Meeting.burger Beersel

Notulen OCMW-raad van 31 mei 2023. Goedkeuring.
Jaarrekening 2022, gedeelte OCMW - vaststelling
Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst tot samenwerking met OCMW Sint-Pieters-Leeuw voor de bedeling van maaltijden aan huis
Rapportering organisatiebeheersing 2022. Kennisname getroffen beheersmaatregelen en goedkeuring verderzetting trajecten.

Notulen OCMW raad

Van 28 JUNI 2023

Om 21:00 uur

Locatie raadzaal

Aanwezig: Marc Beling, voorzitter;

Johan Vander Meylen, burgemeester;

Kristien Vanhaverbeke, Eddy Deknopper, Elsie De Greef, Bruno Lerminiaux, Jos Savenberg en Sonia Van Wanseele, schepenen;

Hugo Vandaele, Hilde Ecker, Jan Steyaert, Ingrid Verschueren, Klaas Slootmans, Ben Weyts, Perrine Marchal, Nadine Maes, Peter Van Rompuy, Nele Van Craenem, Eva Fonteyn, Kris De Greef, Ahmed Alaoui Mhammedi, Emmanuel Donge, Maxime Timmerman, Linda Boon, Hilde Dehollogne, Patience N'Kamba en Martine Hupin, raadsleden;

Katrien Devillé, algemeen directeur, wnd.;

Verontschuldigd: Christelle Mayné en Sonja Zelck-Bosmans, raadsleden;

Hilde Devisch, algemeen directeur;

De clausule in verband met bestuurlijk toezicht vind je hier: https://www.beersel.be/product/2278/bestuurlijk-toezicht

Overzicht punten

Notulen OCMW-raad van 31 mei 2023. Goedkeuring.

De raad,

De notulen van de zitting van de OCMW-raad van 31 mei 2023 worden na voorlezing goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Publicatiedatum: 28/09/2023

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Jaarrekening 2022, gedeelte OCMW - vaststelling

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

● Juridische gronden

Art 78 - 4° van het decreet over het lokaal bestuur van 21 december 2017 bepaalt dat de

raad voor maatschappelijk welzijn de jaarrekening van de gemeente en het openbaar

centrum voor maatschappelijk welzijn, vermeld in artike249, moet vaststellen.

Art 249§ 1 - 4 van het decreet over het lokaal bestuur van 21 december 2017 regelt de

vaststelling en de goedkeuring van de jaarrekening van de gemeente en het OCMW.

Art 274 van het decreet over het lokaal bestuur van 21 decemberr 2017 bepaalt dat de

gemeente er voor moet zorgen dat het OCMW zijn financiële verplichtingen kan nakomen.

Art 286 §1 - 3° van het decreet lokaal bestuur van 21 december 2017 bepaalt dat het besluit

en de inhoud van beleidsrapporten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn

bekend moet worden gemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van

de lokale en de provinciale besturen. Dit besluit geeft uitvoering aan de aangepaste regels

over de beleids- en beheerscyclus die zijn opgenomen in het decreet over het lokale

bestuur van 22 december 2017 en vertaalt een aantal verbetervoorstellen uit de evaluatie

van de BBC.

Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere

voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeningstelsels en de digitale rapportering van

de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen.

● Aanleiding, doel en feitelijke motivering

Aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn werd 14 dagen voor de zitting het

ontwerp van de jaarrekening 2022 en de bijhorende documentatie ter beschikking gesteld.

De jaarrekening 2022 omvat een beleidsevaluatie, een financiële nota en de toelichting van

de jaarrekening.

De jaarrekening van het OCMW sluit af met:

Budgettair resultaat van het boekjaar 2022	-2.286.531,00
Gecumuleerd budgettair resultaat 2021	864.835.00
Gecumuleerd budgettair resultaat 2022	-1.421.696,00
Onbeschikbare gelden	925.780,00
Beschikbaar budgettair resultaat 2022	-2.347.476,00

De tussenkomst van de gemeente aan het OCMW bedraagt 2.292.001,00 euro in 2022. Deze

gelden heeft het OCMW nodig om aan al de financiële verplichtingen van de organisatie te kunnen voldoen.

Beschikbaar budgettair resultaat 2022	-2.347.476,00
Terugvordering van de aflossing lening bij de gemeente (*)	56.224,00
Interne facturatie tussen gemeente en OCMW	-749,00
Tussenkomst in het tekort van het OCMW	-2.292.001,00

● Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met 17 ja-stemmen (Johan Vander Meylen, Kristien Vanhaverbeke, Eddy Deknopper, Elsie De Greef, Bruno Lerminiaux, Jos Savenberg, Sonia Van Wanseele, Hugo Vandaele, Hilde Ecker, Ingrid Verschueren, Marc Beling, Ben Weyts, Nadine Maes, Peter Van Rompuy, Nele Van Craenem, Linda Boon en Hilde Dehollogne), 10 onthoudingen (Jan Steyaert, Klaas Slootmans, Perrine Marchal, Eva Fonteyn, Kris De Greef, Ahmed Alaoui Mhammedi, Emmanuel Donge, Maxime Timmerman, Patience N'Kamba en Martine Hupin).

Artikel 1:

De OCMW-raad stelt de jaarrekening 2022, gedeelte OCMW vast.

De BBC-jaarrekening 2022 en de bijbehorende documentatie maken integraal deel uit van

dit besluit.

Artikel 2:

De OCMW-raad neemt kennis dat een tussenkomst van de gemeente in de werking van het OCMW

2.292.001,00 euro bedraagt zodat het OCMW aan haar financiële verplichtingen kan voldoen.

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Aan:	Hoe:
Agentschap Binnenlands Bestuur	Digitaal loket
	Digitale rapportering
Burgers	Website

Publicatiedatum: 28/09/2023

Punt bijlagen/links Jaarrekening Gemeente en OCMW 2022 - Documentatie DEF.pdf

Jaarrekening Gemeente en OCMW 2022 - DEF.pdf

Overzicht punten

Goedkeuring samenwerkingsovereenkomst tot samenwerking met OCMW Sint-Pieters-Leeuw voor de bedeling van maaltijden aan huis

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

● Juridische gronden

Artikel 77 en 78 van het decreet dd. 22.12.2017 over het lokaal bestuur en diens latere wijzigingen;

Artikel 31 van de wet dd. 17.06.2016 inzake overheidsopdrachten en diens latere wijzigingen;

Het woonzorgdecreet dd. 15.02.2019 en diens latere wijzigingen;

● Aanleiding, doel en feitelijke motivering

Het OCMW Beersel deed de voorbije jaren beroep op externe dienstverlening voor de bedeling van thuisbezorgde maaltijden. Evenwel verliep de samenwerking met externe partners soms moeizaam, zowel op het vlak van communicatie, klantvriendelijkheid en het voeren van een sociale controle naar gebruikers toe. Er werden telkenmale maatregelen genomen, maar bepaalde fundamentele tekortkomingen bleven aanwezig. Bovenstaande problemen en de mindere tevredenheid over de kwaliteit van de maaltijden hebben geleid tot een sterke afname van het aantal gebruikers.

De voorbije maanden werd er tussen de lokale besturen Beersel en Sint-Pieters-Leeuw gekeken of een samenwerking inzake maaltijdbedeling aan huis mogelijk is. Het doel van deze samenwerking is om op een zo kwalitatief en efficiënt mogelijke wijze deze dienst te kunnen organiseren binnen een OCMW, aangezien hierdoor een bijzondere nadruk kan worden gelegd op sociale controle bij kwetsbare inwoners, welke minstens even belangrijk is als het leveren van de maaltijden op zich. Door op regelmatige basis bij de afnemers van de maaltijden aan huis te gaan, kunnen snel probleemsituaties worden vastgesteld en worden doorgegeven aan de diensten van de lokale besturen en eventueel aan andere instanties inzake hulpverlening. Deze eerstelijnsfunctie is een taak van openbaar belang.

Deze samenwerking wordt beschouwd als een niet-geïnstitutionaliseerde horizontale samenwerking, waardoor de wetgeving overheidsopdrachten op de samenwerking zelf niet van toepassing is, aangezien aan de drie voorwaarden van artikel 31 Wet Overheidsopdrachten is voldaan:

• de opdracht voorziet in of geeft uitvoering aan samenwerking tussen de deelnemende aanbestedende overheden om te bewerkstelligen dat de openbare diensten die zij moeten uitvoeren, worden verleend met het oog op de verwezenlijking van hun gemeenschappelijke doelstellingen;

• de invulling van die samenwerking berust uitsluitend op overwegingen in verband met het openbaar belang;

• de deelnemende aanbestedende overheden nemen op de open markt niet meer dan 20 % van de onder die samenwerking vallende activiteiten voor hun rekening.

De weergave van deze uitgewerkte samenwerking werd opgenomen in een samenwerkingsovereenkomst, dewelke garant moet staan voor enkele belangrijke principes in de dienstverlening. Er wordt gestreefd naar:

- een kwaliteitsvolle dienstverlening van maaltijden aan huis, waarbij de signaal- en zorgfunctie van de dienstverlening en de bedeler een prominente plek inneemt.

- duidelijke omschrijving wat centraal gebeurt en wat de individuele lokale besturen zelf blijven opnemen, dit van intakes tot facturatie.

- een constructieve samenwerking, waarbij voldoende inspraak mogelijk is om vanuit Beersel de kwaliteit en de werking te evalueren en te verbeteren.

- een duidelijk financieel kader met een eenheidsprijs die alle kosten dekt en een uniforme werkwijze en tarifering naar de gebruiker toe.

- continuïteit van de dienstverlening.

De samenwerking treedt in werking vanaf 1 november 2023 en geldt voor onbepaalde duur. Bijgevolg dient de lopende overheidsopdracht dewelke OCMW Beersel sloot met traiteur Ronny te worden opgezegd.

Sint-Pieters-Leeuw organiseert de bereiding van de maaltijden via een overheidsopdracht bij een externe partner. OCMW Beersel dient zich aan te sluiten bij de lopende overheidsopdracht van Sint-Pieters-Leeuw van 1 november 2023 tot 15 januari 2024 en, r.h.m. de afgesproken waarborgen in de overeenkomst, bij de nieuwe overheidsopdracht volgend op deze termijn.

Het behandelen van de aanvragen en de facturatie zal gebeuren door elk OCMW voor het grondgebied van de eigen gemeente. De opmaak van de menu's en de opvolging van de dienstverlening gebeurt door de beide OCMW's samen. Het OCMW Sint-Pieters-Leeuw zal, vanuit de centrale keuken van het woonzorgcentrum, instaan voor de aankoop van de producten, het produceren van de maaltijden en de levering van de maaltijden bij de bewoners en zal hiervoor een kost factureren aan het OCMW Beersel die afhankelijk is van het totaal aantal geleverde maaltijden binnen de beide gemeenten.

De principiële goedkeuring van het kader en principes van de samenwerking door het vast bureau in zitting van 31.05.2023;

Het voorstel van Sint-Pieters-Leeuw om de maaltijden aan te rekenen aan de afnemers van de dienstverlening aan 9.50 euro per maaltijd gelet op de foodkost, kosten voor bezorging, navolgende administratieve verwerking van elk bestuur afzonderlijk en eventuele verdere opvolging van de sociale controlefunctie. Dit tarief betreft het standaardtarief. Een sociaal tarief kan later bepaald worden.

● Financiering

De uitgaven en inkomsten zijn voorzien in het financieel meerjarenplan.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

Artikel 1:

De OCMW raad beslist de samenwerkingsovereenkomst met betrekking tot het samen organiseren door OCMW Sint-Pieters-Leeuw en OCMW Beersel van de bedeling van maaltijden aan huis goed te keuren.

Artikel 2:

De OCMW raad beslist de huidige lopende opdracht met traiteur Ronny op te zeggen.

Artikel 3:

De OCMW raad beslist de maaltijden aan huis aan te rekenen aan de afnemers van de dienstverlening aan een prijs van 9.50 euro per maaltijd als standaardtarief.

Artikel 4:

De vereiste budgetten zijn voorzien als volgt:

Financieel meerjarenplan		2020-2025
Budgetjaar		2023 e.v.
Bedrag uitgave/ontvangst inclusief BTW:		€
Volgnr. MJP	Actienummer	Algemene rekening	Beleidsdomein	Beleidsveld	Beleidsitem
MJP000944 (inkomsten) MJP000950 (uitgaven)	AC000101 AC 000101	61350010 7020120	04 04	0946 0946	/ /

Artikel 5:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Aan:	Hoe:
OCMW Sint-Pieters-Leeuw	Uittreksel
De betrokken interne diensten	Uittreksel

Publicatiedatum: 28/09/2023

Overzicht punten Ga naar de bekendmaking

Rapportering organisatiebeheersing 2022. Kennisname getroffen beheersmaatregelen en goedkeuring verderzetting trajecten.

De raad,

Overwegingen van de gemeenteraad

● Juridische gronden:

Artikel 77 en 78 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

De artikels 217 tot en met 224 van het decreet lokaal bestuur in verband met organisatiebeheersing en audit, evenals de artikelen 302 en 303 houdende de verplichting om een systeem en reglement van klachtenbehandeling te voorzien voor zowel gemeente als OCMW.

Het klachtenbehandelingssysteem maakt integraal deel uit van het organisatiebeheersysteem, voorgeschreven in artikel 218 van het decreet lokaal bestuur.

● Aanleiding, doel en feitelijke motivering:

Organisatiebeheersing is een geheel van maatregelen en procedures en een middel om de doelstellingen van het bestuur te bereiken en het is een continu proces.

De beslissing van de OCMW-raad van 29 juni 2022 waarbij de verderzetting van de trajecten van organisatiebeheersing werden goedgekeurd.

Het rapport opgemaakt door de algemeen directeur, in samenspraak met het managementteam, inzake de getroffen beheersmaatregelen binnen de organisatie, dienstjaar 2022.

Het rapport klachtenbehandeling opgemaakt door de klachtencoördinator aangaande de geregistreerde en behandelde klachten in het dienstjaar 2022.

● Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

Besluit:

Artikel 1:

De OCMW-raad neemt kennis van het voorgelegde rapport organisatiebeheersing en de getroffen beheersmaatregelen, en tevens van het rapport klachtenbehandeling, beiden over het jaar 2022.

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

Aan:	Hoe:
medewerkers	mail
burgers	website
Audit Vlaanderen	op vraag

Publicatiedatum: 28/09/2023

Punt bijlagen/links Rapport organisatiebeheersing.pdf