De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

●                     Wettelijke motivering:

Het Cultuurpactdecreet van 28 januari 1974;

Artikel 40 en 41 van het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen;

De wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.

●                     Feitelijke motivering:

Het raadsbesluit van 18 december 2019 houdende de vaststelling van het subsidiereglement voor het plaatselijk sociaal-cultureel werk;

De resultaten van een brede bevraging over de subsidies bij de erkende sociaal-culturele verenigingen in maart 2022, met o.a. de vraag naar de vermindering van de administratieve belasting voor de verenigingen (beperken van bewijslast) en de vraag naar een basistoelage voor verenigingen met een beperkte werking.

Het voorstel van de werkgroep van de Cultuurraad met een éénduidiger puntensysteem geclusterd rond drie werkingsgebieden, nl. amateurkunsten, sociaal-culturele activiteiten en algemene werking.

Er is een overgangsmaatregel voorzien om eventuele verschuivingen in subsidiebedragen over drie jaar te spreiden;

Het gunstig advies van de Cultuurraad in zijn bestuursvergadering van 7 maart 2023.

Het gunstig advies van de werkgroep subsidiëring van 15 maart 2023;

Feitelijke motivering voor de vrijstelling van de wet 14 november 1983;

Gezien het steeds om erkende verenigingen en/of vrijwilligersorganisaties gaat wordt de administratieve verplichtingen proportioneel gehouden met de grootteorde van de subsidies.

●                     Financiering

De uitgaven zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De gemeenteraad beslist dat het raadsbesluit van 18 december 2019 houdende de vaststelling van subsidiereglement voor het plaatselijk sociaal-cultureel werk wordt gewijzigd en als volgt wordt vastgesteld.

HOOFDSTUK I.  ALGEMENE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN.

Artikel 1. Binnen de perken van de kredieten, daartoe goedgekeurd op de gemeentebegroting en rekening houdende met de geboden mogelijkheden om welbepaalde gemeentelijke voorzieningen zoals gebouwen, terreinen en diensten te gebruiken, worden aan de door de gemeentelijke Cultuurraad erkende verenigingen subsidies verleend volgens de voorwaarden die hierna worden vastgesteld.

Artikel 2 Dit reglement is van toepassing op de toekenning van subsidies aan erkende verenigingen voor sociaal-cultureel werk, jaarmarktcomités en buurtcomités.

Artikel 3. Het schepencollege gaat over tot de vaststelling en de toekenning van de subsidies.

Artikel 4. De subsidies kunnen onderverdeeld worden in:

- basissubsidies;

- werkingssubsidies;

- bijzondere subsidies.

Basissubsidies zijn bedoeld voor verenigingen met een eerder beperkte werking en zijn eenvoudig aan te vragen met een minimum aan administratie.

Werkingssubsidies worden aan de erkende verenigingen toegekend op grond van de door hen ontwikkelde activiteiten.

Bijzondere subsidies kunnen aan de erkende verenigingen, jaarmarktcomités of buurtcomités worden toegekend voor activiteiten van uitzonderlijke aard zoals verder in dit reglement beschreven.

Artikel 5. Welke verenigingen komen in aanmerking.

Verenigingen die door de Cultuurraad erkend zijn conform de erkenningsvoorwaarden opgenomen in de Statuten van de Cultuurraad d.d. 29 maart 2023 en jaarlijks minstens zes activiteiten op het grondgebied van Beersel kunnen bewijzen, komen in aanmerking voor subsidiëring. Buurtcomités komen in aanmerking voor de Subsidie Buurtcultuur.

HOOFDSTUK II. PROCEDURE

BASIS- EN WERKINGSSUBSIDIES.

Afdeling 1.  Aanvragen van basis- en werkingssubsidies.

Artikel 6.

§1.De basis- en werkingssubsidies, verleend in functie van het krediet ingeschreven in de begroting van het lopende dienstjaar, worden berekend op basis van de gegevens en activiteiten betreffende het vorige werkingsjaar.

§2. Als werkingsjaar wordt beschouwd de periode van 1 januari tot en met 31 december.

Artikel 7.

§1. De vereniging is verplicht op het daartoe bestemde formulier, dat per e-mail wordt toegestuurd, een schriftelijke aanvraag te richten aan het schepencollege, vergezeld van volgende gegevens:

1. een verslag over gerealiseerde activiteiten tijdens het vorige werkjaar van de vereniging;

2. de vermelding van het bankrekeningnummer van de vereniging;

3. de vermelding van de wijzigingen die zich desgevallend hebben voorgedaan op het gebied van de samenstelling van het bestuur, de structuur en de statuten van de vereniging.

§2. De aanvragen voor het bekomen van basis- en werkingssubsidies moeten verstuurd worden t.a.v. het gemeentebestuur Beersel, cultuurdienst, cultuur@beersel.bevóór 1 mei van het lopende dienstjaar.

§3. De gemeenteraad verleent aan de trekkers van subsidies met een waarde tussen de 1.250 en 25.000 euro gehele vrijstelling van de door de wet van 14 november 1983 voorgeschreven verplichtingen, uitgezonderd voor de bepalingen van artikels 3 en 7.1° van voornoemde wet.

Daartoe dienen trekkers van een subsidie met een waarde tussen de 1.250 en 25.000 euro bij hun aanvraag de nodige stavingstukken toe te voegen zodat kan worden nagegaan of de subsidie gebruikt is voor het doel waarvoor ze werd toegekend.

De bijgevoegde facturen of rekeningen moeten dus minimaal het subsidiebedrag dekken.

Artikel 8. Met laattijdig ingediende aanvragen zal geen rekening worden gehouden.

Afdeling 2.  Berekeningswijze voor de verdeling van de basis- en werkingssubsidies.

Artikel 9. Voor zover deze voldaan hebben aan de bepalingen betreffende de erkenning en betreffende de aanvragen van de subsidies worden de subsidies voor plaatselijk sociaal-cultureel werk verdeeld overeenkomstig de bepalingen van de artikelen 10 en 11.

Artikel 10. Het krediet ingeschreven in de begroting bestemd voor de betoelaging van sociaal-cultureel werk wordt gesplitst in enerzijds, de basissubsidie en anderzijds, de werkingssubsidie.

1. De basissubsidie:

De basissubsidie van €160 is bedoeld voor verenigingen met een eerder beperkte werking en is eenvoudig aan te vragen via een e-loketformulier met een minimum aan administratie. (een bevestiging van de erkenningsvoorwaarden en een korte beschrijving van de werking zonder verdere bewijsstukken).

2. De werkingssubsidie
Het bedrag van de werkingssubsidie wordt gedeeld door het totaal aantal punten onder de hoofding ‘werkingssubsidie’ die aan de betrokken verenigingen werden toegekend op basis van hun activiteiten van het voorgaande werkingsjaar. Aldus bekomt men de geldwaarde van één punt. De werkingssubsidie per vereniging bekomt men door het aantal punten van elke vereniging te vermenigvuldigen met de geldwaarde van één punt.

Artikel 11. Volgende werkingspunten worden toegekend:

Sociaal-culturele activiteiten

*Ook amateurkunstenverenigingen kunnen hier activiteiten opgeven die niet passen in categorie 1. Amateurkunstenverenigingen die punten ontvangen voor repetities kunnen echter geen lessen inbrengen als sociaal-culturele activiteit.

Algemene werking

Opmerkingen:

De subsidies zijn in de eerste plaats bedoeld voor de ondersteuning van activiteiten van een vereniging die een toegevoegde waarde geven op cultureel of sociaal vlak:

1. De vereniging moet uitsluitend bewijsstukken toevoegen voor publieksgerichte activiteiten en inzake communicatie. Welke bewijsstukken bedoeld worden, is gespecifieerd in de tabel zelf.

2. Voor winstgevende activiteiten (eetfestijnen, …) en beroepsactiviteiten worden geen punten toegekend. Sponsoring aan de organisatoren van een activiteit sluit subsidiëring niet uit.

3. Verenigingen die regionaal werken, kunnen alleen subsidie ontvangen voor activiteiten die in Beersel plaatsvinden, mits de hoofdzetel in Beersel gelegen is en er geen culturele subsidies in andere gemeenten ontvangen worden.

4. Samenwerking tussen verschillende verenigingen wordt beloond: de punten worden aan elke vereniging toegekend.

Afdeling 3. Uitbetaling van de basis- en werkingssubsidies.

Artikel 12. Het college van burgemeester en schepenen zal het definitieve resultaat van de puntenberekening overeenkomstig de tabellen opgenomen in artikel 11 van dit reglement aan de erkende verenigingen meedelen.

De uitbetaling van de toelage gebeurt overeenkomstig de reglementering betreffende de gemeentelijke comptabiliteit, op bevel van het college van burgemeester en schepenen door overschrijving op de rekening van de vereniging, uiterlijk vier weken na de collegebeslissing.

Het maximum van de toelage per vereniging bedraagt 900 euro per jaar.

BIJZONDERE SUBSIDIES.

Artikel 13. Naast de gewone jaarlijkse basis- en werkingssubsidies kan de gemeenteraad ten behoeve van één of meer erkende verenigingen bijkomende subsidies inschrijven in de begroting of andere tegemoetkomingen of voorzieningen toekennen om de activiteiten of manifestaties van uitzonderlijke aard of waarde mogelijk te maken.

Artikel 14. Bijzondere subsidies kunnen onderverdeeld worden in twee categorieën:

§ 1 : Categorie I

 Bijzondere subsidie aan jubilerende verenigingen: 25-, 50-, 75-, 100-jarig bestaan en meer.

§ 2 : Categorie II :

a) Vergoeding voor het opluisteren van officiële plechtigheden.

b) Bijzondere subsidie voor de organisatie van activiteiten met een uitzonderlijke weerklank buiten de gemeente en met een bijzondere gemeenschapsvormende waarde, zoals voor jaarmarkten.

c) Bijzondere subsidie voor bijzondere gemeenschapsvormende activiteiten en culturele animatie op wijkfeesten.

d) Bijzondere subsidie voor drempelverlagende initiatieven gericht naar minder bereikbare doelgroepen (andersvaliden, kansarmen,…) en voor activiteiten ter bevordering van de Nederlandstalige participatie van anderstaligen en nieuwkomers.

Afdeling 1.  Bijzondere subsidies - Categorie I

Artikel 15. Binnen de perken van de kredieten van de begroting kan het gemeentebestuur, indien het hiervoor de nodige voorwaarden aanwezig acht, bijzondere toelagen verstrekken aan erkende verenigingen voor activiteiten vermeld in artikel 14 §1. Het college oordeelt of de activiteiten waarvoor een aanvraag wordt ingediend, voldoen aan de voorwaarden van dit reglement.

Artikel 16.

Elke jubilerende vereniging ontvangt een toelage als beloning. Wanneer de vereniging een jubileumviering houdt kan er bijkomend een subsidie verleend worden van maximaal hetzelfde bedrag mits voorlegging van de bewijsstukken van uitgaven.

§ 1. De aanvragen om de bijzondere toelagen van categorie I moeten minstens zes maanden vóór de activiteit aangevraagd worden bij het gemeentebestuur Beersel, cultuurdienst, cultuur@beersel.be samen met:

- een bewijsstuk van het ontstaan van de vereniging.

- een gedetailleerde onkosten- en batenraming voor de organisatie van een viering;

§ 2. Indien twee of meer erkende verenigingen samenwerken moet één van die verenigingen als subsidieaanvrager optreden. De toelage zal onverdeeld aan die verenigingen worden toegekend en uitbetaald. De betrokken verenigingen moeten zelf instaan voor de onderlinge verdeling van de toelage.

Artikel 17. Bij de berekening van de toe te kennen toelagen kunnen eventueel volgende posten voor subsidiëring in aanmerking komen, voor zover zij bovendien naar het oordeel van het gemeentebestuur, binnen een redelijk niveau blijven, met een maximum volgens de criteria in artikel 18:

a) de uitgaven voor administratieve voorbereiding;

b) de kosten van drukwerk;

c) de uitgaven voor eventuele zaalhuur, tent, enz., met de kosten welke voortvloeien uit het onderhoud, de verwarming en de verlichting of het in orde brengen van lokalen en zalen (versiering, aanpassing van de elektrische installaties, e.d.), materiaalhuur en andere logistieke kosten;

d) voor de culturele manifestaties: eventueel betaalde uitkoopsommen;

e) de uitgaven die voortvloeien uit de huur van films, decors, kostuums, honoraria van sprekers, e.d.;

f) de representatiekosten.

Artikel 18:

De maximum toelage die kan toegekend worden voor een jubilerende vereniging is de volgende:

Artikel 19. Het gemeentebestuur deelt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de organisatoren mee dat ze al dan niet voor subsidiëring in aanmerking komen.

Artikel 20. De organisatoren zijn verplicht binnen de twee maanden na afloop van de activiteit een door het bestuur van de vereniging(en) voor echt verklaard financieel verslag aan het gemeentebestuur te bezorgen, gestaafd door bewijsstukken.

Artikel 21. Het gemeentebestuur bepaalt, na ontvangst van de in artikel 20 genoemde stukken, het definitieve bedrag van de toelage.

Artikel 22. De subsidie wordt aan de organisatoren uitgekeerd door overschrijving op de door hen aangeduide rekening, uiterlijk vier weken na de collegebeslissing. Indien naar het oordeel van het gemeentebestuur gegronde redenen aanwezig zijn, kan men voorschotten op de subsidie verstrekken, welke 50 procent van de maximumsubsidie niet mogen overschrijden.

Afdeling 2.  Bijzondere subsidies - Categorie II.

Artikel 23. Het college van burgemeester en schepenen kan, binnen de perken van het krediet voorzien in de begroting, aan erkende verenigingen, jaarmarktcomités of buurtcomités voor activiteiten vermeld in artikel 14§2 een bijzondere financiële toelage toekennen.

Artikel 24.

Het college oordeelt of de activiteiten waarvoor een aanvraag wordt ingediend, voldoen aan de voorwaarden van dit reglement.

Voor het bepalen van de omvang van de subsidie zijn volgende richtlijnen van toepassing:

a) Vergoeding voor het opluisteren van officiële plechtigheden:

- 250 euro voor de beperkte opluistering van een plechtigheid door een zangkoor, een muziek-, dans- of toneelvereniging (slechts enkele muziekstukken of volksliederen);

- 400 euro voor een volwaardig optreden (minimum 45 min.) door een zangkoor, een muziek-, dans- of toneelvereniging.

Deze betaalde opluistering mag niet opgenomen worden in de opgave van de jaarlijkse werking met het oog op de subsidie voor sociaal-cultureel werk.

b) Bijzondere subsidie voor organisatie van activiteiten met een uitzonderlijke weerklank buiten de gemeente en met een bijzondere gemeenschapsvormende waarde

1) Jaarmarkten:

Onder jaarmarkt wordt verstaan een publiek en gratis toegankelijke jaarlijkse markt op het grondgebied van Beersel, ingericht door de gemeente i.s.m. een jaarmarktcomité, die slechts één keer per jaar telkens in dezelfde periode plaatsvindt.

Onder dierenprijskamp wordt verstaan een publiek en gratis toegankelijke jaarlijkse activiteit op het grondgebied van Beersel, ingericht door de gemeente, waarbij schapen en geiten, pluim- en kleinvee, koeien, paarden en pony’s door officiële keurders worden gekeurd.

Binnen de perken van het krediet voorzien in de begroting en mits de voorlegging van bewijsstukken, wordt een subsidie van maximum 6.000 euro toegekend aan één jaarmarkt per deelgemeente, met tevens een verdubbeling van dat subsidiebedrag bij de organisatie van dierenprijskampen.

Voorschotregeling

Gelet op het feit dat de gemeente organisator is en gezien er aanzienlijke voorschotten moeten betaald worden door het jaarmarktcomité om de organisatie tot stand te brengen, kan een voorschot toegekend worden tot maximaal 4/5de van de subsidie.

2) Andere activiteiten met een uitzonderlijke weerklank en gemeenschapsvormende waarde

Op voordracht van de Cultuurraad aan het schepencollege kunnen ook andere activiteiten met een uitzonderlijke weerklank buiten de gemeente en met een bijzondere gemeenschapsvormende waarde in aanmerking komen voor een bijzondere subsidie.

§ 1. De aanvragen om de bijzondere toelagen van categorie II b/2 moeten minstens zes maanden vóór de activiteit aangevraagd worden bij het gemeentebestuur Beersel, cultuurdienst, cultuur@beersel.be vergezeld van

- een korte verantwoordingsnota met toelichting bij de ‘uitzonderlijke weerklank’ en ‘gemeenschapsvormende waarde’ van het project

- een gedetailleerde onkosten- en batenraming.

§ 2. Binnen de perken van het krediet voorzien in de begroting en mits de voorlegging van bewijsstukken, wordt een subsidie van maximum 6.000 euro toegekend. Een zelfde voorschotregeling als bij de jaarmarkten kan toegepast worden.

§ 3. Indien twee of meer erkende verenigingen samenwerken, moet één van die verenigingen als subsidieaanvrager optreden. De toelage zal onverdeeld aan die vereniging worden toegekend en uitbetaald. De betrokken verenigingen moeten zelf instaan voor de onderlinge verdeling van de toelage.

c) Subsidie Buurtcultuur: Bijzondere subsidie voor culturele animatie op wijkfeesten.

Doelstelling.

Het doel van de subsidie Buurtcultuur is de culturele bedrijvigheid op wijkfeesten en de ontmoeting rond cultuur bevorderen. Voor een erkende vereniging die een aanvraag indient, mag de organisatie van een buurtfeest niet opgenomen worden in de opgave van de jaarlijkse werking met het oog op de subsidie voor sociaal-cultureel werk.

Een buurtfeest richt zich tot de bewoners van een buurt of lokale gemeenschap. Iedereen van de buurt krijgt gratis toegang tot de activiteiten. Eenzelfde buurt kan zowel voor een zomer- als voor een eindejaarsactiviteit een ondersteuning krijgen.

Activiteiten die voor ondersteuning in aanmerking komen.

De culturele activiteiten die in aanmerking komen voor ondersteuning zijn: muziek, toneel, cabaret, straat- of kinderanimatie, film, kooroptreden, tentoonstelling en vuurwerk. Voorbeelden van eindejaarsanimatie: kerstman, kerstorkest, fakkeltocht, kerstgeschenken, ...

Organisatoren van kleinschalige initiatieven kunnen bij het gemeentebestuur bovendien een aanvraag indienen voor kosteloos gebruik van volksspelen of een springkasteel.

Hoeveel bedraagt de ondersteuning?

De ondersteuning bedraagt per wijk- of buurtfeest maximaal 275 euro. Wanneer beroep wordt gedaan op een plaatselijke amateurkunstenvereniging erkend door de Cultuurraad, kan bovenop de toelage nogmaals 275 euro toegekend worden als vergoeding voor een volwaardig optreden van die vereniging.

Aanvraagprocedure.

Om in aanmerking te komen voor de subsidie Buurtcultuur of om beroep te doen op het springkasteel of de volksspelen wordt een aanvraag gericht aan het gemeentebestuur via het daartoe bestemde e-loketformulier. De initiatiefnemers moeten woonachtig zijn in de betrokken straat, wijk of plein.

De aanvraag moet uiterlijk een maand vóór het evenement plaatsvindt ingediend worden en bevat volgende gegevens:

-           Naam, adres en telefoonnummer van de initiatiefnemer(s).

-           Plaats en datum van de activiteit.

-           Omschrijving van de activiteit en/of de keuze van de animatie.

-           Het rekeningnummer waarop deze subsidie kan gestort worden en naam en adres van            de gevolmachtigden.

De toelage kan pas gestort worden nadat het feest heeft plaatsgevonden en mits het dossier gestaafd is met bewijsstukken (facturen) van de uitgaven voor de culturele animatie.

Volgende kosten komen in aanmerking:

a) drukwerk (uitnodigingen, affiches, e.d.);

b) culturele animatie: eventueel betaalde uitkoopsommen;

c) de uitgaven die voortvloeien uit de huur van films, decors, kostuums, …

d) de uitgaven voor materiaalhuur en andere logistieke kosten.

Voor eindejaarsactiviteiten kan de aanvraag tot uiterlijk tot 1 december gebeuren. Bewijsstukken worden uiterlijk15 januari van het volgende jaar ingediend.

Verplichtingen.

Van de organisatoren van het buurtfeest wordt verwacht dat uitsluitend het Nederlands gebruiken voor alle activiteiten en de promotie ervan en dat zij in al hun communicatie de gemeente Beersel vermelden als ondersteunende instantie van hun activiteit. Een spandoek met de vermelding ‘Beersel ondersteunt Buurtcultuur’ wordt door elk organiserend comité op een duidelijk zichtbare plaats opgehangen.

d) Bijzondere subsidie voor drempelverlagende initiatieven gericht naar minder bereikbare doelgroepen (andersvaliden, kansarmen, …) en voor activiteiten ter bevordering van de Nederlandstalige participatie van anderstaligen en nieuwkomers.

De ondersteuning bedraagt maximaal 275 euro per project.

De activiteit mag niet opgenomen worden in de opgave van de jaarlijkse werking met het oog op de subsidie voor sociaal-cultureel werk.

De aanvraag wordt uiterlijk een maand vóór het evenement plaatsvindt, gericht aan het gemeentebestuur Beersel, cultuur@beersel.be

De aanvraag bevat volgende gegevens:

-           Naam vereniging.

-           Plaats en datum van de activiteit.

-           Omschrijving van de activiteit en van de te bereiken doelgroep.

-           Het rekeningnummer waarop deze subsidie kan gestort worden en naam en adres van            de gevolmachtigden.

De toelage kan pas gestort worden nadat de activiteit heeft plaatsgevonden en mits het dossier gestaafd is met bewijsstukken (facturen) van de uitgaven.

De kosten zoals vermeld in artikel 17 komen in aanmerking voor ondersteuning.

Artikel 25. De subsidie wordt aan de verenigingen, jaarmarktcomités of buurtcomités uitgekeerd door overschrijving op de door hen aangeduide rekening, uiterlijk 4 weken na de collegebeslissing.

TERUGVORDERING EN BEROEPSMOGELIJKHEID

Artikel 26.

Indien blijkt dat door de aanvrager onjuiste gegevens werden verstrekt kan conform artikel 7 van de wet van 14 november 1983 het teveel worden teruggevorderd.

Bewust onjuiste gegevens: Indien blijkt dat door de aanvrager bewust onjuiste gegevens werden verstrekt, kan het college van burgemeester en schepenen de toegekende subsidie volledig terugvorderen van de aanvrager.

Tegen de beslissing van de vaststelling/terugvordering/weigering van de subsidie kan de aanvrager beroep aantekenen. Dit gebeurt binnen de 30 dagen na kennisname van deze beslissing met een schriftelijke en voldoende gemotiveerd bezwaarschrift, gericht aan het College van Burgemeester en Schepenen. De bewijslast van het indienen van het bezwaarschrift ligt bij de indiener.

Het college beoordeelt de ingediende beroepen na advies van de werkgroep subsidiëring. De werkgroep subsidiëring bestaat minstens uit vertegenwoordigers van de administratie en vertegenwoordigers van de adviesraden. De controle omvat eveneens een juridische toetsing.

HOOFDSTUK III. SLOTBEPALINGEN.

Artikel 27.

Verenigingen kunnen geen subsidies voor hetzelfde doel of dezelfde activiteit ontvangen via andere gemeentelijke kanalen.

Artikel 28. Overgangsmaatregel

Een overgangsmaatregel spreidt het verschil tussen de laatst uitgekeerde en de nieuwe subsidie stapsgewijs over twee jaar.Het derde jaar wordt de subsidie volgens de nieuwe berekeningswijze uitbetaald.

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd: