Verslag Raad van Bestuur AGB d.d. 26 april 2023. Goedkeuring.

De raad,

De raad van bestuur keurt het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van het AGB van 26 april 2023 goed.

Bezetting sportaccommodaties seizoen 2023-2024

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Wettelijke motivering:

Artikel 235, decreet Lokaal Bestuur dd. 22 december 2017

●      Feitelijke motivering:

De beslissing van de Raad van Beheer van het AGB houdende de goedkeuring van de modaliteiten sportinfrastructuur van 30 november 2022. Ieder jaar opnieuw dienen de gebruikers de sportaccommodaties aan te vragen.

Als bijlage:

De bezetting van de sportaccommodaties voor het sportseizoen 2023-2024:

- grote sportzaal Vogelenzang Lot

- kleine sportzaal Vogelenzang Lot

- sportzaal Kerkeveld Beersel

- sportschuur H. Meerts Dworp

- overdekte petanquebanen Lot

- voetbalvelden sportcomplex Vogelenzang Lot

- voetbalvelden sportcentrum Kerkeveld  Beersel

- voetbalvelden sportstadion O. Van Roy Huizingen

- voetbalvelden Rilroheide Dworp

Een overzichtslijst van de aanvragen van de gebruikers.

Kennisname door de gemeentelijke Sportraad op 4 mei 2023.

●      Financiering

De inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist positief gevolg te verlenen aan de aanvragen van de gebruikers van de sportaccommodaties voor het sportseizoen 2023-2024.

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Reservatie Evenementenhal DOC Alsemberg

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Wettelijke motivering:

Artikel 235, decreet Lokaal bestuur dd. 22 december 2017

●      Feitelijke motivering:

De beslissing van de Raad van Beheer van het AGB houdende de goedkeuring van de modaliteiten Evenementenhal DOC van 30 november 2022.

De aanvraag van Sint - Victor Alsemberg basisschool voor het gebruik van de DOC (zonder toog) op dinsdag en donderdag van 8.30 u. tot 12.00 u. tijdens het schooljaar 2023-2024.

De gemeente treedt op als derde betaler.

●      Financiering

De inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist positief gevolg te verlenen aan de aanvraag van Sint - Victor Alsemberg basisschool tot het gebruik van de Evenementenhal DOC (zonder toog) op dinsdag en donderdag van 8.30 u. tot 12.00 u. tijdens het schooljaar 2023-2024, tegen de voorwaarden zoals bepaald in de modaliteiten Evenementenhal DOC.

De gemeente treedt op als derde betaler.

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Vernieuwen in 2023 aflopende contracten van multifunctionals (Printer/Copier/Scanner) - gunning

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●                     Wettelijke motivering

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen en inzonderheid artikels 2, 6° en 47 $2 die de aanbestedende overheid vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze beroep doen op een aankoopcentrale.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen.

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

●                     Feitelijke motivering

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 4 maart 2020 waarbij de gemeenteraad bepaalt wat dient begrepen onder het begrip dagelijks bestuur overeenkomstig artikel 41, 8° van het decreet over het lokaal Bestuur namelijk:

a)  de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten die gefinancierd worden met kredieten op het exploitatiebudget, ongeacht het bedrag, hierin begrepen de raamcontracten en langdurige contracten die jaarlijks opzegbaar zijn;

b) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten gefinancierd met kredieten op het investeringsbudget, tot een maximum bedrag van 139.000 euro, exclusief BTW;

c) de opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten waarbij voor budgetten voorzien door de gemeenteraad, het gunningbedrag in de uitvoeringsfase niet met meer dan 10% wordt overschreden.

De beraadslaging van de gemeenteraad in zitting van 30 januari 2019 waarbij bepaald wordt wanneer het visum van de financieel directeur noodzakelijk is.

Er dient overgegaan tot het hernieuwen van een huur- en onderhoudsovereenkomst voor volgende  toestellen voor het AGB:

Voor volgende toestellen lopen de aangegane huur- en onderhoudsovereenkomsten in de loop van 2023 ten einde :

Voor de vervanging van het toestel in Sport Kerkeveld starten we geen nieuw contract, maar laten we vervangen door het toestel dat zich momenteel in Sport Dworp (Sportschuur) bevindt te verhuizen naar Sport Kerkeveld.

Afname binnen de raamovereenkomst van Creat met rechtstreekse facturatie aan het AGB blijkt niet mogelijk zonder aandeelhouder te worden. De kost om aandeelhouder te worden loopt echter hoger op dan de eigenlijke huurkost van de toestellen, waardoor deze piste niet opportuun is.

Voor vernieuwing kan het AGB wel beroep doen op het "Raamcontract voor huur en onderhoud van multifunctionals incl. beheersysteem en integratie met de IT-systemen voor het provinciebestuur Vlaams-Brabant", met looptijd van 01/01/2023 tot 31/12/2026. Hierdoor is de gemeente vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren wat een besparing aan tijd en geld betekent.

De firma Ricoh Belgium NV, Medialaan 28 A 1800 Vilvoorde werd hiervoor als dienstverlener aangesteld door de provincie Vlaams-Brabant.

Na inschatting van de toekomstige behoeftes werd hiertoe een offerte gevraagd aan en voorstel ontvangen van Ricoh omvattende :

Dit is het “kleinste toestel” dat aangeboden wordt in de raamovereenkomst van Prov. Vlaams-Brabant, Het toestel is effectief performanter tegen over het huidig toestel MP C2004EXSP, maar het alternatief - een kleiner toestel (IM C2000) buiten raamovereenkomst - komt duurder uit qua huur en onderhoud en is dus niet interessant voor het AGB.

De opgegeven prijzen zijn in euro, inclusief alle kosten en taksen, exclusief btw.

Financiering

De vereiste budgetten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur van het AGB gaat akkoord met het voorstel van de dienst ICT m.b.t. het vernieuwen van de in 2023 aflopende huur- en onderhoudscontracten van multifunctionele toestellen.

Het hiertoe van Ricoh ontvangen voorstel wordt goedgekeurd:

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van AGB Beersel - Princiepsbeslissing, goedkeuring lastvoorwaarden, gunningswijze en uit te nodigen firma's.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

•      Wettelijke motivering:

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, § 1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet) en artikel 57.

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

Decreet over het Lokaal Bestuur van 22 maart 2017 en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 235 e.v.

•      Feitelijke motivering:

In het kader van de opdracht “Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van AGB Beersel” werd een bestek met nr. 2022-3357 opgesteld door Autonoom Gemeentebedrijf Beersel.

Deze opdracht is als volgt opgedeeld:

* Basisopdracht (Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van AGB Beersel), indicatieve raming: € 3.000,00 excl. btw of € 3.630,00 incl. 21% btw;

* Verlenging 1 (Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van AGB Beersel), indicatieve raming: € 3.000,00 excl. btw of € 3.630,00 incl. 21% btw;
 

* Verlenging 2 (Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van AGB Beersel), indicatieve raming: € 3.000,00 excl. btw of € 3.630,00 incl. 21% btw;
 

* Verlenging 3 (Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van AGB Beersel), indicatieve raming: € 3.000,00 excl. btw of € 3.630,00 incl. 21% btw.

De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op € 12.000,00 excl. btw of € 14.520,00 incl. 21% btw.

De opdracht zal worden afgesloten voor een duur van 12 maanden en is 3 maal stilzwijgend verlengbaar.

Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking :

- Schraepen Eric, Pedestraat 58 te 1602 Sint Pieters-Leeuw.

- Ruitenwasser Nico, Saffelbergstraat 82 te 1750 Lennik.

- Ramenlappers, Kerkveld 7B te 9400 Ninove.

- MSK Belgium, Tamariskenlaan 27 te 1080 Sint-Jans-Molenbeek.

Als limietdatum voor het indienen van de offertes wordt 23 juni 2023 om 11.00 uur voorgesteld.

•      Financiering

De vereiste budgetten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

Er wordt in principe beslist over te gaan tot de opdracht "Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van het AGB Beersel".

Artikel 2:

Het bestek met nr. 2022-3357 en de indicatieve raming voor de opdracht “Poetsen van ramen en deuren inclusief omkadering en dergelijke van verschillende gebouwen van AGB Beersel”, opgesteld door Autonoom Gemeentebedrijf Beersel worden goedgekeurd. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De indicatieve raming bedraagt € 12.000,00 excl. btw of € 14.520,00 incl. 21% btw.

Artikel 3:

Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.

Artikel 4:

De offertes dienen het bestuur ten laatste te bereiken op 23 juni 2023 om 11.00 uur.

Artikel 5:

Volgende ondernemers worden uitgenodigd om deel te nemen aan de onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking:

- Schraepen Eric, Pedestraat 58 te 1602 Sint-Pieters-Leeuw;

- Ruitenwasser Nico, Saffelbergstraat 82 te 1750 Lennik;

- Ramenlappers, Kerkveld 7b te 9400 Ninove;

- MSK BELGIUM, Tamariskenlaan 27 te 1080 Sint-Jans-Molenbeek.

Artikel 6:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 7:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Kennisname AGB-Voorzitterbesluiten 04/2023

De raad,

De raad van bestuur neemt kennis van de voorzitterbesluiten van het AGB van de maand april 2023.