Notulen OCMW raad

Van 26 JUNI 2019

Om 22:35 uur

Locatie

 

Aanwezig: Marc Beling, voorzitter;

Hugo Vandaele, burgemeester;

Kristien Vanhaverbeke, Eddy Deknopper, Elsie De Greef, Johan Vander Meylen, Gilbert Wouters en Sonia Van Wanseele, schepenen;

Anne Mikolajczak-Sacré, Hilde Ecker, Sonja Zelck-Bosmans, Ben Weyts, Veerle Leroy, Willem Vandenbussche, Erwin Rosseel, Perrine Marchal, Nadine Maes, Peter Van Rompuy, Nele Van Craenem, Eva Fonteyn, Kris De Greef, Tilia Casaer, Ahmed Alaoui Mhammedi, Emmanuel Donge, Lauren Kolinsky, Maxime Timmerman en Jos Savenberg, raadsleden;

Hilde Devisch, algemeen directeur;

 

Verontschuldigd: Bruno Lerminiaux en Klaas Slootmans, raadsleden;

 

 

De clausule in verband met bestuurlijk toezicht vind je hier: https://www.beersel.be/product/2278/bestuurlijk-toezicht

 

Overzicht punten

 

Zittingsverslag OCMW raad dd. 24.04.2019 - Goedkeuring

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

•                      Wettelijke motivering:

Artikel 32, 74, 277 en 278 van het decreet dd. 22/12/2017 over het lokaal bestuur, en diens latere wijzigingen;

 

•                      Feitelijke motivering:

De beslissing van de OCMW raad dd. 30/01/2019 tot goedkeuring van het huishoudelijk reglement;

 

Artikel 26 § 2 van het huishoudelijk reglement waarin gesteld wordt dat het zittingsverslag van de OCMW raad een audio- of audiovisuele opname van de zitting is;

 

Een technisch defect van de audioapparatuur dat zich voordeed op de zitting van de OCMW raad van 24 april 2019;

 

De noodzaak tot opmaak van een schriftelijk zittingsverslag;

 

Artikel 277 van het decreet lokaal bestuur dat stelt dat een schriftelijk zittingsverslag moet worden goedgekeurd door de raad en vervolgens ondertekend worden door de voorzitter van de raad en de algemeen directeur;

 

•                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

 

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

 

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1:

De raad keurt het zittingsverslag van de zitting van de OCMW raad van 24 april 2019 goed.

 

 

Publicatiedatum: 26/09/2019
Overzicht punten

 

Notulen OCMW-raad van 22 mei 2019. Goedkeuring.

 

De raad,

 

De notulen van de zitting van de OCMW-raad van 22 mei 2019 worden na voorlezing goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

 

 

Publicatiedatum: 26/09/2019
Overzicht punten

 

Jaarrekening 2018 van het OCMW

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

•                      Wettelijke motivering

Art 595 van het decreet lokaal bestuur van 21 december 2017 bepaalt dat de jaarrekening van 2018 van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn wordt vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn.

 

Art 286 §1 - 3° van het decreet lokaal bestuur van 21 december 2017 bepaalt dat het besluit en de inhoud van beleidsrapporten van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn bekend moet worden gemaakt via de webtoepassing van de gemeente.

 

Het besluit van de Vlaamse Regering van 25 juni 2010 betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn en wijzigingen.

 

Het Ministerieel besluit van 1 oktober 2010 betreffende de vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten en de toelichting ervan en de wijzigingen.

 

 

 

•                      Feitelijke motivering

De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn werden 14 dagen voor de zitting in het bezit gesteld van het ontwerp van de jaarrekening 2018.

 

De jaarrekening 2018 van het OCMW bestaat uit 4 delen:

- de beleidsnota

- de financiële nota

- de samenvatting van de algemene rekeningen

- de toelichting bij de jaarrekening

 

De beleidsnota omvat de doelstellingenrealisatie, die het prioritaire beleid van het OCMW gedurende het financiële boekjaar verwoordt, de doelstellingenrekening, die het gevoerde beleid in cijfers vertaalt en de financiële toestand van het OCMW (= resultaat op kasbasis en autofinancieringsmarge).

 

De financiële nota omvat de exploitatierekening, de investeringsrekening en de liquiditeitenrekening.

 

De samenvatting van de algemene rekeningen omvat de balans en de staat van kosten en opbrengsten.

 

Voor het boekjaar 2018 bedraagt:

- het budgettair resultaat 589.194

- het gecumuleerd budgettair resultaat 2.748.844

- het resultaat op kasbasis 1.789.889

- de autofinancieringsmarge 420.435

 

In de algemene boekhouding bedraagt het balanstotaal 16.915.363,83 en het resultaat van kosten en opbrengsten is 821.237,45

 

Het gecumuleerde budgettaire resultaat van 2018 wordt verrekend in de eerste budgetwijziging van het boekjaar 2019 van het OCMW.

 

 

 

Besluit:

Met 22 ja-stemmen (Marc Beling, Hugo Vandaele, Kristien Vanhaverbeke, Eddy Deknopper, Elsie De Greef, Johan Vander Meylen, Gilbert Wouters, Sonia Van Wanseele, Hilde Ecker, Sonja Zelck-Bosmans, Ben Weyts, Veerle Leroy, Willem Vandenbussche, Erwin Rosseel, Nadine Maes, Peter Van Rompuy, Nele Van Craenem, Eva Fonteyn, Kris De Greef, Tilia Casaer, Ahmed Alaoui Mhammedi en Jos Savenberg), 5 onthoudingen (Anne Mikolajczak-Sacré, Perrine Marchal, Emmanuel Donge, Lauren Kolinsky en Maxime Timmerman).

 

Artikel 1:

De OCMW raad stelt de jaarrekening 2018 van het OCMW vast zoals in bijlage opgenomen.

 

Artikel 2:

De jaarrekening 2018 sluit af met een positief resultaat op kasbasis van 1.789.889,00 en met een positieve autofinacieringsmarge van 420.435.

 

Artikel 3:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

Provinciegouverneur

Uittreksel uit de notulen

Agentschap Binnenlands Bestuur

Uittreksel uit de notulen + digitale rapportering

 

 

 

 

Publicatiedatum: 26/09/2019
Overzicht punten

 

Rapportering organisatiebeheersings- en ontwikkelingstraject MiA "Medewerkers in Actie!"

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

•                      Wettelijke motivering

Artikel 40 en 41 van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.

 

Decreet van 5 juli 2013, betreffende de organisatie van de audittaken bij de Vlaamse administratie.

 

Hoofdstuk 5 'Organisatiebeheersing en audit', artikelen 217 tem. 224 van het decreet lokaal bestuur dd. 22/12/2017 (publicatie BS 15/02/2018), in werking vanaf 01/01/2019.

 

Artikel 302 en 303 van het decreet lokaal bestuur dd. 22/12/2017 (publicatie BS 15/02/2018), in werking vanaf 01/01/2019, houdende de verplichting om een systeem en reglement van klachtenbehandeling te voorzien voor zowel gemeente als OCMW.

 

Zoals vermeld in artikel 218 van het decreet lokaal bestuur, maakt het klachtenbehandelingssysteem integraal deel uit van het organisatiebeheerssysteem.

 

 

•                      Feitelijke motivering

De beslissing van de gemeenteraad van 7 november 2007 waarbij het opstarten van het intern controlesysteem in de vorm van een “startnota” werd goedgekeurd en waarbij een stappenplan 2007-2008 werd voorgesteld.

 

De beslissing van de gemeenteraad van 16 december 2008 houdende goedkeuring van het organisatiehandboek en kennisname van de rapportering over het intern controlesysteem.

 

De gemeenteraadsbeslissing 28/04/2010, houdende kennisname van de rapporteringsnota 2009-2010 inzake het intern controlesysteem.

 

De klachtenprocedure werd goedgekeurd door de gemeenteraad op 22/02/2017 en door de OCMW-raad op 23/02/2017.

 

Goedkeuring van het organisatiebeheersings- en ontwikkelingstraject MiA, Medewerkers in Actie!, in gemeenteraadszitting van 25 november 2015.

 

De trajectfiche "MiA": Medewerkers in Actie!, met meer uitleg over:

-schematische voorstelling van het 2-sporen traject, enerzijds op organisatieniveau en anderzijds op medewerkers-niveau, blz. 2

aanleiding en uitdagingen van het 2-sporen traject, blz. 2-3

-visueel kader organisatiebeheersing (= cluster van alle beschikbare documenten en systemen vertaalt vanuit de doelstellingen en definiëring door Audit Vlaanderen), blz.3-5

-link met beleidsplan, blz. 6

-het 2 sporen-traject bevat 1 strategische doelstelling en 2 operationele doelstellingen waar concrete acties met resultaten aan verbonden zijn, de ene operationele doelstelling is gericht op de 'harde' kern van de organisatie (structuur, processen en procedures in kaart brengen en beheersen) de andere is gericht op de 'zachte' kern van de organisatie, met name de medewerkers, de organisatiecultuur, waarden, beleving en perceptie, blz. 6-12

-oplijsting van mogelijke risico's, blz. 12-15

-plan van aanpak, beschrijving van de mijlpalen, blz. 16-17

-samenstelling stuurgroep en 2 projectgroepen, blz. 18-19

-communicatieplan voor introductie, rapportering en opvolging van het traject, blz. 20-21 

-Bijlagen:

*schematisch overzicht van doelstelling 1, blz. 24

*actieplan 1 (blz. 25-32) met stand van zaken over de concrete acties en projecten op organisatieniveau opgesteld vanuit doelstelling 1 van het traject, namelijk het voeren van een zelfevaluatie via het VVSG-model van waaruit mogelijke risico's en overlappingen worden in kaart gebracht. Medewerkers worden op deze manier actief betrokken om een 'beheersgericht kwaliteitssysteem uit te bouwen'.

*schematisch overzicht van doelstelling 2, blz. 33

*actieplan 2 (blz. 34-41) met stand van zaken over de concrete acties en projecten opgesteld naar aanleiding van doelstelling 2 van het traject, namelijk het voeren van een sociale audit via het Investors in People-model om een ontwikkelings-en belevingsgericht kwaliteitssysteem uit te bouwen.

*kader welzijnsbeleid met een visie en strategie opgebouwd vanuit een geïntegreerde en holistische benadering.

 

Rapportering van dit traject op de OCMW- en gemeenteraad respectievelijk dd. 18 en 19 december 2018.

 

Goedkeuring kader en verderzetting van het organisatiebeheersings-en ontwikkelingstraject door de gemeente- en OCMW-raad dd. 27 februari 2019.

 

Goedkeuring door het college en vast bureau dd. 15 mei 2019 van het kader welzijnsbeleid, toegevoegd als bijlage 7 in de trajectfiche MiA "Medewerkers in Actie".

 

De projectfiche "ontwikkelen van een gezondheidsbeleidsplan" als onderdeel van het welzijnsbeleid goedgekeurd in zitting van 15 mei 2019.

 

Goedkeuring opstart begeleidisngtraject "Interne Organisatie" in het kader van actieplan 2 Investors in People door het vast bureau en college in zitting van 12 juni 2019.

 

Deze trajectfiche met de bijlagen maakt integraal deel uit van deze beslissing.

 

•                      Financiering

Deze rapportering heeft geen financiële gevolgen. De nodige budgetten worden voorzien via het systeem van de Beheers- en Beleidscyclus door de nodige acties en projecten te koppelen aan de doelstellingen opgenomen in het meerjarenplan.

 

VISUM FINANCIEEL BEHEERDER

Niet van toepassing

 

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1: Kennisname rapport organisatiebeheersings- en onwikkelingssysteem

De OCMW-raad neemt kennis van het rapport in de vorm van de bijgevoegde trajectfiche MiA 'Medewerkers in Actie'.

 

Artikel 2: Keuze methodiek en planning.

-Voor de eerste doelstelling van het traject op organisatie-niveau "Uitbouw van een beheersgericht kwaliteitssysteem" wordt als methodiek gekozen om verder te werken met een systeem van zelfevaluatie zoals beschreven in de werkboeken van de Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG, Traject naar uitmuntendheid).

 

-Voor de tweede doelstelling van het traject op medewerkersniveau "Uitbouw van een ontwikkelings-en belevingsgericht kwaliteitssysteem" wordt verder gewerkt via de methodiek van

Investors in People.

 

-Het systeem van organisatiebeheersing is een continu proces dat over meerdere jaren loopt. De veranderings- of verbeteringsprojecten worden aan de hand van de Plan-Do-Check-Act-cyclus uitgevoerd en opgevolgd.

-Vooropgestelde planning:

Timing

 

Thema

Zelfevaluatie via model VVSG “traject naar uitmuntendheid”

Sociale audit Investors in People (IiP)

2019

Dienstverlening en Medewerkers

Opstart:
1. Project toegankelijkheid en transparantie (bewegwijzering, inlichtingenborden en afstemmen openingsuren sociaal huis)
2. Project "evaluatie samenwerking externe leveranciers" (procedure overheidsopdrachten + opstellen uniforme evaluatieformulieren)
 

Verderzetting: Traject naar digitale uitmuntendheid (met o.a. eloket, snelloket, sociale media, evenementenloket, meldingsbeheerssysteem)

Herhaling opleidingen rond organisatiebeheersing: LEAN-sessie, project- en procesmanagement.

Managen van de kritische kernprocessen op beleids-, operationeel en ondersteunend niveau. Jaarlijkse procesdag op 3e Di in februari (19/02/2019 en 18/02/2020)

Ontwikkelen van BOMPA (= Beersels Opvolgingssysteem voor Mooie Processen, projecten en Administratieve acties.)

Uitbouw monitoringssysteem met duidelijke meetindicatoren

Verdere implementatie actieplan rond:
1. Missie, visie, strategie kenbaar maken
2. Structuren, verantwoordelijkheden en bevoegdheden college, vast bureau, MAT en leidinggevenden duidelijk stellen.
3. Visie op leiderschap ontwikkelen
4. Feedback geven en krijgen faciliteren 5.Autonomie, zelfstandigheid en empowerment vergroten

Uitbouw welzijnsbeleid op basis van:
1. rapport IiP +
2. opgemaakte risico-analyses psychosociaal welzijn.
3. opstart begeleiding met gezondheidscoach.

Ontwikkelen van BOMMA (= Beersels Overkoepelend Motiverend- en Moedgevend Activeringssysteem)

2020

Middelen

Management

Meten en verbeteren Kwaliteitsmanagement OF

Herhaling bevraging thema dienstverlening voor in kaart brengen evolutie resultaten “verbeter-

dynamiek”

 

Online assassment ter afsluiting van het traject Investors in People

 

 

 

 

 

 

Artikel 3: Budget.

Noodzakelijke budgetten worden voorzien in het systeem van de Beheers-en Beleidscyclus voor de verdere uitvoering van de acties die gekoppeld zijn aan de doelstellingen en zoals opgenomen in de meerjarenplanning.

 

Artikel 4: Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

MAT

Vergadering

Diensthoofden

Vergadering

Medewerkers

Dienstoverleg, brief, email en elektronische nieuwsbrief Binnenshuis

Audit Vlaanderen

Op vraag

 

 

Publicatiedatum: 26/09/2019
Overzicht punten

 

Principiële goedkeuring samenwerkingsovereenkomst noodopvang

 

De raad,

 

Overwegingen van de gemeenteraad

 

•                      Wettelijke motivering

Het decreet Lokaal Bestuur en latere aanpassingen van 22 december 2017.

 

•                      Feitelijke motivering

Het bieden van hulpverlening en noodopvang aan burgers naar aanleiding van een ramp zoals een brand of een overstroming is een  wettelijke verplichting voor elk OCMW.

 

Onder coördinatie van het IGS Woonbeleid Zennevallei en in overleg met de betrokken diensthoofden van de betreffende lokale besturen werd er nagegaan op welke manier deze hulpverlening naar de burger geoptimaliseerd kan worden. De mogelijkheid werd onderzocht om een samenwerking aan te gaan zodat burgers uit Beersel, Halle en Sint-Pieters-Leeuw ook terecht kunnen in de noodwoningen van de OCMW’s uit de naburige gemeenten. Deze samenwerking werd tevens opgenomen als actie in het goedgekeurde subsidiedossier van IGS Woonbeleid Zennevallei voor het werkingsjaar 2019.

 

Op basis van de voorbereidende gesprekken werd er een ontwerp van samenwerkingsovereenkomst opgemaakt die de gemaakte afspraken vastlegt (zie bijlage). Na goedkeuring door de OCMW raden van de 3 lokale besturen kan de samenwerking ook effectief in werking treden. Er is hiertoe een overleg ingepland tussen de betrokken diensthoofden op 19/06/2019 om een aantal laatste zaken concreet af te stemmen (sjabloon verblijfsovereenkomst, afspraken rond opmaak plaatsbeschrijving,…). 

 

Door een samenwerking aan te gaan tussen de OCMW’s van Beersel, Halle en Sint-Pieters-Leeuw willen we de noodopvang faciliteren, optimaliseren en zo efficiënt mogelijk benutten. Op deze manier kan het bestaande aanbod van noodwoningen in de 3 OCMW’s gezamenlijk worden ingezet. Dit wil zeggen dat inwoners van Beersel in bepaalde gevallen ook gebruik zullen kunnen maken van de noodopvangwoning te Halle en Sint-Pieters-Leeuw (en omgekeerd). Het betreft hier voor onze gemeente de noodopvang in de Villa Hess-de-Lilez te Beersel.

 

Deze actie werd ook opgenomen in het goedgekeurde subsidiedossier van IGS Woonbeleid Zennevallei voor het werkingsjaar 2019.

 

•                      Financiering

De beslissing heeft geen financiële gevolgen.

 

VISUM FINANCIEEL DIRECTEUR

Niet van toepassing

 

Besluit:

Met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1:

De OCMW raad beslist de samenwerkingsovereenkomst tussen Beersel, Halle en Sint-Pieters-Leeuw inzake noodopvang goed te keuren.

 

Artikel 2:

Deze beslissing wordt gecommuniceerd:

 

Aan:

Hoe:

Coördinator IGS woonbeleid/welzijnsdiensten

Besluit

 

 

Publicatiedatum: 26/09/2019