Verslag Raad van Bestuur AGB d.d. 25 september 2024. Goedkeuring.

De raad,

De raad van bestuur keurt het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van het AGB van 25 september 2024 goed.

Stopzetting mandaat bedrijfsrevisor.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Juridische gronden

Artikel 235 e.v. van het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

Artikel 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht van het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

●      Aanleiding, doel en feitelijke motivering

De gemeenteraad keurde in zitting van 22 december 2021 de aanstelling van de bedrijfsrevisor, de Heer Marc Maris, van de firma Callens, Vandelanotte & Theunissen bv, Jan Van Rijswijcklaan 10 te 2018 Antwerpen, goed voor de controle van de boekhouding van het AGB Beersel, en dit voor de boekjaren 2021, 2022 en 2023 (eventueel met stilzwijgende verlenging met een zelfde periode van 3 jaar).

De controle van de boekhouding van een AGB door een erkende bedrijfsrevisor is niet langer verplicht sinds het decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

Het AGB Beersel heeft reeds verschillende jaren een nauwe samenwerking betreffende de accountancy en advisory met de firma Moore Belgium (voorheen Q&A), die steeds een goede en volledige controle van de boekhouding uitvoert.

De dienst financiën stelt aan de Raad van Bestuur van het AGB Beersel voor om het mandaat van de bedrijfsrevisor, de heer Marc Maris, van de firma Callens, Vandelanotte & Theunissen BV, Jan Van Rijswijcklaan 10 te 2018 Antwerpen, niet stilzwijgend te verlengen voor de periode 2024 tot en met 2026 en het mandaat van de bedrijfsrevisor stop te zetten. Dit besluit zal ter goedkeuring aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

●      Financiering

De verminderde uitgaven zullen worden aangepast in het financieel meerjarenplan.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist om het mandaat van de bedrijfsrevisor, de heer Marc Maris, van de firma Callens, Vandelanotte & Theunissen BV, Jan Van Rijswijcklaan 10 te 2018 Antwerpen, niet stilzwijgend te verlengen voor de periode 2024, 2025 en 2026 en het mandaat van bedrijfsrevisor stop te zetten.

Artikel 2:

De Raad van Bestuur beslist de stopzetting van het mandaat van de bedrijfsrevisor voor goedkeuring aan de eerstvolgende gemeenteraad voor te leggen.

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Beslissing tot deelname aan de "raamovereenkomst  voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening" van de dienstverlenende vereniging Cipal

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●                     Juridische gronden

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen;

De wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en latere wijzigingen en inzonderheid artikels 2, 6° en 47 $2 die de aanbestedende overheid vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze beroep doen op een aankoopcentrale;

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen;

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen;

De wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen, en latere wijzigingen;

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 236 en latere wijzigingen.

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 326 e.v. betreffende het bestuurlijk toezicht;

Het gunningsverslag van de RvB Cipal dv van 20 juni 2024 betreffende de raamovereenkomst voor de verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening;

●                     Aanleiding, doel en feitelijke motivering

De dienstverlenende vereniging Cipal heeft een raamovereenkomst afgesloten waarbij zij optreedt als aankoopcentrale voor de verwerving van ICT-infrastructuur en bijhorende dienstverlening (Bestek nr. CSMRTINFRA23). Dit behelst een niet-exclusieve raamovereenkomst met de firma Dustin Belgium nv voor de verwerving van “multi-vendor” ICT-infrastructuur. De raamovereenkomst omvat een uitgebreide reeks producten en diensten, waaronder:

●        Personal devices

●        Servers

●        Netwerkapparatuur

●        Beveiligingsapparatuur

●        Kopieermachines & Printers

●        Multimedia

●        Opslag & Backup

●        Telecomapparatuur

●        Fraudepreventie en Identiteitsverificatie

●        Randapparatuur & Benodigdheden

Bovendien zal Dustin Belgium nv een 'C-smart webshop' onderhouden, wat het eenvoudiger maakt om bestellingen te plaatsen en te beheren.

Deze raamovereenkomst loopt van 10/07/2024 tot en met 5/07/2028, met de mogelijkheid om nadien 2 keer met max. 12 maanden – dus met 1 tot max. 24 maanden - te verlengen.

C-smart treedt op als aankoopcentrale in de zin van artikel 2,6° van de Wet Overheidsopdrachten voor een breed scala aan Vlaamse lokale besturen en andere entiteiten:

●        Alle leden van de dienstverlenende vereniging C-smart;

●        Alle andere Vlaamse lokale besturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;

●        Alle Vlaamse provinciebesturen, hun verenigingen en verzelfstandigde entiteiten;

●        Alle Vlaamse politie- en hulpverleningszones;

●        Alle organisaties, hun verenigingen en verwante entiteiten die op eigen verzoek nominatief bij aanvang van de procedure werden toegevoegd

●                     Financiering

De uitgaven zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur besluit toe te treden tot de raamovereenkomst voor de verwerving van ict-infrastructuur en bijhorende dienstverlening van Cipal dv waarbij C-Smart fungeert als aankoopcentrale.

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Haviland Intercommunale - Buitengewone Algemene Vergadering d.d. 27/11/2024.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Juridische gronden

Artikel 235 van het Decreet Lokaal Bestuur dat de bevoegdheden van de raad bepaalt.

De bepalingen van artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur.

●      Aanleiding, doel en feitelijke motivering

Het AGB is aangesloten bij Haviland Intercommunale die werd opgericht op 24 maart 1965 bij oprichtingsakte, verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 16 april 1965 onder het nummer 8226 EN verlengd werd op 23 oktober 2019, verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 21 november 2019 onder het nummer 19151652.

Haviland Intercommunale is als intergemeentelijk samenwerkingsverband voor de ruimtelijke ordening en de economisch sociale expansie van het arrondissement Halle-Vilvoorde een dienstverlenende vereniging die wordt beheerst door het Decreet Lokaal Bestuur.

De raadsbeslissing d.d. 27 februari 2019 waarbij de effectief en plaatsvervangend vertegenwoordiger werd aangeduid.

De raadsbeslissing d.d. 24 april 2024 tot aanduiding van een nieuwe ondervoorzittter voor de raad van bestuur van het AGB Beersel ten gevolge van het ontslag van mevrouw Kristien Vanhaverbeke.

De oproepingsbrief van 1 oktober 2024 tot de Buitengewone Algemene Vergadering van Haviland Intercommunale van 27 november 2024 met volgende agendapunten:

1. Notulen van de Algemene Vergadering van 19 juni 2024: goedkeuring
   (een exemplaar van deze notulen werd op 24 juni 2024 aan de deelnemers bezorgd).
2. De te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie + begroting 2025 (art. 34).
3. Varia.

●      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad duidt de heer Eddy Deknopper, Eegde 9 te 1653 Dworp, aan als effectief vertegenwoordiger om het AGB te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van Haviland Intercommunale op 27 november 2024.

Artikel 2:

De raad duidt mevrouw Elsie De Greef, Rastelbos 18 te 1653 Dworp, aan als

plaatsvervanger om het AGB te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van Haviland Intercommunale op 27 november 2024.

Artikel 3:

De agendapunten van de buitengewone algemene vergadering van Haviland Intercommunale d.d. 27 november 2024 worden goedgekeurd:

1. Notulen van de Algemene Vergadering van 19 juni 2024: goedkeuring
   (een exemplaar van deze notulen werd op 24 juni 2024 aan de deelnemers bezorgd).
2. De te ontwikkelen activiteiten en de te volgen strategie + begroting 2025 (art. 34).
3. Varia.

Artikel 4:

De reeds gevolmachtigde effectieve afgevaardigde en plaatsvervangend afgevaardigde - gedurende de huidige legislatuur – is gemandateerd om de agendapunten op de buitengewone algemene vergadering van Haviland Intercommunale d.d. 27 november 2024 goed te keuren.

Artikel 5:

De raad van bestuur wordt gelast met de uitvoering van dit besluit.

Artikel 6:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Kennisname AGB-Voorzittersbesluit 09/2024

De raad,

De raad van bestuur neemt kennis van het voorzittersbesluit van het AGB van de maand september 2024.