Verslag Raad van Bestuur AGB d.d. 23 oktober 2024. Goedkeuring.

De raad,

De raad van bestuur keurt het verslag van de vergadering van de Raad van Bestuur van het AGB van 23 oktober 2024 goed.

Aanpassing MJP 2020-2025 - budget 2025

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Juridische gronden

Art 242 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat de raad van bestuur het meerjarenplan en de aanpassingen ervan vaststelt en ze ter goedkeuring voorlegt aan de gemeenteraad.

De bepalingen betreffende de beleids- en beheerscyclus zijn van toepassing op de autonome gemeentebedrijven.

Art 249 en volgende van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017. Deze artikelen geven de bepalingen voor de opmaak van de beleidsrapporten, waaronder ook de aanpassingen van het meerjarenplan weer.

Artikel 2 en volgende van het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen. De nadere bepalingen voor de opmaak van het meerjarenplan en de inhoud ervan worden hier opgesomd.

Het Ministerieel Besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen. Dit besluit legt de verplichte modellen van de verschillende schema's van het meerjarenplan op.

Art 20§4 van de statuten van het autonoom gemeentebedrijf Beersel, goedgekeurd op 22 mei 2019, bepaalt dat de raad van bestuur bevoegd is voor het vaststellen van de beleidsmatige en financiële verplichtingen inzake planning, registratie en budgettering zoals voorzien in het wettelijk kader.

●      Aanleiding, doel en feitelijke motivering

Het meerjarenplan 2020-2025 moet jaarlijks worden aangepast om de kredieten van het volgende jaar vast te leggen. In deze aanpassing van het meerjarenplan worden de kredieten van 2024 aangepast, de kredieten van 2025 vastgesteld, de kredieten van 2026 bijgestuurd en de kredieten van 2027 toegevoegd.

In 2024 zijn de kredieten voor uitgaven a rato de reeds gedane en de nog te verwachten uitgaven aangepast. De ontvangsten zijn aangepast aan de reeds ontvangen en de nog te verwachte opbrengsten.

De vaststelling van de kredieten van 2025 betekent dat de transactiekredieten van het boekjaar 2025 beschikbaar worden voor uitvoering.

De periode van de aanpassing van het meerjarenplan blijft altijd de initiële periode van het meerjarenplan, maar de staat van het financieel evenwicht (schema M2), het overzicht van de ontvangsten en uitgaven volgens hun economische aard (schema T2) en het overzicht van de evolutie van de financiële schulden (schema T4) moeten de financiële consequenties voor ten minste 3 toekomstige boekjaren beschrijven. Om die reden zijn de kredieten 2027 toegevoegd in de aanpassing van het meerjarenplan.

De strategische nota heeft betrekking op de periode 2020-2025 en is in deze aanpassing inhoudelijk niet gewijzigd.

Het meerjarenplan werd 14 dagen voor de raad van bestuur digitaal ter beschikking gesteld van de raadsleden.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur stelt de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 - budget 2025 vast en legt de aanpassing ter goedkeuring voor aan de gemeenteraad.

.

Artikel 2:

Het in bijlage toegevoegde document "Aanpassing meerjarenplan 2020-2025 + vaststelling budget 2025" maakt integraal deel uit van dit besluit.

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Lot Vogelenzang -  Vernieuwen westgevel grote sporthal -  Goedkeuring verrekening 4, 5 en 6

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Juridische gronden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 42, §

1, 1° a) (de goed te keuren uitgave excl. btw bereikt de drempel van € 140.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 38/2 (Onvoorzienbare omstandigheden in hoofde van de aanbesteder).

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen, meer bepaald artikel 90, 1°.

●      Aanleiding, doel en feitelijke motivering

De Raad van Bestuur verleende in zitting van 20 december 2023 goedkeuring aan de gunning van de opdracht "Sportcomplex Lot - Vernieuwen westgevel grote sporthal" aan Decrem nv, Repingestraat 29 te 1570 Galmaarden tegen het nagerekende en verbeterde offertebedrag van € 70.349,11 excl. btw of € 85.122,42 incl. 21% btw (€ 14.773,31 btw medecontractant) (na onderhandeling).

De uitvoering moet gebeuren overeenkomstig de lastvoorwaarden vastgelegd in het bestek met nr. 2023-3447.

De Raad van Bestuur verleende in zitting van 19 juni 2024 goedkeuring aan verrekening 1, 2 en 3 voor een bedrag in meer van € 15.710,00 excl. btw of € 19.009,10 incl. 21% btw (€ 3.299,10) voor verrekening 1, € 2.275,00 excl. btw of € 2.752,75 incl. 21% btw (€ 477,75) voor verrekening 2 en € 14.614,80 excl. btw of € 17.683,91 incl. 21% btw (€ 3.069,11) voor verrekening 3.

Tijdens de uitvoering van de opdracht bleek dat het noodzakelijk was om volgende wijzigingen aan te brengen:

Verrekening 4: Bijkomende uitzettingsvoeg.

De hoek boven de toegangsdeur werd gemetst met recuperatiestenen opdat de noordgevel in éénzelfde steen zou behouden blijven.
Links en rechts van het deel metselwerk in recuperatiesteen is een verticale voeg voorzien.
De rechtervoeg was voorzien in basis als einde van het te vernieuwen metselwerk.
De linkervoeg is bijkomend uitgevoerd.
Deze kosten waren onvoorzienbaar vermits bij opmaak van de aanbesteding nog niet gekend was in welke staat de hoek zich bevond.
 

Verrekening 5: Dakrand

- De dakrand werd voorzien van isolatie met 6 cm i.p.v. de voorziene dikte 3 cm om op dezelfde dikte te werken als de bestaande isolatielaag.

- De dakrand werd voorzien van een dubbele laag multiplex i.p.v. één laag die voorzien was in de basis om dezelfde hoogte te bekomen als de bestaande dakrand. Op die manier sluiten de bestaande gevel en het vernieuwde deel perfect op elkaar aan.

Deze  kosten waren onvoorzienbaar vermits bij opmaak van de aanbesteding nog niet gekend was op welke manier de bestaande dakrand was opgebouwd.

Verrekening 6: Waterdichting boven consoles

Deze kosten waren onvoorzienbaar vermits bij opmaak van de aanbesteding nog niet gekend was in welke staat de gevel zich achter het metselwerk bevond.

Pas nadat het gevelmetselwerk verwijderd was, kon advies worden ingewonnen van de ingenieur stabiliteit. Op dat moment werd beslist consoles te plaatsen ter hoogte van de betonnen balken aan de binnenkant van de gevel.
Deze verrekening omvat de waterdichtingswerken boven elke console: leveren en plaatsen primer, lijm en EPDM-dichting.

Voor deze verrekeningen wordt geen termijnverlenging toegekend.

De leidend ambtenaar Sabine Haegeman verleende gunstig advies.

Deze verrekeningen en de vorige reeds goedgekeurde verrekeningen overschrijden het bestelbedrag met 73,01%, waardoor het totale bestelbedrag na verrekeningen nu € 121.713,96 excl. btw of € 147.273,88 incl. 21% btw (€ 25.559,92 btw medecontractant) bedraagt.

●      Financiering

De uitgave voor deze verrekening is voorzien in de aanpassing meerjarenplan 2020 - 2026 - vaststelling 2024, op budgetcode 22910000/01/0742 .

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist goedkeuring te verlenen voor volgende meerwerken :

- verrekening 4 van de opdracht "Sportcomplex Lot - Vernieuwen westgevel grote sporthal" voor het totaal bedrag in meer van € 850,00 excl. btw of € 1.028,50 incl. 21% btw (€ 178,50);

- verrekening 5 van de opdracht "Sportcomplex Lot - Vernieuwen westgevel grote sporthal" voor het totaal bedrag in meer van € 903,00 excl. btw of € 1.092,63 incl. 21% btw (€ 189,63);

- verrekening 6 van de opdracht "Sportcomplex Lot - Vernieuwen westgevel grote sporthal" voor het totaal bedrag in meer van € 9.590,88 excl. btw of € 11.604,96 incl. 21% btw (€ 2.014,08).

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Lot Petanque - Branddetectie - Goedkeuring gunning.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Juridische gronden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van € 30.000,00 niet).

Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten, en latere wijzigingen.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

●      Aanleiding, doel en feitelijke motivering

Naar aanleiding van de brandweerinspectie dienen er gekoppelde branddetectoren voorzien te worden in het gebouw. Om hieraan te voldoen dient er overgegaan tot het vernieuwen van het huidige branddetectiesysteem.

Er wordt voorgesteld de opdracht tot stand te brengen bij wijze van aanvaarde factuur (overheidsopdracht van beperkte waarde).

De volgende ondernemers werden uitgenodigd om deel te nemen aan deze opdracht:

- The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise;

- Bemac nv, Avenue du Progrès 28 - Zoning Industriel Nord - te 4432 Alleur;

- EM Security bvba, Edingensesteenweg 182 te 1500 Halle.

Er werden 3 offertes ontvangen:

- The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise (€ 5.290,01 excl. btw of € 6.400,91 incl 21% btw);

-  Bemac nv, Avenue du Progrès 28 - Zoning Industriel Nord - te 4432 Alleur (€ 18.147,70 excl. btw of € 21.958,71 incl. 21% btw);

- EM Security bvba, Edingensesteenweg 182 te 1500 Halle (€ 5.407,95 excl. btw of € 6.543,62 incl. 21% btw.

De offertes van The Belgian en EM Security houden rekening met de reeds bestaande drukknoppen en bijhorende bekabeling. Omdat het voor Bemac niet mogelijk is de bestaande voorzieningen te integreren in een nieuwe installatie, is hun offerte aanzienlijk hoger.

Openbare werken Patrimonium stelt voor om, rekening houdende met het voorgaande, de opdracht te gunnen aan de economisch meest voordelige bieder, zijnde The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise, tegen het nagerekende offertebedrag van € 5.290,01 excl. btw of € 6.400,91 incl. 21% btw.

●      Financiering

De uitgaven zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

Er is geen visum van de financieel directeur vereist.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De Raad van Bestuur beslist dat deze opdracht gegund wordt aan de economisch meest voordelige bieder, zijnde The Belgian nv, Slozenstraat 86 te 1861 Meise, tegen het nagerekende offertebedrag van € 5.290,01 excl. btw of € 6.400,91 incl. 21% btw.

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

EPC-certificaten AGB Beersel - DOC/Lambiek - Vogelenzang - Goedkeuring Verrekening 2 & 3.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Juridische gronden

Het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 235.

De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies, en latere wijzigingen.

De wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 92 (de geraamde waarde excl. btw bereikt de drempel van € 30.000,00 niet), en meer bepaald artikelen 2, 6° en 47 §2 die de aanbestedende overheden vrijstelt van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren wanneer ze een beroep doen op een aankoopcentrale en artikel 43.

Het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen.

●      Aanleiding, doel en feitelijke motivering

Het schepencollege verleende in zitting van 3 januari 2024 goedkeuring aan de gunning van de opdracht "Raamovereenkomst - Energieprestatiecertificaten AGB - OCMW - Gemeente" aan VEB, Havenlaan 88 te 1000 Brussel, tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver.

Tijdens de plaatsbezoeken van de aangestelde deskundige bleek dat verschillende gebouwen en sites opgesplitst moeten worden in meerdere eenheden. Hierdoor komen er bijkomende kosten bij volgens de goedgekeurde eenheidsprijzen.

- Verrekening 2: Het EPC-certificaat voor DOC en Lambiek dient opgesplitst te worden.

- Verrekening 3: Het EPC-certificaat voor Vogelenzang dient opgesplitst te worden.

De leidend ambtenaar, mevrouw Stéphanie Pieters, verleende gunstig advies.

●      Financiering

De uitgaven voor deze verrekeningen zijn voorzien in het exploitatiebudget.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist verrekening 2: AGB - Doc/Lambiek - van de opdracht "Raamovereenkomst - Energieprestatiecertificaten AGB - OCMW - Gemeente" goed te keuren voor het totaal bedrag in meer van € 455,00 excl. btw of € 550,55 incl. 21% btw (€ 95,55).

Artikel 2:

De raad van bestuur beslist verrekening 3: AGB - Vogelenzang - van de opdracht "Raamovereenkomst - Energieprestatiecertificaten AGB - OCMW - Gemeente" goed te keuren voor het totaal bedrag in meer van € 592,50 excl. btw of € 716,93 incl. 21% btw (€ 124,43).

Artikel 3:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Oninbaarverklaring openstaande vorderingen AGB Beersel.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●      Wettelijke motivering:

Art.235 §1. van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

Het autonoom gemeentebedrijf beschikt over een raad van bestuur.

De raad van bestuur is bevoegd voor alles wat niet uitdrukkelijk bij decreet, in de statuten of in de beheersovereenkomst aan de gemeenteraad is voorbehouden.

Art.242 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017

De boekhouding wordt gevoerd onder de verantwoordelijkheid en het toezicht van de raad van bestuur.

Art.103 van het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018.

●      Feitelijke motivering:

In de boekhouding staan een aantal openstaande vorderingen waarvan de invorderbaarheid zo goed als onmogelijk is. Het betreft vorderingen ouder dan 5 jaar en kleine afrondingsverschillen waar de kosten de baten overstijgen.

Concreet betreft het vorderingen van:

●        7 verschillen in de kassa van De Lambiek: saldo: 242,85 euro.

●        2 verschillen in de kassa van het bezoekerscentrum Lambiek:

 saldo: 94,72 euro.

●        2 vorderingen ouder dan 5 jaar die niet betaald zijn en waarvan de feitelijke vereniging niet langer actief is saldo: 86,25 euro.

●        2 vorderingen die ouder zijn dan 5 jaar en die foutief in de boekhouding zijn verwerkt:

 saldo: 210,00 euro.

In totaal gaat het over openstaande vorderingen ten bedrage van 633,82 euro.

De algemene boekhouding beoogt een getrouw beeld te geven van de financiële situatie en de resultaten van de onderneming. Ze geeft een overzicht van alle kosten en opbrengsten en van alle bezittingen, vorderingen, schulden en andere rechten en verplichtingen.

Om een eerlijk en getrouw beeld weer te geven worden op de vorderingen waarderingsregels toegepast:

In geval er onzekerheid bestaat over de invorderbaarheid van bepaalde vorderingen, worden deze overgeboekt naar dubieuze debiteuren Op de dubieuze debiteuren worden waardeverminderingen geboekt in functie van de ouderdom van de vordering, zijnde:

Ouder dan 2 jaar – jonger dan 3 jaar:   50%

Ouder dan 3 jaar – jonger dan 5 jaar:   75%

Ouder dan 5 jaar:   100%

Om een getrouw beeld van de nog openstaande vorderingen in de boekhouding weer te geven, moeten de vorderingen waarvan de invorderbaarheid zo goed als onmogelijk is, verwijderd worden uit de boekhouding.

Het oninbaar verklaren van deze vorderingen stopt de kosten tot verdere inning.

●      Financiering

De uitgaven zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De raad van bestuur beslist om de openstaande vorderingen opgenomen in de lijst in bijlage als oninbaar te boeken.

Artikel 2:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Kennisname AGB-Voorzittersbesluiten 10/2024

De raad,

De raad van bestuur neemt kennis van de voorzittersbesluiten van het AGB van de maand oktober 2024.