Notulen OCMW raad

Van 27 FEBRUARI 2019

Om 22:02 uur

Locatie

 

Aanwezig: Marc Beling, voorzitter;

Hugo Vandaele, burgemeester;

Kristien Vanhaverbeke, Eddy Deknopper, Elsie De Greef, Jo Vander Meylen, Gilbert Wouters en Sonia Van Wanseele, schepenen;

Anne Mikolajczak-Sacré, Hilde Ecker, Sonja Zelck-Bosmans, Ben Weyts, Veerle Leroy, Willem Vandenbussche, Bruno Lerminiaux, Erwin Rosseel, Klaas Slootmans, Perrine Marchal, Nadine Maes, Peter Van Rompuy, Nele Van Craenem, Eva Fonteyn, Kris De Greef, Tilia Casaer, Ahmed Alaoui Mhammedi, Emmanuel Donge, Lauren Kolinsky, Maxime Timmerman en Jos Savenberg, raadsleden;

Hilde Devisch, algemeen directeur;

 

 

Overzicht punten

 

Notulen OCMW-raad van 30 januari 2019. Goedkeuring.

 

De raad,

 

De notulen van de zitting van de OCMW-raad van 30 januari 2019 worden na voorlezing goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

 

 

Publicatiedatum: 28/03/2019
Overzicht punten

 

Goedkeuring jaarrekening 2017 door de gouverneur

 

De raad,

 

De OCMW raad neemt kennis van het besluit tot goedkeuring van de jaarrekening 2017 door de gouverneur van de provincie Vlaams Brabant.

 

 

Publicatiedatum: 28/03/2019
Overzicht punten

 

Goedkeuring jaarverslag schuldbemiddeling

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

                      Wettelijke motivering

Artikel 9§1 5° van het decreet van 24 juli 1996 houdende de regeling tot erkenning en subsidiëring van de instellingen voor schuldbemiddeling

 

Artikel 7bis van het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 maart 1997 tot uitvoering van het decreet van 24 juli 1996 houdende regeling tot erkenning van de instellingen voor schuldbemiddeling

 

Ministerieel besluit van 15 januari 2018 betreffende de vaststelling van het model van basisregistratie en jaarverslag voor de erkende instellingen voor schuldbemiddeling

 

                      Feitelijke motivering

Conform het decreet van 24 juli 1996 houdende de regeling tot erkenning en subsidiëring van de instellingen voor schuldbemiddeling en tot subsidiëring van een Vlaams Centrum Schuldenlast moet de erkende dienst schuldbemiddeling van het OCMW het eerste trimester dat volgt op het einde van elk boekjaar een jaarverslag met basisregistratie overmaken, conform het gestandaardiseerd model van de Vlaamse Regering.

 

Dit jaar wordt er opnieuw geopteerd voor een vereenvoudigd model, met naast de basisregistratie nog enkele vragen die in het oude model bij het jaarverslag zaten. De personeelsgegevens van de dienst zullen in een aparte app moeten worden ingegeven. Het betreft hier de namen en kwalificaties van de personen die voor de dienst als schuldbemiddelaar optreden. Voor onze dienst is dit:

- Lene Ecker

- Kim Elsoucht

- Nele Van Leuven

- Meester Wim Smits (juridische ondersteuning)

 

De basisregistratie met bijhorende vragen dient door het bestuur van de instelling te worden goedgekeurd.

 

De leden van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn kunnen kennis nemen van het document van de basisregistratie, zoals integraal in bijlage opgenomen.

 

                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

 

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

 

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1:

De OCMW raad beslist het jaarverslag en de basisregistratie, zoals integraal in bijlage is opgenomen, goed te keuren.

 

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

Coördinator welzijnsdiensten, schuldbemiddelaars

Besluit

Steunpunt Mens en Samenleving

Basisregistratie en jaarverslag

 

 

Publicatiedatum: 28/03/2019
Overzicht punten

 

Goedkeuring verderzetting organisatiebeheersings- en ontwikkelingstraject MiA "Medewerkers in Actie!"

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

                      Wettelijke motivering

Artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

 

Decreet van 5 juli 2013, betreffende de organisatie van de audittaken bij de Vlaamse administratie.

 

Hoofdstuk 5 'Organisatiebeheersing en audit', artikelen 217 tem. 224 van het decreet lokaal bestuur dd. 22/12/2017 (publicatie BS 15/02/2018), in werking vanaf 01/01/2019.

 

Artikel 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur dd. 22/12/2017 (publicatie BS 15/02/2018), in werking vanaf 01/01/2019, houdende de verplichting om een systeem en reglement van klachtenbehandeling te voorzien voor zowel gemeente als OCMW.

 

Zoals vermeld in artikel 218 van het decreet lokaal bestuur, maakt het klachtenbehandelingssysteem integraal deel uit van het organisatiebeheerssysteem.

 

 

                      Feitelijke motivering

De beslissing van de gemeenteraad van 7 november 2007 waarbij het opstarten van het intern controlesysteem in de vorm van een “startnota” werd goedgekeurd en waarbij een stappenplan 2007-2008 werd voorgesteld.

 

De beslissing van de gemeenteraad van 16 december 2008 houdende goedkeuring van het organisatiehandboek en kennisname van de rapportering over het intern controlesysteem.

 

De gemeenteraadsbeslissing 28/04/2010, houdende kennisname van de rapporteringsnota 2009-2010 inzake het intern controlesysteem.

 

De klachtenprocedure werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 22/02/2017 en door de OCMW-raad op 23/02/2017.

 

Goedkeuring van het organisatiebeheersings- en ontwikkelingstraject MiA, Medewerkers in Actie!, in gemeenteraadszitting van 25 november 2015.

 

De trajectfiche "MiA": Medewerkers in Actie!, met meer uitleg over:

-schematische voorstelling van het 2-sporen traject, enerzijds op organisatieniveau en anderzijds op medewerkers-niveau, blz. 2

aanleiding en uitdagingen van het 2-sporen traject, blz. 2-3

-visueel kader organisatiebeheersing (= cluster van alle beschikbare documenten en systemen vertaalt vanuit de doelstellingen en definiëring door Audit Vlaanderen), blz.3-5

-link met beleidsplan, blz. 6

-het 2 sporen-traject bevat 1 strategische doelstelling en 2 operationele doelstellingen waar concrete acties met resultaten aan verbonden zijn, de ene operationele doelstelling is gericht op de 'harde' kern van de organisatie (structuur, processen en procedures in kaart brengen en beheersen) de andere is gericht op de 'zachte' kern van de organisatie, met name de medewerkers, de organisatiecultuur, waarden, beleving en perceptie, blz. 6-12

-oplijsting van mogelijke risico's, blz. 12-15

-plan van aanpak, beschrijving van de mijlpalen, blz. 16-17

-samenstelling stuurgroep en 2 projectgroepen, blz. 18-19

-communicatieplan voor introductie, rapportering en opvolging van het traject, blz. 20-21 

-Bijlagen:

*schematisch overzicht van doelstelling 1, blz. 24

*actieplan 1 (blz. 25-32) met stand van zaken over de concrete acties en projecten op organisatieniveau opgesteld vanuit doelstelling 1 van het traject, namelijk het voeren van een zelfevaluatie via het VVSG-model van waaruit mogelijke risico's en overlappingen worden in kaart gebracht. Medewerkers worden op deze manier actief betrokken om een 'beheersgericht kwaliteitssysteem uit te bouwen'.

*schematisch overzicht van doelstelling 2, blz. 33

*actieplan 2 (blz. 34-41) met stand van zaken over de concrete acties en projecten opgesteld naar aanleiding van doelstelling 2 van het traject, namelijk het voeren van een sociale audit via het Investors in People-model om een ontwikkelings-en belevingsgericht kwaliteitssysteem uit te bouwen.

 

Rapportering van dit traject op de OCMW- en gemeenteraad respectievelijk dd. 18 en 19 december 2018.

 

Deze trajectfiche met de bijlagen maakt deel uit van deze beslissing.

 

                      Financiering

De nodige budgetten worden voorzien via het systeem van de Beheers- en Beleidscyclus door de nodige acties en projecten te koppelen aan de doelstellingen opgenomen in het meerjarenplan.

 

VISUM FINANCIEEL BEHEERDER

Niet van toepassing

 

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1: Goedkeuring organisatiebeheersings- en onwikkelingssysteem

De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het organisatiebeheersings- en onwikkelingssysteem, in de vorm van de bijgevoegde trajectfiche MiA 'Medewerkers in Actie' goed. Dit traject is visueel weergegeven in het onderstaande schema:

 

 

 

 

Artikel 2: Keuze methodiek en planning.

-Voor de eerste doelstelling van het traject op organisatie-niveau "Uitbouw van een beheersgericht kwaliteitssysteem" wordt als methodiek gekozen om verder te werken met een systeem van zelfevaluatie zoals beschreven in de werkboeken van de Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG, Traject naar uitmuntendheid).

 

-Voor de tweede doelstelling van het traject op medewerkersniveau "Uitbouw van een ontwikkelings-en belevingsgericht kwaliteitssysteem" wordt verder gewerkt via de methodiek van

Investors in People.

-Vooropgestelde planning:

Timing

 

Thema

Zelfevaluatie via model VVSG “traject naar uitmuntendheid”

Sociale audit Investors in People (IiP)

2019

Dienstverlening en Medewerkers

Opstart:
1. Project toegankelijkheid en transparantie (bewegwijzering, inlichtingenborden en afstemmen openingsuren sociaal huis)
2. Project "evaluatie samenwerking externe leveranciers" (procedure overheidsopdrachten + opstellen uniforme evaluatieformulieren)
 

Verderzetting: Traject naar digitale uitmuntendheid (met o.a. eloket, snelloket, sociale media, evenementenloket, meldingsbeheerssysteem)

Herhaling opleidingen rond organisatiebeheersing: LEAN-sessie, project- en procesmanagement.

Managen van de kritische kernprocessen op beleids-, operationeel en ondersteunend niveau. Jaarlijkse procesdag op 19/02/2019

Ontwikkelen van BOMPA (= Beersels Opvolgingssysteem voor Mooie Processen, projecten en Administratieve acties.)

Uitbouw monitoringssysteem met duidelijke meetindicatoren

Verdere implementatie actieplan rond:
1. Missie, visie, strategie kenbaar maken
2. Structuren, verantwoordelijkheden en bevoegdheden college, vast bureau, MAT en leidinggevenden duidelijk stellen.
3. Visie op leiderschap ontwikkelen
4. Feedback geven en krijgen faciliteren 5.Autonomie, zelfstandigheid en empowerment vergroten

Uitbouw welzijnsbeleid op basis van:
1. rapport IiP +
2. opgemaakte risico-analyses psychosociaal welzijn.
3. opstart begeleiding met gezondheidscoach.

Ontwikkelen van BOMMA (= Beersels Overkoepelend Motiverend- en Moedgevend Activeringssysteem)

2020

Middelen

Management

Meten en verbeteren Kwaliteitsmanagement OF

Herhaling bevraging thema dienstverlening voor in kaart brengen evolutie resultaten “verbeterdynamiek”

 

Online vragenlijst ter afsluiting van het traject Investors in People

 

 

 

 

 

 

Artikel 3: Rapportering.

De eerstvolgende rapportering aan de raden van het 2 sporen-traject met de 2 actieplannen is voorzien in juni 2019.

 

Artikel 4: Budget.

Noodzakelijke budgetten worden voorzien in het systeem van de Beheers-en Beleidscyclus voor de verdere uitvoering van de acties die gekoppeld zijn aan de doelstellingen en zoals opgenomen in de meerjarenplanning.

 

Artikel 5: Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

MAT

Vergadering

Diensthoofden

Vergadering

Medewerkers

Dienstoverleg, brief, email en elektronische nieuwsbrief Binnenshuis

Audit Vlaanderen

Op vraag

 

 

Publicatiedatum: 28/03/2019
Overzicht punten

 

Cipal dv - aanduiding vertegenwoordiger op de bijzondere algemene vergadering van 22 maart 2019.  Goedkeuring.

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

                      Wettelijke motivering

Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur (hierna kortweg 'DLB') en in het bijzonder artikel 605 van het DLB.

 

                      Feitelijke motivering

Het OCMW is aangesloten bij Cipal dv.

 

De uitnodiging verzonden op 22 januari 2019 voor de bijzondere algemene vergadering van Cipal dv op 22 maart 2019.

 

De agenda van de algemene vergadering van Cipal dv die zal gehouden worden op 22 maart 2019 en volgende agendapunten omvat:

1.Benoeming van de leden van de raad van bestuur

2.Akteneming van de gemeenteraadsbeslissingen tot aanduiding van een lid van de raad van bestuur met raadgevende stem en bepaling van de rangorde

3.Goedkeuring van het verslag, staande de vergadering

 

Het besluit van de OCMW-raad van 30 januari 2019, waarbij de heer Eddy Deknopper, schepen, werd aangeduid als vertegenwoordiger en de heer Jo Vander Meylen, schepen, als plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen van Cipal dv.

 

                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

 

VISUM FINANCIEEL BEHEERDER

Niet van toepassing.

 

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1:

De OCMW raad beslist de heer Eddy Deknopper, schepen, wonende Eegde 9 te 1653 Dworp,  aan te duiden als vertegenwoordiger van het OCMW op de bijzondere algemene vergaderingen van Cipal van 22 maart 2019.

 

Artikel 2:

De OCMW raad beslist de heer Jo Vander Meylen, schepen, wonende Kloosterweg 16 te 1652 Alsemberg aan te duiden als plaatsvervangend vertegenwoordiger van het OCMW op de bijzondere algemene vergadering van Cipal van 22 maart 2019.

 

Artikel 3:

De voorzitter wordt gelast met de uitvoering van dit besluit en in het bijzonder met het in kennis stellen daarvan aan Cipal.

 

Artikel 4:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

Cipal dv

digitaal

Vertegenwoordiger

digitaal

Plaatsvervangend vertegenwoordiger

digitaal

 

 

Publicatiedatum: 28/03/2019
Overzicht punten

 

Haviland - Algemene vergadering op 28 maart 2019 goedkeuring agenda en aanduiding vertegenwoordigers.

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

                      Wettelijke motivering:

Artikel 432 van het Decreet Lokaal Bestuur;

 

Artikel 445 van het Decreet Lokaal Bestuur;

 

                      Feitelijke motivering:

Het OCMW is aangesloten bij Haviland Intercommunale die werd opgericht op 24 maart 1965 bij oprichtingsakte verschenen in de Bijlage tot het Belgisch Staatsblad van 16 april 1965 onder het nummer 8226;

 

Haviland Intercommunale is als intergemeentelijk samenwerkingsverband voor de ruimtelijke ordening en de economisch sociale expansie van het arrondissement Halle-Vilvoorde, een dienstverlenende vereniging die wordt beheerst door het Decreet Lokaal Bestuur;

 

De beslissing van de algemene vergadering van 10 november 2003 om de duurtijd van Haviland Intercommunale te beperken tot achttien jaar, ingaand op de datum van inwerkingtreding van het Decreet, zijnde 10 november 2001, om te eindigen op 10 november 2019;

 

De agenda van de algemene vergadering van Haviland Intercommunale die zal gehouden worden op 28 maart 2019 en volgende agendapunten omvat:

1.Samenstelling van de raad van bestuur

a.Benoeming van de raad van bestuur

b.Akteneming van de voordracht van de bestuurders met raadgevende stem

c.Benoeming deskundigen

2.Varia.

 

Het is aangewezen een vertegenwoordiger en plaatsvervanger aan te duiden voor de algemene vergaderingen van Haviland;

 

De vertegenwoordigers voor een algemene vergadering kunnen aangeduid worden voor de volledige duurtijd van de gemeentelijke legislatuur, nl. tot einde 2024;

 

Het OCMW dient ook de gezamenlijke voordracht van de 15 kandidaat-bestuurders te bevestigen zodat de algemene vergadering kan overgaan tot de benoeming van de raad van bestuur;

 

Er wordt bij geheime stemming overgegaan tot de aanduiding van een vertegenwoordiger en een plaatsvervangend vertegenwoordiger om deel te nemen aan de algemene vergaderingen van Haviland;

 

De geheime stemming geeft volgende uitslag:

1.Een vertegenwoordiger in de algemene vergaderingen:

          Nadine Maes verkrijgt 18 ja-stemmen bij 0 neen-stemmen en 11 onthoudingen

          Emmanuel Donge verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

          Ahmed Alaoui verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

 

2.Een plaatsvervangend vertegenwoordiger voor de algemene vergaderingen:

          Sonja Bosmans verkrijgt 18 ja-stemmen bij 0 neen-stemmen en 11 onthoudingen

          Maxime Timmerman verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

          Veerle Leroy verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

 

Er wordt bij geheime stemming overgegaan tot de aanduiding van de individuele bestuurder in de lijst van de 15 kandidaat bestuurders:

 

De geheime stemming geeft volgende uitslag:

1. Hugo Vandaele krijgt 22 ja-stemmen bij 0 neen-stemmen en 7 onthoudingen.

 

                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

 

Besluit:

Vertegenwoordiger algemene vergaderingen

De geheime stemming geeft volgende uitslag: 18 ja-stemmen; 11 onthoudingen;

Plaatsvervangend vertegenwoordiger algemene vergaderingen

De geheime stemming geeft volgende uitslag: 18 ja-stemmen; 11 onthoudingen;

Bestuurder voor de raad van bestuur

De geheime stemming geeft volgende uitslag: 22 ja-stemmen; 7 onthoudingen;

Lijst met 15 bestuurders

Met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1:

De OCMW-raad beslist mevrouw Nadine Maes, Devillersstraat 2 te 1654 Huizingen aan te duiden als vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.

 

Artikel 2:

De OCMW-raad beslist mevrouw Sonja Bosmans, Reiberg 21 te 1654 Huizingen aan te duiden als plaatsvervangend vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.

 

Artikel 3:

De OCMW-raad bevestigt de gezamenlijke voordracht van de 15 kandidaat-bestuurders zodat de algemene vergadering kan overgaan tot de benoeming van de raad van bestuur;

Cochez Greta (Pepingen)

De Bleeker Eva (Hoeilaart)

De Broyer Jan (Overijse)

De Donder Walter (Affligem)

De Smedt Patrick (Opwijk)

Degroote Kris (Herne)

Destoop Leen (Halle)

Erckelbout Jan (Dilbeek)

Holemans Ingrid (Zaventem)

Keymolen Bart (Sint-Pieters-Leeuw)

Steven Elpers (Merchtem)

Serkeyn Johan (Vilvoorde)

Vandaele Hugo (Beersel)

Vansteenkiste Walter (Wemmel) – 1ste 3j en Matthys Dominique (Wezembeek-Oppem - laatste 3j

Willems Greet (Kampenhout)

 

Artikel 4:

De OCMW-raad duidt in de lijst van de 15 kandidaat bestuurders volgende individuele vertegenwoordiger aan: de heer Hugo Vandaele, burgemeester, wonende Nachtegaallaan 35 te 1653 Dworp

 

Artikel 5:

De vertegenwoordiger van het OCMW is gemandateerd om de samenstelling van de raad van bestuur op de algemene vergadering van Haviland Intercommunale dd. 28 maart 2019 goed te keuren;

 

Artikel 6:

De OCMW-raad beslist het vast bureau te gelasten met de uitvoering van voormelde beslissingen en onder meer kennisgeving hiervan te verrichten aan Haviland Intercommunale.

 

Artikel 7:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

Vertegenwoordigers van het OCMW

Digitaal

Haviland Intercommunale

Digitaal

 

 

 

 

Publicatiedatum: 28/03/2019
Overzicht punten

 

Logo Zenneland vzw - aanduiding vertegenwoordiger en plaatsvervanger voor de algemene vergaderingen.

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

                      Wettelijke motivering

Artikel 40 en 41 van het decreet over het Lokaal Bestuur van 22 december 2017

 

                      Feitelijke motivering

Vanuit LOGO Zenneland wordt gevraagd om zowel een vertegenwoordiger aan te duiden vanuit de gemeente en het OCMW om te zetelen in de algemene vergadering.

 

Er wordt bij geheime stemming overgegaan tot de aanduiding van een vertegenwoordiger en plaatsvervangend vertegenwoordiger om deel te nemen aan de algemene vergaderingen van vzw Logo Zenneland;

 

De geheime stemming geeft volgende uitslag:

1. Een vertegenwoordiger in de algemene vergadering vzw Logo Zenneland:

                      Elsie De Greef verkrijgt 18 ja-stemmen bij 0 neen-stemmen en 11 onthoudingen

                      Perrine Marchal verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

                      Ahmed Alaoui verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

 

2. Een plaatsvervangend vertegenwoordiger in de algemene vergadering vzw Logo Zenneland:

                      Kristien Vanhaverbeke verkrijgt 18 ja-stemmen bij 0 neen-stemmen en 11 onthoudingen

                      Lauren Kolinsky verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

                      Tilia Casaer verkrijgt 5 ja-stemmen bij 4 neen-stemmen en 20 onthoudingen

 

                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

 

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

 

Besluit:

Vertegenwoordiger algemene vergaderingen

De geheime stemming geeft volgende uitslag: 18 ja-stemmen; 11 onthoudingen;

Plaatsvervangend vertegenwoordiger algemene vergaderingen

De geheime stemming geeft volgende uitslag: 18 ja-stemmen; 11 onthoudingen;

 

Artikel 1:

De OCMW raad beslist mevrouw Elsie De Greef, Rastelbos 18 te 1653 Dworp aan te duiden als vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen van vzw Logo Zenneland voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.

 

Artikel 2:

De OCMW raad beslist mevrouw Kristien Vanhaverbeke, Laarheidestraat 32 te 1650 Beersel aan te duiden als plaatsvervangend vertegenwoordiger op de algemene vergaderingen van vzw Logo Zenneland voor de periode van heden tot het einde van de gemeentelijke legislatuur.

 

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

Logo Zenneland

Besluit

Vertegenwoordigers OCMW

Digitaal

 

 

Publicatiedatum: 28/03/2019