volgt

Voor tarief C – D & E treedt de gemeente op als derde betaler voor de btw (6%).

•Grote sportzaal Vogelenzang + Kerkeveld (per veld)

•Sqhuashvelden sportzaal Kerkeveld

•Sportschuur H. Meerts Dworp

•Kleine sportzaal Vogelenzang

•Voetbalvelden + kunstgrasvelden

•Overdekte petanquevelden - clubhuis Kloosterstraat 59 te Lot (Excl. gebruik kantine)

•Kleedkamers

•Kantines (voetbal, sportzaal, petanquelokalen)

De kantines kunnen enkel gebruikt worden voor activiteiten verbonden aan sportactiviteiten.

Uitgezonderd voor interne ledenfeesten van erkende Beerselse verenigingen. De kantines kunnen niet gebruikt worden voor eetfestijnen, fuiven, dansfeesten, verjaardagsfeesten e.d.  Bakken, braden en/of frituren is niet toegestaan in de kantines of bijhorende lokalen. Alleen elektriciteit is toegelaten als algemene kunstmatige verlichtingsbron.

In de kantine van de binnensporten van het sportcomplex Vogelenzang is de maximale bezetting op eender welk ogenblik beperkt tot 90 personen.

In de kantine van de buitensporten van het sportcomplex Vogelenzang is de maximale bezetting op eender welk ogenblik beperkt tot 154 personen.

◦          Voor occasioneel gebruik:

▪          € 6,60 (Excl.) per dag voor de hoofdgebruiker.

(*) Erkende Beerselse Verenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.

◦          Voor repetitief gebruik (verbonden aan sportactiviteiten):

Enkel erkende Beerselse sportverenigingen met uitzondering van organisaties met professionele werking.

◦          De waarborg is enkel van toepassing voor categorie  A en B.

De borgsom voor het gebruik van de kantines (waarvoor aan de gebruiker geen permanent recht van gebruik werd toegestaan door het AGB) wordt vastgesteld op 200 euro. Deze borgsom dient minstens één maand vooraf betaald te worden op rekening van het AGB.

De borgsom, zal uiterlijk 6 weken na de activiteit teruggestort worden mits afhouding van kosten van de aangerichte schade en eventueel opruimen.

◦          Concessies toegestaan aan een vaste gebruiker:

Onderverhuring is niet toegelaten. Ieder bijkomend gebruik dient schriftelijk of per e-mail  via sportinfrastructuur@beersel.be aan het AGB Beersel aangevraagd te worden.

III. Bijkomende voorwaarden:

Artikel 6:

Aanwending voor andere doeleinden en of wijzigingen van trainingen zowel voor als tijdens de voornoemde periode dient minstens 2 weken voor de activiteit schriftelijk of via e-mail sportinfrastructuur@beersel.be aangevraagd te worden en wordt bepaald door het AGB Beersel

Artikel 7:

De gebruiksvergoeding van een zaal omvat het gebruik van de zaal, de verwarming, verlichting, waterverbruik, billijke vergoeding tenzij anders bepaalt in dit reglement.

Artikel 8:

De energiekosten van kantines en/of ruimten die niet louter voor sportbeoefening worden aangewend, vallen volledig ten laste van de gebruikers. 

Artikel 9:

Elke onderverhuring of in gebruik nemen voor een andere gebruiker dan de aanvrager dan deze vermeld in de aanvraag is verboden.

Artikel 10:

Het gewone onderhoud (schoonmaak) van kantines, kleedkamers, stortbaden en wasruimten dient gedaan door de gebruiker.

Artikel 11:

Na verhuring moet het verhuurde gedeelte en de omgeving netjes worden opgeruimd en wordt reclame verwijderd. Laat de gebruiker dit na, dan zorgt het gemeentebestuur/AGB voor de opruim tegen kostprijs.

Artikel 12:

Alle gebruikers en exploitanten van kantines moeten zich schikken naar de wettelijke verplichtingen inzake verzekeringen en veiligheidsnormen.  Hiervan dient het bewijs bij de aanvraag voorgelegd te worden. Alle verzekeringspremies, auteursrechten (SABAM), billijke vergoeding vallen ten laste van de gebruikers. Voor de auteursrechten moet de gebruiker bij activiteiten met reproductie van tekst of muziek steeds op voorhand contact opnemen met SABAM – www.sabam.be

De ‘billijke vergoeding’ moet ervoor zorgen dat uitvoerende artiesten (zangers en muzikanten) en producenten van muziek vergoed worden telkens wanneer vooraf opgenomen muziek weergegeven wordt voor publiek. De billijke vergoeding moet naast de factuur van SABAM betaald worden - https://www.ikgebruikmuziek.be

De gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie (inhoud en deelnemers).

Artikel 13:

De gebruiker staat zelf in voor de afvoer van het huishoudelijk afval:

Men dient gebruik te maken van een privé-ophaaldienst of men dient gebruik te maken van de gemeentelijke selectieve ophaalrondes. Men dient zich evenwel te schikken naar de reglementering terzake (zie huisvuilkalender).

Artikel 14:

Algemeen leefmilieu-, brandpreventie- en politiereglement en Vlaremwetgeving

De politieverordening  met gemeentelijke administratieve sancties van gemeente Beersel.

Het laatst geldende algemeen leefmilieu-, brandpreventie- en politiereglement van Beersel moet door de gebruiker nageleefd worden en in het bijzonder op het gebied van lawaaihinder, ordeverstoring en brandpreventie.

Artikel 15:

De huidige wetgeving van de Vlaamse regering, houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen en houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende het duurzaam beheer van materiaalkringlopen en afvalstoffen.

Artikel 16:

Het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel behoudt zich het recht voor in gevallen van overmacht of in onvoorziene omstandigheden waarbij het Autonoom Gemeentebedrijf Beersel zelf over de accommodatie dient te beschikken van ambtswege over te gaan tot de ontbinding van de lopende overeenkomsten zonder enig recht van schadevergoeding door de gebruiker.

Artikel 17:

De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek veroorzaakte schade, zowel jegens derden als jegens het AGB Beersel (m.n. schade aan en in de door hem gebruikte lokalen en directe toegangsruimten).

Artikel 18:

Het is verboden om te overnachten in de sportinfrastructuur.

IV. SANCTIES.

Artikel 19:

Indien de occasionele gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt vóór de 14de dag vóór de activiteit, blijft de helft van de gebruiksvergoeding eigendom van het AGB ten titel van schadeloosstelling. Indien de gebruiker de gebruiksovereenkomst verbreekt tijdens de laatste 14 dagen vóór de activiteit, blijft de hele gebruiksvergoeding eigendom van het AGB ten titel van schadeloosstelling.

Artikel 20:

Wie de verbodsbepalingen van artikel 9 overtreedt zal voor 5 jaar uitgesloten worden van iedere reservering en het AGB zal de schadeloosstelling bepalen.

Artikel 21:

Wie zich niet houdt aan de verplichtingen zoals opgesomd in artikel 10 en 11 van dit reglement zal de kostprijs gefactureerd worden.

Artikel 22:

Voor alle aangerichte schade of indien de waarborgsom niet volstaat om de kosten ten laste van de aanvrager te dekken zal het AGB alle rechtsmiddelen aanwenden om de nog verschuldigde sommen in te vorderen.

Artikel 23:

Wordt bedrieglijk verzwegen schade vastgesteld na een activiteit in de sport- accommodaties dan zal de aanvrager gedurende 3 jaar uitgesloten worden van elke reservering.

Artikel 24:

Bij het veroorzaken van alarmmeldingen (door verkeerdelijk gebruik) zullen de kosten van 27,50 euro voor personeel en verplaatsingen doorgerekend worden aan de club.

V. SLOTBEPALINGEN.

Artikel 25:

Principieel wordt de sportinfrastructuur niet ter beschikking gesteld van 1 juli tot en met  van 31 juli, van 25 december tot en met 2 januari, 1 en 11 november. Het AGB kan afwijkingen toestaan.

Artikel 26:

Alle niet-voorziene gevallen worden geregeld door het AGB.

Artikel 27:

Dit besluit treedt vanaf het nieuwe kalenderjaar 2020 in werking. De tarieven kunnen te allen tijde herzien worden door een beslissing van het AGB. Bij tariefwijziging krijgt de gebruiker de mogelijkheid om kosteloos te annuleren.

DOC - Lambiek - branddetectie aanpassingswerken - Goedkeuring gunning

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

Wettelijke motivering:

De gemeentewet, artikel 261 tot en met 263 decies.

Gelet op de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

Gelet op de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, inzonderheid artikel 42, § 1, 1° d) ii) (de opdracht kan slechts door één bepaalde ondernemer worden uitgevoerd om redenen van: mededinging ontbreekt om technische redenen);

Gelet op het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Gelet op het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

Feitelijke motivering:

De branddetectie in DOC werd uigevoerd door The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise.

De Raad van Bestuur heeft in zitting van 25 september 2019 een onderhoudscontract voor branddetectie, inbraakdetectie en toegangscontrole afgesloten met de firma The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise.

Er werd enkel een offerte aangevraagd aanThe Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise.

De volgende aanpassingen dienen uitgevoerd te worden aan de branddetectie-installatie van DOC - Lambiek:

- omwille van de problematiek van nevel- en rook- gebruik tijdens fuiven: By-Pass realiseren op de kring van de branddetectoren van de Evenementenhal DOC tijdens fuiven : offerte 1903318/1 dd. 18 november 2019 ten bedrage van € 577,16 exclusief btw.;

Deze aanpassing kan uitgevoerd worden met gunstig advies van de brandweer dd. 31 december 2019 - zie bijlage.

- om de twee branddetectie-installaties van enerzijds de Lambiek en anderzijds DOC om te vormen naar één geïntegreerde branddetectie-installatie : vervangen van conventionele branddetectie door analoge branddetectie in de Lambiek : offerte 1903182/1 dd. 14 januari 2020 ten bedrage van € 12.547,54 exclusief btw..

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1.

De Raad van Bestuur beslist dat de opdracht “DOC - Lambiek - branddetectie aanpassingswerken” toevertrouwd wordt aan de firma The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise voor:

- By-Pass realiseren op de kring van de branddetectoren van de Evenementenhal DOC tijdens fuiven volgens offerte 1903318/1 dd. 18 november 2019 ten bedrage van € 577,16 exclusief btw.;

- vervangen van conventionele branddetectie door analoge branddetectie in de Lambiek volgens offerte 1903182/1 dd. 14 januari 2020 ten bedrage van € 12.547,54 exclusief btw..

Artikel 2.

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3.

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Kennisname AGB-Voorzitterbesluiten

De raad,

De raad van bestuur neemt kennis van de voorzitterbesluiten van het AGB van de maand december 2019.